枝干在生长的同时，绿叶也在生长。绿叶充实了大树，为大树带来生气。
如果你一直在实践这些时间管理的方法，也许你会发现其中有一些方法并不那么适合自己，用起来并不顺手。这是一个可喜的现象，你开始发现问题了，这是你完善自己的时间管理系统的契机。每个人的情况不一样，适合的时间管理方式也不一样。你需要在自己的实践过程中去优化以及个性化自己的时间管理系统。
“便利贴先生”、“邮件狂人”、“交际草”、“掌柜的”--哪种角色最像你？或者他们的哪一面像你？看一看他们的清单系统，你一定会受到启发。
临时事务让你猝不及防？
电子邮件让你穷于应付？
拜访客户让你烦躁不安？
文件报表让你顾此失彼？
你需要建立自己的清单系统！
一、“项目”、“任务”、“下一步行动”的区别（小强发现了新问题）
谁有生活理想和实现它的计划，谁便善于沉默；谁没有这些，谁便只好夸夸其谈。
--埃尔温斯特里马特
小强在这个公司已经工作5年了，偶尔闲下来喝杯咖啡的时候，从25楼的办公室向远处望去，常常会发出一些感慨：白驹过隙，时光飞逝。人生有几个5年是可以用来为家庭和理想打拼的？
新的一天又开始了，这是一个周五的早晨，外面淅沥沥地下着小雨。不知道是不是因为天气的原因，王总办公室的门居然是紧闭着的，这说明他今天早晨没有来办公室。这可真是一件新鲜事，闲来无事的小强又和老付用MSN聊起来了：
“Hi，真新鲜了，王总居然没来。他不是每天都提前一小时到公司的吗？”小强说。
“哦，我刚和他联系过了，他家里有点事，今天来不了了。”
“原来这样，我其实一直很好奇，王总为什么每天都来那么早，有必要吗？”小强问。
“当然有必要啦。你可能还不知道吧，王总有这样一个习惯：每天六点起床，然后用半个小时锻炼身体，然后提前一小时到公司。因为走得比别人早，路上不会堵车，光这一项就节约了他40分钟的时间。到公司以后，在咱们还没来的时候，他就已经将当天的任务进行了划分，比如：
◎哪些工作交给市场部去做？
◎哪些事情交给技术部去完成？
◎哪些事需要给财务部交代？
◎需要跟踪那几个项目？
◎需要阅读哪些资料？
◎需要解读哪些财务报表？
◎交给哪些人办的哪些事已经到期了？
等咱们到办公室刚倒上一杯咖啡，老总就用E-mail发来了当天的工作任务。已经好几年了，天天如此，呵呵～～”
“……我看你像是他肚子里的蛔虫。”小强说。
“那是当然，这是我们几年前喝酒时，我给他的建议。”
“老总果然是老总，他不一定要有很强的专业能力，但是他一定要慧眼识珠，知人善用！！不简单，不简单……”
“：）”老付回过来一个笑脸。
“对了，老付，我还想请教你个事儿呢～”
“请讲。”
“上次咱们聊到“衣柜整理法”的时候，你提到“收集篮”、“将来某时/也许清单”、“待办事项清单”、“项目清单”，这样的“3+1”清单模式，还记得吗？”小强问。
“当然记得，怎么了？”
““将来某时/也许清单”我比较明白他的意思，但是“待办事项清单”和“项目清单”我就不太明白它们之间到底有什么区别，我现在经常为一件事情到底应该放到“待办事项清单”里还是“项目清单”里而犹豫不决。我只是模模糊糊地知道它们的区别，但是却讲不出来，你能帮帮我吗？help！”小强发过去一个求救的图释。
“当然可以，你是想知道“项目”、“任务”、“下一步行动”的区别，对吗？”老付回答。
“嗯，是这样的。”
“OK，其实简单地说：
◎“项目”是一个多元的组合，其中包含任务，成果等
◎“任务”是一个由单个行动组成的事件
◎“行动”则是指单个的步骤
我给你举个例子你就明白了：
几个好友打算利用五一的时间出去旅游，为此他们准备了地图，参考了别人的游记，提前预订了火车票和宾馆，带上了必备物品，之后他们下海上山玩得不亦乐乎，回来之后整理自己的心得。如果用“衣柜整理法”进行计划，应该是这样的。”老付说着在纸上写起来。
