在使用电话时要有一个明确的指导思想，即除非有重要问题须反复强调、解释，在正常情况下，一次通话时间应控制在3分钟之内。这一做法在国际上通称为“通话3分钟”原则，它在许多国家都被当作一项制度，要求工作人员严格遵守。发话人要贯彻“通话3分钟”原则，首先应当在通话前大致估算一下需要多少时间把话讲完，如何安排内容可使通话时间限定于3分钟之内。通话时，发话人须明确自己的通话主题，言简意赅地表达清楚，要做到主次分明、详略得当，明确什么该说，什么不该说，什么要多说，什么要少说。切勿东拉西扯、漫无边际，更不可说一些类似“猜猜我是谁”“知道我找你有什么事吗”的废话。如果通话内容已陈述清楚，就应当及时结束通话，无须唠叨。
通话过程中，若通话人须取一些相关资料或暂时离开去办重要事宜时，应在30秒之内解决。若超过30 秒，须征得对方同意并致以歉意，或先暂时挂断电话，之后再拨打过去。
需强调的是，“通话3分钟”原则旨在要求工作人员通话时用语简洁、节省时间，而并不要求通话人刻意追求3分钟的精确时限。在实际工作中，“通话3分钟”原则应当主要由发话人灵活把握。
二、手机短信
（一）手机礼仪
随着手机的日益普及，无论是在社交场所还是工作场合随意使用手机，已经成为社交礼仪的最大威胁之一，手机礼仪越来越受到关注。澳大利亚电信的各营业厅就采取了向顾客提供“手机礼节”宣传册的方式，宣传手机礼仪，倡议在公共场合特别是楼梯、电梯、路口、人行道等地方，不可以旁若无人地使用手机，以免影响他人。
在日常交往中使用手机时，主要有以下五个方面的礼仪规范必须遵守。
1．遵守公德 商务礼仪规定：在公共场所活动时，商务人员尽量不要使用手机。 当手机处于待机状态时，应调成静音或震动。需要与他人通话时，应需找无人之处，切勿当众通话。在参加宴会、舞会、音乐会，前往影院、图书馆，或是参观各类展览时，尤须切记此点。
2．保证畅通 使用手机的主要的目的是为了保证自己与外界的联络畅通无阻，商界人士对此不仅必须重视，而且还需为此采取一些行之有效的措施。
接到他人的电话之后，一般应及时与对方联络。没有特殊原因的话，与对方进行联络的时间不应当在此后超过5分钟。拨打他人的手机之后，应保持耐心，一般应当等候对方10分钟左右。在此期间，不宜再同其他人进行联络，以防电话频频占线。
万一因故暂时不方便使用手机联系时，可在语音信箱上留言，说明具体原因，告之来电、来话者自己的其他联系方式。有时，还可采用转移呼叫的方式与外界保持联系。
3．放置到位 在公共场合，手机在不使用时，都要放在合乎礼仪的常规位置。 无论如何，都不要在不使用的时候拿在手里或是挂在上衣口袋外。放手机的常规位置：一是随身携带的公文包里（这种位置最正规）。二是上衣的内袋里。开会的时候也可以交给秘书、会务人员代管，不要将手机放在桌上。穿套装、套裙之时，切勿将其挂在腰带上。
4．重视私密 通信自由，是受到法律保护的。 通信属于个人私事和个人秘密，使用手机时，对此应予以重视。
一般而言，私人手机号码不宜随便告之于人。即使在名片上，也不宜包含此项内容。因此，不应当随便打探他人的手机号码，更不应当不负责任地将别人的手机号码转告他人。出于自我保护和防止他人盗机、盗码等多方面的考虑，通常不宜随意将本人的手机借与他人使用，或是前往不正规的维修点对其进行检修。考虑到相同的原因，随意借用别人的手机也是不适当的。
5．注意安全 使用手机时，对于有关的安全事项绝对不可马虎大意。 按照常规，在驾驶车辆时，不宜使用手机通话或查看信息，因为极有可能导致交通事故。
乘坐飞机时，必须自觉关闭本人随身携带手机，因为它们所发出的电子信号会干扰飞机的导航系统；在加油站不宜使用手机，否则可能酿成火灾；在医院停留期间不宜使用手机，可能会影响医疗仪器设备的正常使用。此外，在一切标有文字图示禁用手机的地方，均须遵守规定。
（二）短信礼仪
手机短信的广泛使用，也使它成为社交礼仪关注的焦点。在一切需要手机震动状态或是关机的场合，如果短信的声音此起彼伏，那么和直接接打手机又有什么区别呢？所以，在使用手机收发短信时，我们也要遵守以下礼仪。
