随时备忘有效促进落实
“好记性不如烂笔头”，如果能将工作中的一些事，特别是每日的安全检查，用备忘录记下来，就不用担心遗忘了，也就能保证及时有效地落实。
在电视中露面最频繁的广告，大多是美国宝洁公司的飘柔（P&G）、潘婷、沙宣、海飞丝、伊卡露、佳洁士、玉兰油等化妆品、洗涤品。这家创建于1837年的世界著名洗涤剂、化妆品公司，迄今已有170年历史。宝洁公司在平均每年的全球销售额为300亿美元。宝洁公司在全球70多个国家设有工厂及分公司，所经营的300多个品牌的产品畅销140多个国家和地区。
一家成功、出色的公司，必有它的独特之处。宝洁公司的法宝之一就是它的备忘录制度。正是严格的备忘录制度保证了宝洁的工作效率和高效的责任落实能力。
宝洁公司绝不从外面找“空降部队”，而是采取百分之百的内升政策，因此内部的培养制度非常重要。他们非常重视培养员工解决问题、设定顺序、采取行动、追踪质量以及领导、合作的能力。公司随时都提供各种课程和研讨会，以帮助员工提高。在宝洁的训练制度中，备忘录这项做法是出了名的。员工必须养成一种习惯，清楚、简单地把信息呈给上司。
宝洁的备忘录一般分为两类：信息备忘录和建议备忘录。
信息备忘录内容包括研究分析、现状报告、销售与市场份额汇总及竞争力分析；建议备忘录则是一种说服性的文件，重点包括：建议目的、背景信息、建议方案以及背后的逻辑讨论和下一步的做法。建议备忘录非常重要，那些希望晋升的品牌管理员工必须掌握建议备忘录的撰写技能。
备忘录大多不会超过四页。品牌管理人员如果想要升迁，最好先学会写备忘录。在宝洁公司，备忘录的写作甚至被当做一种训练的工具。对资历较浅的人员来说，一个备忘录重写十次是常见的事；成为品牌经理后，一个备忘录仍有可能被要求重写五六次。凭借不断地重写备忘录，宝洁希望能够使员工更加周密地思考问题。
宝洁公司“一页备忘录”的结构如下：
1.相关信息（发自谁from、发给谁to、转交给谁cc、日期date）。
2.标题。
3.一句话总结备忘录的主要内容。
4.3行～4行总结备忘录的主要内容。
5.相关背景资料介绍（2行～3行）。
6.备忘录内容（建议、意见、工作总结、信息共享等）。
7.主要缘由、总结、工作计划等。
8.下一步任务。
9.签名。
宝洁公司通过备忘录系统建立了一个强大的执行体系，就像宝洁CEO雷富礼曾经说过的，“我们所有的高级管理人员都从内部提拔，但如果你想要升迁，最好先学会写备忘录”。
宝洁公司的信条是，如果你能学会如何写一份适当的备忘录，你就能学会如何思考。
罗兰·贝格是世界著名咨询公司罗兰贝格国际管理咨询有限公司的创始人兼总裁。尽管他日理万机，但凡是和他打过交道的人都知道，他不会忘记任何一件事。他每天都要接触各种各样的人，每一件需要自己和别人做的事情他都会用答录机录下来，让秘书打出并发放给相关的人员。他通常每天会发出40～50个给不同人的“内部备忘录”。这当然是在完成一个领导者首要的任务：布置工作和做某些决定。但这仅仅是事情的开始。每一份内部备忘录都会被写上一个时间，到了这个时间，秘书就会把这个内部备忘录重新放在罗兰·贝格的案头。所以，没有任何一个人能够侥幸让他忘记一件他关心过的事情。
在我们落实责任的过程中，记备忘录也是一种很重要的方法。如果平时不记备忘录，就会因为工作忙而有所遗忘，这会造成工作的拖延，甚至会造成不可预料的严重后果。
因此，养成记“日常备忘录”的习惯可以让你在落实责任时轻松很多。当你每天早上打开当天的备忘录，就可以找到你想要的东西；你可以把苦思冥想的时间省下来，用在其他的工作上；你总能知道你的约会、计划和文书工作，也会因不用分心于其他事而工作变得相当有效率。同时，它还能记录你的工作状况，让你能看清楚自己以及工作情况在某段时间里的变化，从而引导你采取正确的工作方法与技巧走向新的目标。
学会使用“日常备忘录”，养成这个好习惯，因为它能帮你在落实责任过程中用最少的时间提高落实效率，解决安全问题，并为你的成功提供有力的保证。
自我检查，懈怠责任的三种情况
安全决定成败，要清醒地认识到自己的责任，并勇敢地担起它。
但在生产工作中总会出现懈怠责任的情况，主要表现为以下三种：
1．“我并不十分清楚我的责任，所以才会出现这样的问题。”这是很多人经常在出现问题之后，拿出来的第一个理由。因为不清楚所以才没有做好，看起来很顺理成章。其实在这个理由的背后隐藏着一个非常简单的问题：为什么不清楚自己的责任？是别人没有说清楚呢，还是自己没有领会清楚？
如果你对自己的责任边界还没有清楚的认识，那么你到底在做什么你自己清楚吗？别告诉别人你根本就不清楚自己在做什么。
这归根结底就是个人缺乏责任感，就是自己没想弄清楚自己的责任，或者即使清楚也不想承担责任，才找到这样一个理由。这个理由其实比较孱弱无力，经不起推敲，但是很多人都会拿这个理由作为自己推卸责任的挡箭牌，遗憾的是，它根本不能为你挡住什么。
