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第15章 商务礼仪(7)

(2)时间。举办交际型沙龙的时间,一般应为2~4小时。在具体执行上,则不必过分地“严守规章”。只要大家意犹未尽,那么将其适当地延长一些也是完全有必要的。

一般情况下,为了不影响正常工作,交际型沙龙以在周末下午或晚间举行为好。

(3)地点。举办交际型沙龙的地点,应当选择条件较好的某家客厅、庭院,也可以是饭店、宾馆、餐馆、写字楼内的某一专用的房间。其地点应当做到面积大、通风好、温度适中、照明正常、环境幽雅、没有噪音、不受外界的其他任何干扰。

(4)主人。如果交际型沙龙是在某家私宅内举行,其主人自然就是此次沙龙的主人。如果是在外租用场地举行,则一般应由其发起者或组织者担任主人。通常按照惯例,沙龙的主人应当有男有女,以便分别照顾男宾、女宾。

(5)参加者。沙龙的既定参与者,按规定可以携带家人或秘书出席。此外,临时邀请其他人同往,则是不适宜的。若无明确的要求,未成年人的家人,尤其是幼童、婴儿,有时会影响沙龙的氛围。最好不要带着他们前往参加沙龙。

2.参加者的礼仪

(1)遵守时间。商务人员在参加沙龙时,要遵守时间、按时赴约,不得无故迟到、早退或是失约。在社交场合,无故迟到、早退或失约,不仅浪费了他人的时间,也是失敬于人的。商界人士惜时如金,守时守约更是立身之本,在这一点上,商界人士绝不能无原则地宽容自己。另外,需要特别说明的是,参加交际型沙龙,通常不宜早到。准时到场或迟到三五分钟,是比较规范的。万一临时有事难以准点到达或不能前往,需提前通知主人,并表示歉意。迟到太久了,一定要向主人和大家道歉。而制造任何借口为自己开脱,有时反而会弄巧成拙。

(2)礼貌做客。参加沙龙之初,不要忘了去问候主人。在沙龙举办期间,可以找机会向主人询问一下“我能做一些什么”。在沙龙结束时,在向主人道别之后,方可告辞。在沙龙举办期间,即使有些事情不一定尽如人意,也要保持克制。不要对主人所做的安排品头论足、说三道四。不要当着他人的面让主人难堪,或是指责、非议、侮辱主人。

在主人家中参加沙龙时,不要自以为与主人关系甚密,便可以不讲公德,从而有一些诸如吸烟、随地吐痰或乱扔东西等不良举止。更不允许擅自闯入非活动区域,如主人的书房、卧室、阳台、储藏室等处“参观访问”,更不能翻箱倒柜,乱拿或乱动主人的物品。

(3)注意交流。参加非专题性的交际型沙龙时,同样需要自己主动与他人进行交流。可以主动地同身边的人进行攀谈,可以旁听他人的交谈,也可以加入他人的交谈。在同他人交谈时,应当表现得诚恳虚心。同时,有可能的话,还应当扩大一下自己的交际范围。除了与老朋友交谈之外,还应尽量借此良机,认识更多的新朋友。要注意在与他人接触时,不要使自己的交往对象“一成不变”。特别是不要奉行“排他主义”,不要一味盯住熟人、上司、嘉宾等不放,而又不准其他人介入。介入异性的交际圈时,一般不应不邀而至。

休闲型沙龙的礼仪

1.形式

休闲型沙龙有多种多样的具体形式。为人们所常见的有:游园联欢会、远足郊游会、家庭音乐会、小型运动会、俱乐部聚会,等等。它们与交际型沙龙相比,同样也具有社交的功能,只不过休闲性、娱乐性相对来说较为突出。

2.礼仪规范

商务人员在休闲型沙龙里,应当脱下西装套装、西装套裙、时装、礼服和磨人夹脚的皮鞋,卸下表明地位与身份的首饰,换上与休闲型沙龙的具体环境相般配的牛仔装、运动装、休闲装,穿上运动方便的运动鞋,实实在在地投入自己此时此地的角色之中。反之,如果在休闲型沙龙里露面时,依旧一本正经,男的穿西装、打领带,女的着套裙、蹬高跟皮鞋,那就未免会让人觉得道貌岸然,装腔作势,破坏别人愉悦的心情。