1．使用场合 会议中和别人洽谈的时候最好不要用手机收发短信，即使要用，也要设定成震动状态，不要在别人能注视到你的时候查看短信。一边和别人说话，一边查看或发送手机短信，是一种不尊重他人的行为。
提醒对方最好用短信。如果事先已经与对方约好参加某个会议或活动，为了怕对方忘记，最好事先再提醒一下。提醒时适宜用短信而不要直接打电话。打电话似乎有不信任对方之感，短信就显得非正式，亲切得多。短信提醒时语气应当委婉，不可生硬。
上班时间不要没完没了发短信。上班时间每个人都在忙工作，即使不忙，也不能没完没了地发短信，否则就会打扰对方工作，甚至可能让对方违纪。如果对方正在主持会议或者正在商谈重要事项，闲聊天式的短信更会让对方心中不悦。例如，一位女士在开会，会议冗长又没太多实质性内容。闲来无事，她给朋友发起了短信：“干什么呢？在忙什么呢？”朋友怕不回短信不礼貌，回答说：“正上班呢！”“有什么好忙的？给你发个笑话放松放松！”这位女士开了三个小时会，发了两个半小时短信，她的朋友呢，桌上的手机不断地响起，不看又怕耽误事，看了又是一通闲聊，不回好像还不合适。这位朋友一下午就因为这“信骚扰”什么也没干成。
2．内容选择 在短信的内容选择和编辑上，也应该重视。 因为通过你发的短信，意味着你赞同或者至少不否认短信的内容，同时也反映了你的品位和水准。所以不要编辑或转发不健康的短信，特别是一些带有讽刺伟人、名人甚至是革命烈士的短信，更不应该转发。发送短信最主要的是要讲公德。频繁地给对方发毫无意义的短信，把短信当成自己打发时间、放松情绪的方式，就是丧失公德的表现。把不堪入目的黄色段子转给各色人等，也同样没有公德，既不尊重对方，有时候还会给对方家庭造成误会。
短信署名既是对对方的尊重，也是达到目的的必要手段。现在逢年过节大家都会收到很多祝福短信，但有些短信没有署名，这种祝福发了等于没发。如果是正事，不署名更会耽误事。
3．注意时间 不管对方是否繁忙、时间是否恰当，就发短信催促对方或者非要跟人家商量事儿，也是干扰他人的一种行为。所以发短信前一定要换位思考。发短信不能太晚，有些人觉得晚上10点以后不方便给对方打电话了，发个短信告知就行，但是短信虽然更加简便，但如果太晚，也一样会影响对方休息。例如，一天晚上，杨先生的手机响了，并且接二连三地收到短信。睡得正香的杨先生不愿意起来看短信，但又不知道到底是什么信息，没办法，杨先生只得爬出热被窝。原来是几家房地产公司发来的楼盘促销广告，而杨先生目前根本没有购房计划，就因为短信，杨先生的好觉被打扰了。
三、传真
传真是近二十多年发展最快的非话电信业务。将文字、图表、相片等记录在纸面上的静止图像，通过扫描和光电变换，变成电信号，经各类信道传送到目的地，在接收端通过一系列逆变换过程，获得与发送原稿相似记录副本的通信方式，称为传真。使用传真时应注意以下礼仪。
（一）合法使用
国家规定：任何单位或个人在使用自备的传真设备时，均须严格按照电信部门的有关要求，认真履行必要的使用手续，否则即为非法之举。
（二）规范使用
使用传真设备通信，必须在具体的操作上力求标准而规范。发送传真时，必须按规定操作，并以提高清晰度为要旨。与此同时，也要注意使其内容简明扼要，传真一般不适用于页数较多的文件，一是成本较高，二是占用传真机时间过长也会影响其他人的使用。发送传真时应尽量使用清晰的原件，避免发送后出现内容看不清楚的情况。人们在使用传真设备时，最为看中的是它的时效性。因此在收到他人的传真后，应当在第一时间内采用适当的方式告知对方，以免对方惦念不已。需要办理或转交、转送他人发来的传真时，千万不可拖延时间，耽误对方的要事。如果传真机设定在自动接收的状态，发送方应尽快通过其他方式与收件人取得联系，确认其是否收到传真。收到传真的一方也应给予及时回复，避免因任何的疏漏造成传真丢失。在重要的商务沟通中，任何信息丢失都可能造成时间的延误甚至影响到合作业务的成败，这样的细节不可轻视。单位所使用的传真设备，应当安排专人负责。无人在场而又有必要时，应使之处于自动接收状态。为了不影响工作，单位的传真机尽量不要同办公电话采用同一线路。