问题出现后，推诿责任或者找借口，都不能掩饰一个人责任感的匮乏。
在面临安全隐患时，不是以“我不清楚我的职责是否需要我这样做”来推脱，而是以非常负责的精神，勇敢地置身其中，才能够博得他人的喝彩。而这种行为，也将会为自己的人生和事业开创出一片新的天地。
2.“肯定是其他环节出了问题，而不是我这里。”
一个棒球少年在训练基地进行训练，在漏接了三个高飞球之后，男孩甩掉手套走进球员休息区，说道：“在这烂球场没有人能接得住球的。”当出现问题时，这个男孩首先考虑的不是自身的原因，而把问题归罪于外界或者他人，这是在推卸责任。
强调如果别的环节没有问题，自己肯定不会有问题，借机把问题引到其他人身上，用以减轻自己的责任，这是一些员工经常抛出来的理由。
逊尼是英国一家大型建筑公司的工程部经理。一次，他的上司安排他去处理公司在外地的一桩收尾工程中与当地居民发生的纠纷。本来，这些事务不属于他的职责范围，但是，公司一时找不到合适的人选，总裁看他能言善辩，又极懂周旋，便让他暂把手中的业务交给属下打理，先到外地与公司分部的几位负责人共同协调，把这件事情处理妥当。
到了外地之后，逊尼因不了解当地民俗民情，在处理事务中，又自恃是总裁派来的人，不懂得与几位分部的负责人积极配合，共同处理协调事务，坚持一意孤行，结果没把事情办好不说，还与当地的民众发生了尖锐的冲突。当总裁责怪他时，他便把责任统统推到分部的几位负责人头上。当总裁对事情进行一番详细的调查，了解了事情的全部过程后，知道事情出在他的头上，便把他责罚一顿，并对他的人品和能力产生了怀疑。
事隔不久，逊尼又因为公司工程上的一些业务，与分部那几位负责人进行工作方面的交接。人家都暗恨他当初嫁祸于人的做法，借机报复他，导致他在业务上失败，最后不得不辞职，离开了这家极有发展前途的公司。
一个员工与其为自己的失职寻找理由，倒不如大大方方承认自己的失职。领导者会因为你勇于承担责任而不责难你；相反，敷衍塞责，推诿责任，找借口为自己开脱，不但不会得到别人理解，反而会“雪上加霜”，让别人觉得你不但缺乏责任感，还不愿意承担责任。
其实，人难免有疏忽的时候，没有谁能做到尽善尽美，这是可以理解的。但是，如何对待已经出现的问题，就能看出一个人是否勇于承担责任。
下面的故事里表现出的是截然不同的责任精神：
小龚现在是一家大型机械制造企业技术部的主管，他刚刚会同属下设计完了一项大型机械的零部件。尽管老板和一些专家认为这个零部件设计得很出色，但是，他总感觉这个零部件似乎还有一些缺陷，所以，一个人静静地待在办公室细心钻研，忘了下班的时间早已经到了。这时候，公司行政部里有一个与他关系很好的同事推开了他办公室的门，邀他出去吃饭。此时，他才放下手中的活，与同事一同出了公司的大门。
在路上，这位同事告诉小龚一件事：
3年多前，小龚还是这家企业车间里的一名小小的装配工时，因为工作中的失误，在装配一个电动机组时，没有从长远考虑，为公司埋下了隐患。今天，这个电动机组发生了大故障，为公司带来了损失，总裁勒令查明这次事故的责任人。有人反映，小龚也是这次事故的责任者之一。这位同事建议小龚把责任推到当时他担任装配工时的上司头上，毕竟当时他仅仅是一名小小的员工，无权决定这些安装事务。尽管这种做法对自己有益，但是小龚考虑到自己当时是参与工作者之一，有一定责任，不应该完全把责任推卸给别人。
第二天，小龚亲自来到总裁办公室，坦率地承认这次电动机组发生障碍，自己也有一定责任，所以，他甘愿受罚。总裁为他勇于承担责任的做法大为赞赏，表扬了他一番，对他的人品也进行了肯定。最后，总裁并没有责罚他，只是要求他组织人员把那个电动机组再重新安装一次。
一个团队里只有每个人都敢于承担责任，整个团队才会是一个有责任感的团队，这也是整个团队团结统一的基础。相反，出现问题没有人敢承担或者愿意承担责任，那么这个团队就不具备任何战斗力，只能等着对手来把自己打垮。
3.“谁有权力谁负责，我只是一个普通员工。”
这是很多基层员工经常挂在嘴边的理由。“我只是一个普通员工，领导指哪儿我打哪儿，打错了也不能怨我呀。”这个理由看起来的确很有说服力。
安全责任是每一个人的责任，没有大小之分，即使你是一个普通员工，的确没有什么权力，但你对于家人、对于你工作的整个组织或者团队都承担着责任。保拉·马丁说：“只要属于你的工作范围，你就必须负责。”
需要提到的是，你的领导也要因为你而承担不可推卸的责任，因为他没有使自己的员工为整个组织承担起作为一个员工的责任。
其实，作为一个基层的普通员工，可能的确不需要负什么实质上的责任，但是对于整个团队而言，团队的失败，每一个成员的利益都要受到损害，无论你是统帅还是士兵。组织整体的责任属于每一个人，作为员工，又怎能不对整个团队负责呢？
洛纳里克早年在公司亚洲部担任采购主管时，听从另外一个部门的经理和自己这个部门经理助理的建议，犯过一个很大的失误。
