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第9章 消灭拖延,根治工作中的帕金森症(2)

销售部经理认为这个目标是不可能实现的,私下里他开始怨天尤人,并认为老板对他太苛刻。只有萧晓一个人在拼命地工作,到离年终还有1个月的时候,萧晓已经全部完成了他自己的销售额。但是其他人没有萧薪做得好,他们只完成了目标的50%。

经理主动提出了辞职,萧晓被任命为新的销售部经理。萧晓在上任后忘我地工作。他的行为感动了其他人,在年底的最后一天,他们竟然完成了剩下的50%。

不久,该公司被另一家公司收购。当新公司的董事长第一天来上班时,他亲自点名任命萧晓为这家公司的总经理。

因为在双方商谈收购的过程中,这位董事长多次光临公司,这位“行动滑板”的萧晓先生给他留下了深刻的印象。

“高效复命!”这是成功人士的格言,那些工作效率高、做事多、乐此不疲的人,往往在公司担任高职。一旦你养成“高效复命”的工作习惯时,你就开始叩响成功的大门了。你的工作能力和态度越好,报酬和职务也越高。一旦你行动高效!你就朝自己的远大前程迈出了重要的一步。

当然,坚持行动是不容易的,但最终你会发现,这种态度使你焕发了生命激情,你的生活被改变,你被别人肯定,你就会一如既往地用这种态度做事,形成了一分钟也不要拖延,高效复命的好习惯。

所以,无论做什么事情,即使有难度,也不要拖延。许多事情的难度,都由于我们的犹豫和摇摆加大了。

在世界500强企业中,“高效复命”是最为关键的理念、行为习惯和价值观之一,同时也是员工们的第一行为准则。

优秀员工们都深深懂得,唯有高效复命才能保证一切;勇往直前,一分钟也不要拖延,高效完成的任务的。高效复命,一分钟也不拖延的员工,是企业永远的“根本”。

优秀的员工,根据任务的特质,按照限定的时间进行高效的复命。“四小时复命制”、“八小时复命制”等制度的有效运行,是优秀企业文化的集中体现,同时也是员工对复命精神不懈坚守的结果。

第一次就把事情做对

第一次就把事情做对,要求我们在一开始就花费更多的时间和投入更多的精力,但是,以后却会省去大量的时间和一些不必要的麻烦

在我们的工作中经常会出现这样的现象:

——5%的人并不是在工作,而是在制造问题,无事生非,他们是在破坏性地做。

——10%的人正在等待着什么,他们永远在等待、拖延,什么都不想做。

——20%的人正在为增加库存而工作,他们是在没有目标地工作。

——10%的人没有对公司做出贡献,他们是“盲做”、“蛮做”,虽然也在工作,却是在进行负效劳动。

——40%的人正在按照低效的标准或方法工作,他们虽然努力,却没有掌握正确有效的工作方法。

——只有15%的人属于正常范围,但绩效仍然不高,仍需要进一步地提高工作质量。

某广告部经理曾经犯过这样一个错误,由于完成任务的时间比较紧,在审核广告公司会穿的样稿时不够细心,在发布的广告中弄错了一个电话号码——服务部的电话号码被广告错了一个数字。就是这么一个小小的错误,给公司带来了一系列的麻烦和损失。后来因为一连串偶然的因素使这位经理发现了这个错误,他不得不耽误其它的工作时间并靠加班来弥补。同时,还让上司和其它部门的同时陪他一起忙了好几天。幸好错误发现的及时,否则造成的损失必将进一步增加。

第一次没有把事情做对,不仅会给自己的工作带来很大的麻烦,还会给上司和同事带来工作上的不便,严重时还会给公司造成经济损失或形象损失。对于上司安排你去做的事情,你不去做,上司就要去做;你做不到位,上司就要返工。从管理角度来说,公司花了高薪聘请你的上司,成本是你的十倍以上;从经济意义上来说,他花一小时完成的事,你花一天的时间完成也值。同样的道理,一件小事,你花了一个小时做完交给了他,当他发现了不完善的地方,再去补充、修改,花半个小时,如果这样,还是你费半天时间把事情第一次就做好要合算。你把小事做到位了,你的工作效率就提高了。

所以,只要在工作完成之前想一想出错后可能给自己和公司带来的麻烦、造成的损失,就应该能够理解“第一次就把事情做对”这句话的重要性。

“第一次就把事情做对”是著名管理学家克劳斯“零缺陷”理论的精髓之一。要想把事情做对,就要让别人知道什么是对的,如果去做才是对的。在给出做某事的标准之前,我们没有理由让别人按照自己想当然的“对”的标准去做。

一次工程施工中,师傅们正在紧张地工作着。一位师傅需要一把扳手,他叫身边的小徒弟:“去,给我拿一把扳手。”小徒弟飞奔而去。师傅等了许久,小徒弟才气喘吁吁地跑回来,拿回一把巨大的扳手说:“扳手拿来了,真是不好找!”