在休闲型沙龙所玩的内容,应当既高雅脱俗,又使人轻松、愉快。而且还要力争做到大家大都会玩。一般来讲,打桥牌、下象棋、打网球、打高尔夫球,或是举办小型音乐演奏会,都是休闲型沙龙宜于优先选择的玩的内容。商务人员去休闲型沙龙里玩,当然意在使自己和一同前去的伙伴们开心和放松。不过有一条必须坚守的界限不容逾越,那就是大家在玩的同时,必须严守国家法律,严守社会公德,绝对不可以为图一时的快感,而去冒险。

商务人员在休闲型沙龙里,应当以玩为主。不要表现得过分急功近利,那边请来的客人刚刚玩得渐入佳境,心情甚好,这里的主人就立即原形毕露,摊牌叫价了,那只会欲速而不达。该办的事自然要办,该说的话当然要说,只不过一定要选择最佳的时机。要是结束之后或是过上一两天再谈正事,往往可能比在玩的时候更易于奏效。

沙龙的类型

社交性沙龙。由较熟识的朋友、同事结成的定期或不定期的聚会,如同乡联谊会等。

学术性沙龙。由职业、兴趣相同或相近的人组成的,以探讨某一学术问题为主要目的。

应酬性沙龙。以接待来访者、谋求增进了解和友谊为目的,如接待客人来访的座谈会、茶话会、舞会等。

文娱性沙龙。以联络感情和相聚娱乐为目的,如家庭音乐会等。

综合性沙龙。兼有多种目的,促进人们自由交谈,增进了解,如酒会、家庭晚宴等。

赞助会礼仪

赞助会礼仪,一般指的是筹备、召开赞助会的整个过程中所应恪守的有关礼仪规范。赞助活动是商界单位重点进行的公共关系活动之一,对于商界而言,积极地、力所能及地参与赞助活动,本身就是进行商务活动的一种常规的形式,而且也是协调本单位与政府、社会各界的公共关系的一种重要的手段。所以,赞助一向颇受商界的重视,并投入大量的人力、物力和财力。

赞助会准备的礼仪

(1)研究论证。

在正式决定进行赞助之前,赞助单位首先有必要进行前期的研究,并且对赞助活动的必要性与可能性进行详尽的论证。通常情况下,商界的单位在接到其他单位、组织或个人的赞助请求后,对于是否应当进行赞助、在赞助时应当采取何种具体形式、具体赞助的财物的数量等,都要进行认真的研究,做好充分的准备。

(2)预期的计划。

商界单位一旦决定进行赞助活动之后,即应着手制订详尽的赞助计划,以确保其成功。在制订赞助计划的过程中,必须要树立正确的指导思想。保证活动同本单位的经营策略、公共关系目标相一致,同时要认识到赞助活动的终极目标应当是赞助单位、受赞助者和社会三方同时受益。

(3)核定与审查。

赞助项目的审核,在此主要是指赞助单位事先对自己所参与的赞助项目所进行的核定与审查。在正常的情况下,它是赞助单位专门负责赞助活动的部门所负责进行的。在审核赞助项目时,有关人员必须抱有高度的责任心。对赞助活动的各个具体环节逐一进行细致的分析研究,力争发现问题及时有效地进行解决,做到防患于未然。

(4)获得影响力。

凡重大的赞助活动在正式实施以前,赞助单位与受赞助者双方均应正式签订赞助合同或赞助协议,并且经公证机关进行公证。在赞助的实施过程中,赞助单位必须处处审慎而行。对于受赞助者一定要平等相待,争取社会的理解与被赞助者的支持。在可能的情况下,赞助单位在实施赞助计划的过程中,在法律法规允许的前提下,对自己进行适度的宣传,以求扩大本单位的社会影响力,提高自己的知名度与美誉度。

