首先，缺乏效率的人应该仔细地打量自己的工作和学习环境。精力无法集中的人，自称要消除精神疲劳、改变心情，常常会在办公桌周围摆上各种不相干的玩意儿。实际上这些东西无形中也对你形成干扰，尽管是不易察觉的。这时，办法只有一个，除了达到当前目的所必备的东西之外，不让自己看其他东西。
而且在做一件事情时，用多少时间并不重要，重要的是你是否连贯而没有间断地去做。有些问题你应该集中全力去解决，有些问题你可以采用一点一点去做的方式。
成功的作家都认识到集中注意的重要性。现代多产小说家之一，法国侦探小说作家乔治·西默农在写一本书的时候，就把自己完全和外界隔绝开来，不接电话，不见来访的客人，不看报纸，不看来信。正如他说的，生活得像一名苦行僧。在他完全沉浸于写作大约11天之后，他出来了，并完成了一本最畅销的小说。
俗话说：“一剑双雕”。在某些情况下，我们同时做两件事情也是可以的。但很多勤奋人狂热地想获得每一分钟的最大效用，时时都想同时去做几件事，这样就不太现实了。
歌德说过：“有一件事是你总能预想到的，那就是不可预见之事”。干扰总会有的，我们应该学习如何对待他。多数干扰初看起来似乎比实际上要重要得多。而实际上很多干扰是我们完全能拒绝的。
另外一些我们至少在当时可以拒绝，也就是说，我们完全可以心安理得地将其先搁置一旁，以后再去应付。还有一些则需要我们立即关注并腾出时间来处理。既然你总是不得不面临一些无法预见的燃眉之急，你应该立即采取须防措施。
比如，一个出租车司机，每个冬天总会由于还使用着夏季轮胎而有几次在雪天无法出车。你会如何评价他？你会说：“他应该早作打算。”正如某些地区每个冬天都会下雪一样，如果我们能对可预见的情况早作打算，很多干扰就可以避免。
当然，谁也不能预见每个意外。生活不是一个完美计划的机械写照，不会按部就班地运行。有时会出现燃眉之急，要求我们立即处理。紧急情况出现的可能性较高以致每周甚至每天都发生。关键在于，他们应该把这些干扰纳入计划，而不是让他们来瓦解计划。要么你围着干扰转，要么让干扰跟着你转。
我们应该懂得在日程表中安排一个专门处理干扰的时间。为此每天应至少应该安排两个小时。如果不出现问题，你就赢得了额外的时间。无论如何，你不要让干扰耽误了你所计划的结果。同样，你也可以每14天安排一天专门处理干扰，或是每6个月安排弘5天。如果可能，你可以聘请某人，替你处理那些可由他人代你应付的干扰。这些都是很有效的方法。
总之，我们应时刻记住，花多少时间做事情并不是最重要的，关键是做事的质量，也就是做事时集中精力的程度是更加重要的。重视时间的长短却不重视利用他的效果是有些人经常走入的一个误区。
另外，不管是学得更快，还是干得更快，都是一个效率问题。
如何在你的日常工作和生活中，使效率得到充分的显示？最实用、最重要的方法贝U是——集中精力、高度投入。三心二意，心猿意马，绝不可能换来高效率，就是天才也不行。反之，有效地把精力、时间集中在当前所做的事情上，就可以产生能量聚焦效应。高度专注、高度投入，这是提高效率最简单最有效的招。
比尔·盖茨从小就精力过人。从小就极爱思考，一迷上某事便能全身心投入。在湖滨中学读书时，常按自己的兴趣爱好来安排学习。比尔·盖茨在喜欢的课程上狠下功夫，学得非常棒，如数学和阅读方面。西看到尔拿固他们知道比尔在一些课程上会学得更好，但他们并没有出脸来责备比尔·盖茨。因为他们知道这崔寸警学习，才能始终保持那种难得的专注意志，从来乱适八生美大业。
那些成功的人士，其实没有什么超人的本领，如果说有的话，他们只不过比别人更善于利用时间、管理时间。地训练自己在利用时间方面的本领，你才能从时间里找到自己更多的人生价值。
效率从简化事情开始
效率往往就是从简化开始的。把事情化繁为简的一个关键是抓住事物的主要矛盾。永远要记住杂乱无章是一种必须祛除的坏习惯。
