通话者的声音、通话的态度和通话者所使用的言辞被称为“电话三要素”，人民警察在运用电话时要做到彬彬有礼，表现得体，就必须在通话方式和通话语言等方面对自己严格要求。
人民警察的电话用语应是文明用语、礼貌用语和规范的执法用语的集合体。因此，警察礼仪规定，人民警察的电话用语应符合礼貌、规范、温和、文雅、庄重这五项基本用语要求。
（一）通话的具体语言规范
主要是：礼貌在先，相互问好；自我介绍，用语精练；双方确认，免生误会。如“您好！这里是宁夏警校训练部，请问您找那位？”“您好！请问是学生科吗？我是训练部的魏老师，请帮忙找一下刘科长。”
主要是：内容紧凑，不东拉西扯；主次分明，叙述要流畅；积极呼应，体现认真专注；重复重点，以防遗漏；用语文雅，体现素质。
主要是：如有必要，再次重复；用语委婉，暗示结束；感谢帮助，代以问候；互相道别，说声再见。
（二）介绍七种办公时拨打电话要注意的礼仪
给领导同志打电话时，应从尊重领导的角度考虑，如果与领导在同一层楼办公或与领导办公室距离很近时，尽量不要用电话联系，应直接当面请示或汇报工作。打电话时要称呼领导职务，然后通报自己的部门、职务和姓名。要把需要请示或汇报的内容简洁、准确地说明。领导的指示或意见应记录准确、全面，通话结束时应主动询问领导还有什么指示或要求，并主动说再见。通话完毕后应待领导放下电话后自己再挂上电话。
给下级打电话时，态度要谦和，不要居高临下打官腔。重要事项的通知，应记录受话民警的姓名、职务和部门，以便日后查询。
应告诫对方：“请注意语言文明。”对仍故意捣乱的，应做到激不发怒，骂不还口，用“这里工作繁忙，请不要妨碍我们工作”回答，然后挂机即可，不要与对方纠缠。
接到打错的电话，态度要友好，应礼貌地告诉对方，这里不是其要找的单位或号码，请他重拨，不应不加解释地将电话挂断。如有可能的话，可帮助对方将电话转接至其所要的部门。
可适当加以引导，用“您讲的情况我已大致了解，还有什么情况请您再讲一下好吗？”等语言进行询问。如果报警人对询问不耐烦时，应告知其只有准确报警，公安机关才能正确处警。
应耐心和蔼地答复，可用“我们已经通知民警马上就到，我可以再催一下，请放心。”等语言回答，不应表现出不耐烦的情绪。
如果接到非当事人的报警，接警警察应友好礼貌，主动对报警人说“谢谢您！感谢您对公安工作的支持！”等感谢语言。切忌用责问、质疑的口气询问，避免挫伤报警人的积极性。如果报警人对报警的内容确实有不清楚的地方，接警警察应当用协商的口吻，如“请您协助我们再了解清楚些，好吗？”等。