(5)赞助会地点的选择。

赞助会的举行地点,一般可选择受赞助者所在单位的会议厅,也可租用社会上的会议厅。用以举行赞助会的会议厅,除了其面积的大小必须与出席者的人数成比例之外,还需打扫干净,并且略加装饰。通常来讲,赞助会的会场不宜布置得过度豪华张扬。否则,极有可能会使赞助单位产生不满,由此可能产生受赞助单位不务正业、华而不实的感觉。

(6)赞助会人员的选择。

参加赞助会的人员,既要有充分的代表性,又不必在数量上过多。除了赞助单位、受赞助者双方的主要负责人及员工代表之外,赞助会应当重点邀请政府代表、社区代表、群众代表以及新闻界人士参加。在邀请新闻界人士时,特别要注意邀请那些在全国或当地具有较大影响力的电视、报纸、广播等媒体的人员与会。

赞助会的过程中应注意的礼仪

(1)宣布开始。在宣布正式开始前,主持人邀请贵宾到主席台上就座。奏国歌前,全体与会者须一致起立。在奏国歌之后,还可奏本单位标志性歌曲。有时,奏国歌、奏本单位标志性歌曲,也可改为唱国歌、唱本单位标志性歌曲。

(2)赞助单位正式实施赞助。赞助单位的代表首先出场,口头上宣布其赞助的具体方式或具体数额。随后,受赞助单位的代表上场。双方热烈握手。接下来由赞助单位的代表正式将标有一定金额的巨型支票或实物清单双手捧交给受赞助单位的代表。

(3)赞助单位代表发言。

(4)受赞助单位代表发言。

(5)来宾代表发言。

如何进行赞助活动的评估工作

将实施效果与先期计划相比照。重点研究赞助单位是否真正实现了自己的赞助意图,赞助活动的预定目标是否已经达到。掌握社会各界对赞助活动的认同程度。并通过各类调查,了解各类公众,包括受赞助单位、地方政府、新闻媒介对此次活动的真实评价与看法。及时发现赞助活动的所长与所短。要认真总结赞助活动因何而成功,或者因何而受挫。对于己方与其他各方的问题,都不应当讳疾忌医。并且了解赞助活动在实施过程中所出现的问题。不管这些问题是否已在意料之中,不管原因在于何方,均应认真地总结和正确地看待,并引起重视。

商务信函的礼仪

信函也就是平时所说的公函,是为开展各项商务活动而用的,因此又称之为商务信函。它在现代社会的运用极为广泛。

商务信函的基本礼仪

1.信封的使用礼仪

应根据我国标准信封的具体规定,并结合单位自身的形象特征设计和制作带有单位标志的信封。信封不要用订书机加封,宜用胶水封口,邮票贴在右角,若需多枚邮票,可贴在信封背面。航空标签应贴在信封正面右下角。还须注意的是,印刷了单位名称的信封,不能用来寄递国际及港澳台邮件。

2.信笺的选择

在颜色方面,可以是白色、乳色、蓝色等,彩色镶边的信笺也日益流行起来。商务活动中的信函最好不用带有彩饰的信笺。如果是写文言信,那么最好用竖行信笺。不要使用有折痕污迹的信纸。写英文信,应使用信纸质地较好的,如用打字机,字迹一定要清楚。

3.书写的礼仪

书信字迹要规范,最好用楷体字或行书。可用蓝色、黑色钢笔书写,用圆珠笔或毛笔书写也可,不宜用铅笔书写,忌用红色书写。书写时要确认收信人、邮政编码、地址、姓名准确,称呼恰当。信封上收信人的称谓后一般有“启”,也可用“亲启”。若寄给旅居某地或旅馆的人,要写上“请留交”;当需转交时可写“烦交”或“转交”某人。发信人地址也要写清楚,一旦信交不到收信人,可便由邮局将信退回。海外信函的信封正面,收信人姓名、地址居中书写,第一行写收信人的姓名,姓名前就加上称呼,第二行写门牌和路名,第三行写城市名和邮政编码,最后一行写国名。可以各行开头对齐,也可以每行往右后缩五个字母。应用寄达国通晓的文字书写,寄达国国名应用大写字母。寄件人姓名、地址写在信封正面左上角或信封背面上半部,顺序同收件人姓名、地址一样。

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