有这样两种类型的人：一种是善于把复杂的事物简单化，办事又快又好；另一种是把简单的事物复杂化，使事情越办越糟。当我们让事情保持简单的时候，生活显然会轻松很多。不幸的是，倘若人们需要在简单的做事方法和复杂的做事方法之间进行选择，我们中的大部分人都会选择那个复杂的方法。如果没有什么复杂的方法可以利用的话，那么有些人甚至会花时间去“发明”出来。这也许看起来很荒谬，但的确有不少这样的事。很多勤奋人就是在做这样的事。
我们没有必要把自己的工作变得更复杂。爱因斯坦说：“每件事情都应该尽可能地简单。”我们不必担心人们会让他们生活中的事情变得太简单。问题刚好相反：大部分人把他们的生活变得太复杂化，而且还总奇怪为什么他们有这么多令人头疼的事情和麻烦。他们恰恰是那些外表看起来很勤奋的人。
很多人沉迷于找到许多方法使个人生活和业务变得复杂化。他们在追求那些不会给他们带来任何回报的事情上浪费了大量的金钱、时间和精力。他们和那些对他们毫无益处的人待在一起。在某种程度上这简直像受虐狂。
许多人都趋于把自己的工作变得更困难和复杂。他们困扰于物质财产、与工作相关的活动、关系网、家庭事务、思想和情绪。这些人无法实现像他们所希望的那么成功，主要是因为他们给自己制造了太多的干扰。
把事情化繁为简的一个关键是抓住事物的主要矛盾。必须善于在纷纭复杂的事物中，抓住主要环节不放，“快刀斩乱麻”，使复杂的情况变得有脉络可寻，从而使问题易于得到解决。
同时他还意味着要善于排除工作中的主要障碍。主要障碍就像瓶颈堵塞一样，必须打通，否则工作就会“卡壳”，耗费许多不必要的时间和精力。
永远要记住，杂乱无章是一种必须祛除的坏习惯。有些人将“杂乱”作为一种行事方式，他们以为这是一种随意的个人风格。他们的办公桌上经常放着一大堆乱七八糟的文件。他们好像以为东西多了，那些最重要的事情就会自动“浮现”出来。对某些人来说他们的这个习惯已根深蒂固，如果我们非要这类人把办公桌整理得井然有序，他们很可能会觉得像穿上了一件“紧身衣”那样难受。不过，通常这些人能在东西放得这么杂乱的办公桌上把事情做好，很大程度上是得益于一个有条理的秘书或助手，弥补了他们这个杂乱无章的缺点。
但是，在多数情况下，杂乱无章只会给工作带来混乱和低效率。它会阻碍你把精神集中在某一单项工作上，因为当你正在做某项工作的时候，你的视线不由自主地会被其他事物吸引过去。另外，办公桌上东西杂乱也会在你的潜意识里制造出一种紧张和挫折感，你会觉得一切都缺乏组织，会感到被压得透不过气来。
如果你发觉你的办公桌上经常一片杂乱，你就要花时间整理一下。把所有文件堆成一堆，然后逐一检视（大大地利用你的字纸篓），并且按照以下四个方面的程度将他们分类：即刻办理、次优先、待办、阅读材料。
把最优先的事项从原来的乱堆中找出来，并放在办公桌的中央，然后把其他文件放到你视线以外的地方——旁边的桌子上或抽屉里。把最优先的待办件留在桌子上的目的是提醒你不要忽视他们。但是你要记住，你一次只能想一件事情，做一件工作。因此你要选出最重要的事情，并把所有精神集中在这件事上，直到把它做好为止。
每天下班离开办公室之前，把办公桌完全清理好，或至少整理一下。而且每天按一定的标准进行整理；这样会使第二天有一个好的开始。
不要把一些小东西——全家福照片、纪念品、钟表、温度计，以及其他东西过多地放在办公桌上。它们既占据你的空间也分散你的注意力。
每个坐在办公桌前的人都需要有某种办法来及时提醒自己～天中要办的事项。电视演员在拍戏时，常常借助各种记忆法，使自己记住如何叙说台词和进行表演。你也可以试试。这时日历也许很有帮助，但是最好的办法可能是实行一种待办事项档案卡片制度，一个月每一天都有一个卡片（袋），再用些袋子记载以后月份待办事项（卡片）。要处理大量文件的办公室当然就需要设计出一种更严格的制度。
此外最好对时间进行统筹，比如到办公室后，有工作需要做，可以给这些事务和工作安排好收、对钟整理一天工作计划的安排5分钟；某报告的起草I5分钟，等等。
总之，那些容易把事情复杂化的人应该学会的一种能量，属地洞察一件事情的要点在哪里，哪些是不必要的繁文缛节，然后用快刀斩乱麻的方式把他们简单化。大提高你的效率。