五一旅游（项目）
1.1准备地图（任务）
1.1.1周五下午在书店买本地图册（行动）
1.2参考游记（任务）
1.2.1在携程网上找别人的游记（行动）
1.2.2在Google上搜索旅游攻略（行动）
1.3预订火车票（任务）
1.3.1交给张某负责，周六下午3点询问结果（行动）
1.4预订宾馆（任务）
1.4.1在网上寻找目标宾馆并列成清单（行动）
1.4.2周五早晨10点开始电话联系，确定宾馆（行动）
1.5准备物品（任务）
1.5.1准备吃的（行动）
1.5.2准备喝的（行动）
1.5.3准备用的（任务）
1.5.3.1相机（行动）
1.5.3.2信用卡（行动）
1.6心得体会（成果）
1.6.1拿出随身携带的笔记本，把旅游时写下的东西整理到计算机上（行动）
1.6.2把照片上传到网络（行动）
1.6.3写Blog（行动）
“从中可以看出，这个计划有下面这些特点：
1.项目包括任务和成果两部分，这就是任务和项目的区别。
2.任务和任务是可以嵌套的。
3.行动都是可以直接执行的。
怎么样？够清楚了吧？”老付写完问小强。
“清楚了，清楚了。老付，你太伟大了！举的这个例子太生动了！要是所有的教科书能像你这么写就好了。”小强显得很激动。
“和人交流，最重要的就是能让对方听明白你说什么，讲那么多大道理只能说明在背课本，你说对不对？呵呵～”
“说得没错，呵呵。不好意思，可能要占用你好不容易才有的一个比较清闲的周五，我能到你办公室和你好好聊聊吗？”
“当然可以啊，我们有一早上的时间，现在就过来吧，我等你。”
“好嘞！”敲完这句话，小强锁定了电脑，一路小跑到了老付的办公室。
二、如果你是一位“便利贴先生”
成功不在于你尽力地去模仿别人，而在于你顺其自然地做自己。
--佚名
“老付，能借用一点你的时间吗？”小强在门口问。这也是小强最近才养成的习惯，以前他自己并不认为时间有多重要，甚至认为自己年轻就有权利挥霍时间，因此，也就不注意珍惜别人的时间，总是不管别人有没有事情就强行占用别人的时间，结果闹得大家不欢而散。
“当然可以啦，今天早晨挺闲，王总不在，大家都“偷得浮生半日闲”啊，呵呵。”
得到了老付的允许，小强这才走进老付的办公室，边走边说：“老付，还是想问问你关于清单的事情，我觉得这是个很重要的东西，是我每天都真正会用到的东西，所以你别嫌烦啊。”小强说着，在老付宽大办公桌对面的椅子上坐下。
“没关系，有问题是正常的，没问题反而是不正常的，记得当时咱俩聊“衣柜整理法”的时候就说过，有问题可以随时来找我，呵呵。”老付说。
“坦白地说，我在练习的过程中，总觉得“3＋1”清单系统不是很适合我，原因有这几个： “3＋1”清单系统为什么不适合小强？
1.“将来某时/也许”清单对我来说用处不大，因为我的角色是一个任务的执行者，所有到我手上的事情都是必须近期解决的问题，我用了“3+1”清单系统将近一个月，上面就写了一项内容，还是你上次给我做示范写下的那条“哪天有空去打羽毛球”。
2.“待办事项”清单也有一个问题，他将我的任务和“下一步行动”揉在一起写在纸上，比如“制定项目奖励方案”和“检查邮箱”，这让我觉得很不方便，总感觉自己的工作节奏被打乱了。你看，我正在处理一个个可以执行的单个步骤的任务时，突然来一个需要进行分解之后才能处理的任务，这就像踩了一脚急刹车一样，结果是我被抛出车外。
3.最后是“项目”清单，我觉得这也根本不适合我，因为我只是一个项目执行者，只对自己的项目负责，我根本不需要那么多的文件夹去存储项目资料，我觉得这是你或者王总应该做的事情，老付你说对吗？
其实说起来，最适合我的还是收集篮，用起来相当顺手，总是能在不打扰我当前工作思路的前提下，迅速收集到各种信息。”
