提前计划，心中有数才能遇事不乱
中国有句古话：凡事预则立，不预则废。意思是说，做任何事情，想要取得成功，一定要事先做好准备工作，然后按照预定的计划，按部就班地走好每一步。只有未雨绸缪，才能遇事不乱。
在工作中，卓越的员工把计划观念贯彻到了方方面面，每一天的工作总是有条不紊地进行。正是因为他们心中有计划，对工作有安排，在完成任务的过程中，即使遇到突发事件，也能处变不惊。
合理制定任务目标
哈佛大学的研究人员曾在一项研究中指出：目标决定命运。也许你会很不屑地说：“这个道理谁不懂呢？”可是仔细观察，普遍存在的现象是，大多数企业中的员工，都没有真正做到“目标导向”，缺乏明确的目标，或者目标定得根本不合理，又或者定了目标不能不折不扣地去执行。这就导致了他们的工作像一盘散沙，没有重点。
如果一个员工定下的目标形同虚设，不能按部就班地执行，或者用一年的时间来实现半年即可达到的目标，这都是对工作时间和企业资源的极大浪费。
有一次，我应邀为一家保险公司的员工作提升能力的培训。当我讲到工作中要制定任务目标时，一位员工说：“丁老师，我给自己制定了目标，那就是一个月争取赚10万元，一年至少赚到100万元。请问，我应该如何去做，才能实现这个目标呢？”
100万元？这是一个什么样的概念？按照我对保险公司的了解，员工要想拿到100万元的佣金，他大概要作出300万元的业绩来，平均下来一个月就要有25万元的业绩。如果一个月按30天计算，那么他每天至少要完成8300元的任务目标。
我把这些数字报出来后，问他：“每天要完成8300元的任务目标，你应当拜访多少个客户呢？”
他想了想，说：“大概要50个吧。”
“那你手里有没有重点客户？”
“没有。”
“那就是说你要靠拜访陌生人去寻找客户了。那么，你一般和一个人要交谈多长时间呢？”
“至少20分钟。”
“一个人20分钟，一天50个人，算下来，你每天花在客户身上的时间已经超过了16个小时，这还不包括你路途中要花费的时间。你觉得你能做到吗？”
经过这番对话，这个员工意识到了自己的问题：目标定得太高、太空，不切合实际，工作自然谈不上有效率了。
这位员工的例子并不是个例，在实际工作中，很多职场新人都不知道如何去制定切实有效的目标，制定的过程只是流于形式，定出的目标由于太不合理而无法实现。这样一来，有明确的目标也没能给他们的工作带来任何帮助。因为，目标是用来执行的，如果目标不对，执行力再强也无济于事。
如果案例中的那位员工每天抱着那个不可行的目标去工作，随着时间的推移，他就会对工作产生厌倦情绪：我每天都努力地去拜访客户，周末都不休息，为什么还是一无所获呢？时间一长，他对工作就失去了最初的热情，变得得过且过了。
这就说明，在工作中给自己制定一个合理可行的任务目标是非常重要的，这样我们才能有计划、有步骤地安排自己的工作。那么，怎样才能制定出适合的目标，并有计划地实现它呢？我们可以从以下几点入手：
1.制定目标时要量力
在制定目标的时候，很多人都会犯类似于案例中那位员工所犯的错误，认为目标制定得越高越好，这样即使最后只完成了80%，也能超出自己的预期。事实上，过分依赖高目标反而不利于执行。
因为，目标只是一个导向，能不能完成目标要看个人的工作能力。太高的目标只会给人压力，倒不如制定一个合适的目标并有计划地实现它，反而会给自己一种前进的动力。所谓合适的目标，就是你跳一跳就可以够得着的目标。这样经过一番努力，实现了自己制定的目标，才会带给你一种成就感。
2.目标要细化
制定目标时，要细化到每周、每天的工作计划，并随时进行调整。这样一来，你就能记清每天需要完成的事，不至于陷入沉重的工作压力之中，搞得自己心情烦躁、头晕脑涨。
具体来说，你可以这样做：
首先，一周开始时，在你的台历或者笔记本上列出本周的计划，内容包括公司领导近期给你安排的工作以及你这周想做的事情。
其次，每天早上开始工作之前，用一张便笺纸写下之前确定的当天要完成的任务，再添加一些临时接手的工作任务。这张便笺纸要出现在你视线所及的范围之内，比如贴在你座位的隔板上。这样，你随时能看到它，知道下一步应该做什么。
最后，要对工作计划进行总结。所谓总结，并不是让你写汇报，而是在工作中随时添加新任务，在下班时或者周末到来前及时删除计划表上已经完成的任务，并把未完成的任务转到第二天或者下一周的工作计划中。
3.计划只是参考，工作时要随机应变