（三）依礼使用
商务人员在使用传真时，必须牢记维护个人和所在单位的形象问题，必须处处不失礼数。在发送传真时，应检查是否注明了本公司的名称、发送人姓名、发送时间以及自己的联络电话。同样，应为对方写明收传真人的姓名、所在公司、部门等信息。所有的注释均应写在传真内容的上方。在发送传真时即便已经给予了口头说明，也应该在传真上注明以上内容，这是良好的工作习惯，对双方的文件管理都非常有利。如果没有得到对方的允许，不要将发送时间设定在下班后，这是非常不礼貌的行为。
出差在外，必须使用公众传真设备，即付费使用电信部门设立在营业场所内的传真机时，除了要办好手续，防止泄密之外，对于工作人员亦须依礼相待。
四、邮件
邮件是指经传递方式处理的文件。传统邮件是邮局传递的函件和包裹的统称。互联网时代的到来，网络电子邮件更是在网络生活中扮演不可缺少的角色，网络电子邮件的收发频率远大于邮递员送信，使用电子邮件进行对外联络，安全保密，节省时间，不受篇幅的限制，清晰度高，而且还大大地降低通信费用，快捷方便。随着全球互联网的发展和网络技术的不断创新，电子邮件的应用越来越普及，人们对电子邮件的服务要求也日益提高。今天，电子邮件不再仅仅是人们思想交流和信息传递的工具，更以其惊人的发展速度成为了客户服务的重要手段。电子邮件礼仪也逐渐成为商务礼仪的一种，因此我们在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一些基本的礼仪规范。
（一）认真撰写
向他人发送电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。在撰写电子邮件时，下列三点必须注意：
1．主题明确 一封电子邮件，大都只有一个主题，归纳得当，并在主题栏里注明，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然。
2．简洁流畅 电子邮件要便于阅读，就要使语言简洁流畅，尤其在公务往来中，也应遵循公函的写作要求，言简意赅。并且注意不写错别字、异体字。引用数据、资料时，最好标明出处，以便收件人核对。
3．礼貌问候 电子邮件开头要有问候语，如果是私人信件，且双方关系较好，问候语的选择就比较自由，像“你好啊”“早上好”“Hi”，或者仅仅是一个简单的称呼等。如果写的是一封较为正式的邮件，还是要用正式的通信文体。开头要用“尊敬的先生／女士：您好！”这样的问候语。如果是写得比较随意一些的，结束语可用“以后再谈”“谢谢你”“祝你愉快”等；如果是正式的结束语，就要有祝福语，并使用“此致———敬礼！”使用敬语时应注意对方的身份和地方文化的差异。
（二）妥善管理
尽可能阅读每天收到的新邮件，对每一封邮件及时作出回复和感谢。如果不能及时解决，也应该告诉他们“你的来信我已经收到，正在及时的处理之中”。理想的回复时间应该是2小时以内，24小时回复是最低要求。但是，还要注意，千万不要文不对题敷衍答复，这样做的后果比你滞后回复还要严重。尽可能每天清理邮件，删除不必要的垃圾邮件，保持信箱空间。重要邮件或以后要阅读的邮件立即存入文档。送信前务必用杀毒程序扫毒，以免不小心把带病毒的信件寄给对方。来历不明的信件必须谨慎处理，若不确定则最好删除以防万一。转寄不确定的信给他人时也宜小心过滤。如果收到无用的邮件，应向发件人发出礼貌的提醒，通知他以后无须将此类邮件发送给你。在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的，不要不经对方同意就发送或转发笑话、连锁信、广告邮件。发送较大的邮件时要先进行压缩，以减少对他人信箱空间的占用。如想主动终止邮件的来往，可在文末添上以下语句：“全部办妥”“无须行动”“仅供参考，无须回复”等。公务邮件中应避免使用网络文化中流行的字符图释。