谁是“便利贴先生”？
“但是你也不能光收集，不处理啊，那就是我前面说的“收藏家”了。
其实我注意过你以前工作时候的样子，一到你的办公桌，好家伙，黄的、红的便利贴满工作间都是，给我的感觉就像是贴着一打账单似的。试想一下，你每次工作之余抬起疲劳的双眼一看，天哪，那么多的黄灯、红灯，它们仿佛是拿着鞭子的奴隶主，边抽你边呵斥着你：“快点，快点，你还欠很多人的债没还呢！”唉，真是欲生不能，欲死不行啊。在这样的环境下，你能出色地完成工作吗？你能保持良好的心态吗？
我一直认为，所谓的时间管理，所谓的高效工作，所谓的无压工作，并不是要让你在单位时间内完成比以前更多的事情，而是能让你把握住重点，保持平和的心态。要知道，工作只是谋求更好生活的一种途径而已，千万不要本末倒置。
（时间管理并不是要让你在单位时间内完成比以前更多的事情，而是能让你把握住重点，保持平和的心态。）
其实在我们的身边有很多像你这样的“便利贴”先生，他们对待工作都有着同样的特点：
“便利贴”先生的三个特点
1.喜欢把任务随手写在便利贴上：这是一个非常不好的习惯，和你随地乱扔纸屑是一个道理。这样的人对工作缺乏组织。比如我让你完成一份计划书，你随手抓起一张纸刷刷两笔写在上面，然后继续埋头做你手头的工作。过一会儿，别人请你把上个月的销售记录E-mail过去，你又随手抓起一张纸刷刷两笔写在上面，仍然埋头工作。当手头的工作结束时你就会很茫然，心里想，刚才好像有人要我写一份销售记录？我清楚地记得写在了一张纸上，可是那张纸在哪呢？算了，等想起来了再说。你看，你不仅仅拖延了两项工作任务，而且等到月底的时候还要承担拖延造成的压力。本来是两件重要但是不紧急或者紧急不重要的事情，结果在你这里就升级成了重要而且紧急的事情，拖延和压力就是这样产生的。
2.对自己的要求仅仅是完成工作：这是一种典型的“便利贴”心态。我前面提到过“工作只是谋求更好生活的一种途径”，你需要注意“更好”这两个字。所谓逆水行舟，不进则退，如果我们仅仅把工作当成便利贴，完成一项任务，一揉，一扔，然后上网聊天，那你自己最终的命运也只能是被别人一揉，一扔。我们应该周期性地回顾那些重要的任务，总结自己的得失，看看下一次能不能做得更好，这才是一个健康、积极的心态。
3.对所有的事情来者不拒：如果你是“工作机器”的心态，那就很难拒绝同事们的要求，他们会越来越喜欢将一些枯燥、单调、没有技术含量的任务交给你去做，而自己去完成那些有挑战性的事情。你这时也觉得无所谓，反正工作就是上班、工作、下班嘛，至于完成的是什么工作，管他呢。就这样，在同样一个公司里，你很快沦落到干力气活的境地，而别人则每天都在挑战自己。更可怕的是，你的上级主管很快会发现你是一个可有可无的可怜虫，随时准备对着你的屁股踢上一脚。”
“听你这么一说，真够残酷的！可我自己又确实有点像你说的“便利贴”先生……”小强挠着头，难为情地说。
“如果你是一位“便利贴先生”，那么我可以给你一个建议吗？”
“老付，别那么客气啦，有什么建议说吧，我很想听听。”
筷子式清单：大处着眼，小处着手 （老付教新招）
“其实你前面对自己的分析非常透彻，“3+1”清单系统可能的确不适合你。我想说的是，每个人都可能有属于自己的清单系统，我也只能是根据我对你的了解，对你提出一些建议，这些建议必须要你在自己的实践中进行检验和优化，才能成为真正属于你的东西。因此，在学习包括时间管理在内的所有知识和技巧时，一定不要忘了去实践，你不实践，那些知识还是属于作者；你去实践了，那些知识就属于你。不要被网上和图书馆里各种各样的理论蒙住了眼睛，更不要因为崇拜作者和追赶时髦去读书，去学习。记住，实践是检验真理的唯一标准。”
（在学习包括时间管理在内的所有知识和技巧时，一定不要忘了去实践。）