无论是每天还是每周的工作计划，我们要完成的工作都很多。那么，要先做哪一件呢？一般来说，领导安排的任务有的是非常紧急的，有的则可以缓一缓；有的是相当重要的，有的则是一般性的。这样一来，特别重要的、紧急的工作要先做，一般性的、不太紧急的可以安排在后边。如果你今天的任务忙不过来，还临时增加了其他的工作，不能完全按照计划进行，那你可以灵活变通，先完成容易的，之后再攻克困难的。随着工作计划表上的任务一件件完成，你就会产生一种畅快淋漓的感觉。
预先设想困难和解决方案
有了计划，并且严格按照计划去做，工作就一定会有效率吗？当然不一定。在培训当中，我经常听到学员提这样的问题：“丁老师，我明明给自己订了很详细的计划，以为工作能够顺利地展开，结果却总是遇上麻烦，搞得我焦头烂额，我该怎么办呢？”
其实，计划只是让我们对工作有一个全局性的把握。除此之外，我们还有一项非常重要的工作要做，那就是预先设想工作中可能出现的困难，以及相应的解决方案。
在小说《杜拉拉升职记》里，杜拉拉负责DB公司在上海总部的装修工作。为此，杜拉拉经过一系列调查研究，提交了清晰的费用分析，要求750万元的预算，而之前的项目负责人玫瑰却说只需要450万元的预算。DB中国管理层在听了杜拉拉的分析后，理解了这个数字的合理性。但是，因为二者的差距太大，假如重新申请预算，一定会被亚太大区和美国总部质疑专业性和严肃性。因此，管理层最终定的预算是500万元，主要是以需要增加10%的办公面积为由而涨了个价。
杜拉拉为了能够按照领导确定的500万元预算完成装修任务，对整个工作任务作了一个大体的规划。其中一个方面就是对当前办公大楼的所有设备进行清点，确定哪些设备可以继续使用，哪些设备需要立即更换，并针对这些计划实施后可能遇到的困难制定了解决方案。
比如，要想省下机电方面的费用，她认为只有大量减少经理的房间才能达到目的。因为经理的房间需要一部独立的空调机，如果经理们在公共区域办公，那么一部同样功率的空调机就能支持三个员工的办公区域。此外，按照DB全球采购的规定，交换机系统必须使用北电的。这样一来，如果换新系统，光这一项的费用就超过了100万元，而不是之前项目负责人所说的50万元。由于每一间经理办公室的分机点配置是三个点，而公共办公区域的每一个员工的分机点配置是一个点，要比经理室节省2/3的资源。因此，杜拉拉在装修中计划减少一定数量的经理室，以达到减少分机点数量的要求，这样现在的交换机就可能支持10%的人员扩充。
与此同时，杜拉拉也考虑到如果采用这个办法，就得让现在已经拥有自己独立办公室的部分经理在装修后搬到外面的公共区域办公，这样会伤害很多人的面子和损害他们的利益，必定要得罪不少人。对于会遇到的困难和阻碍，杜拉拉苦思冥想，做出了好几套相应的解决方案。这种做事态度，让她顺利地完成了这项任务，并得到了管理层的好评。
从预算的角度来讲，减少独立的办公室合情合理；从经理们的角度来看，失去了办公室是相当没面子的事。可以想象，当经理们发现自己的“小天地”被一个小小的行政助理“取消”时，他们的反应会是什么样的。如果杜拉拉事前没有作好相应的准备，在经理们向她发难时，她岂不是会很狼狈？当她焦头烂额地急于“摆平”此事时，装修还能顺利地进行吗？
正是因为杜拉拉在装修前不仅制订了详细的工作计划，还把工作中可能出现的问题罗列出来并且想到了解决的方案，在关键时刻才能做到心中有数。这种能力就是日本学者吉山勇树所说的“工作预测力”。也就是说，在你进行任何一项工作之前，都要预先思考工作中可能会遇到的问题或是面对的困难，并提出解决办法。唯有如此，你才能有条不紊、按部就班地完成工作任务。
如果不能预先设想工作中的困难及其解决方案，当工作计划突然因外界因素发生变化的时候，你就会措手不及。轻者，你多日的心血会付诸东流；重者，你会给整个公司带来不可预计的损失，而你的职业发展也会受到影响。因此，这就给了我们两点启发：
1.工作前，要对工作进行合理的规划
在着手进行一项工作前，要对工作内容进行“发散性思维”，想象这项工作是由哪些细节组成的，并把工作中可能出现的意外状况，都详细地列在纸上。然后，针对每一个可能发生的状况，想出应对的方案。
2.把纸面上的应对方案具体化
工作不是“纸上谈兵”，只是列出一些方案是不够的，我们还要把这些方案变成具体的、实际的行动。只有这样，才能真正解决工作中出现的问题，让工作进展得更加顺利。
但是，预想困难并不等于把困难无限放大，给自己造成不必要的工作障碍。