可师傅发现这并不是他需要的扳手,便生气地说:“谁让你拿这么大的扳手呀!”小徒弟没有说话,但是显得很委屈。这时师傅才发现,自己叫徒弟拿扳手的时候,并没有告诉徒弟自己需要多大的扳手,也没有告诉徒弟到哪里去找这样的扳手。自己以为徒弟应该知道这些,可实际上徒弟并不知道。于是师傅明白了,发生问题的关键在于自己,因为他并没有明确告诉徒弟做这件事的具体要求和途径。

第二次,师傅明确地告诉徒弟,到某间库房的某个位置,拿一个多大尺码的扳手。这回,没过多久,小徒弟就拿着他想要的扳手回来了。

第一次就把事情做对,是对员工的期待,它时时刻刻惊醒员工们,要尽最大的可能,在接受每一件事情时,抱着“第一次就做对”的态度。

第一次就把事情做对,是对“质量”品质的要求,只有“第一次就做对”,才能尽可能减少废品,保证质量。

第一次就把事情做对,需要员工有扎实的职业技能基础,需要员工对“第一次”从事的工作有充分的准备。

如果企业在招聘人才时,没有第一次就找到“对”的人,让“对”的人来为企业工作,接下来你可能会不停地为这个头痛任务的所作所为收拾残局。需要不断为他惹的“麻烦”进行处理和善后,也需要为他不能和企业成员融洽相处等各式后遗症,不断疲于奔波,解决处理。为其收拾残局所花费的心力,比当初谨慎选择一位适合的人才,要多10倍或20倍的心力及时间,这是在为自己没能在一开始就把问题处理好买单。因此,我们怎能不第一次就把事情做好呢?

在数据或文件归档时,如果在第一次就把事情做对,就会省下不少时间,省去我们无数次翻箱倒柜,只为了寻找以前所看过的资料或收集的文章;不停地将名片盒反复查看,只为了寻找一位联系人的名片。

第一次就把事情做对,要求我们在一开始就花费更多的时间和投入更多的精力,但是,以后却会省去大量的时间和一些不必要的麻烦。对企业来说,节省一些冗繁的作业流程或以后不断反复修正的工作。为企业节省下大量的人力物力。对于员工个人,一开始我们就应该把读每份文件当成是最后一次审阅,在看完之后,就把它们分类放置,归档在合适的数据中。这样,既节省下了时间,养成良好习惯,又能提高效率。

在我们执行工作的过程中,“第一次就把事情做对”是一个应该引起足够重视的理念。如果这件事情是有意义的,现在又具备了把它做对的条件,为什么不现在就把它做对呢?

最佳的任务完成时间是昨天

日事日清的员工都会牢记工作期限,并非常清楚,最理想的完成任务日期是:昨天。在人才竞争激烈的公司里,要想立于不败之地,员工都必须树立“把工作完成在昨天”的工作理念,并将其运用到实际工作中去。

有一次,李·雷蒙德和助手到公司各部门巡视工作。到达休斯敦一个区加油站的时候,已经是下午三点了,李·雷蒙德却看见油价告示牌上公布的还是昨天的数字,并投有按照总部指令将油价下调5美分/加仑进行公布,他十分恼火。

李·雷蒙德立即让助手找来了加油站的主管约翰逊。

远远地望见这位主管。他就指着报价牌大声说道:“先生,你大概还熟睡在昨天的梦里吧!要知道。你的拖延已经给我们公司的荣誉造成很大损失.因为我们收取的单价比我们公布的单价高出了5美分,我们的客户完全可以在体斯敦的很多场合,贬损我们的管理水平,并使我们的公司被传为笑柄。”

意识到问题的严重性,约翰逊连忙说道:“是的,我立刻去办。”

看见告示牌上的油价得到更正以后,李·雷蒙德面带微笑说:“如果我告诉你,你腰间的皮带断了,而你却不立刻去更换它或者修理它,那么,当众出丑的只有你自己。这是与我们竞争财富排行榜第一把交椅的沃尔玛商店的信条,你应该要记住。”

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