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第55章 商务请帖的运用技巧

请柬,也叫请帖,请柬是人们举行吉庆活动或某种聚会时,为表示对客人的尊重,专门向邀请对象发出的邀请文书。它既是我国的传统的礼仪文书,也是国际通用的商务社交文书。

某单位举行庆功联谊会,给一些公司发送了请柬,邀请大家参加,并准备了精美的礼品,用来感谢平时对自己公司的帮助。结果有些公司没有接受邀请,活动不太成功。公司主要领导很困惑,经和有关人士接触,方知所送请柬有问题。一是落款时间用阿拉伯数字写,中间用顿号来代替年、月、日的汉字,给人以活动不正式、主人本身就不够重视的感觉;二是请柬中的事由没有表达清楚,使人误以为是该公司的内部活动,别人可有可无,当然就不肯应邀前来了。

由此可见,懂得请帖的礼仪是非常重要的,为了方便人们对请帖正确的使用,以下是对请帖的简单介绍,希望能对您有所帮助。

请帖的形式有以下三种:

1.折叠式

折叠式请柬一般为一方纸的对折,对折后形四面,封面印一些适当的图案,并印请柬二字,封底连封面印图或素白,内面则写请柬的具体内容。

2.正反式

正反式是比较简朴的一种请柬,形同一张卡片,正面写“请柬”二字,背面则是请柬的具体内容。这种简朴的请柬现在较少使用。

3.竖式、横式

从书写或印刷格式看,请柬又可分为竖式和横式。

竖式是传统的,与传统的竖行书写方法相应;横式则与横行书写的方式相应。虽然现在横、竖两种形式已经通用,但也要适当做一些选择。从邀请对象考虑,邀请港台朋友,则以竖式为妥.而一般大众化的,尤其是以集体名义发出的,则以横式为佳;传统、民族特色浓的活动可用竖式,现代、西方特色浓的活动可用横式;若是纯外文(除日文等)或中外文并用的,则以横式为宜。

横式的请柬应把被请人姓名顶格书写,其下正文写邀请内容,第三部分是落款、地址和电话。

竖式请柬一般都用比较文雅的语言。长久以来,我国形成了一整套此类传统用语,比如请人前来叫“敬请光临”,如果是请人为自己办某些事情,则用“指教”、“指导”等;根据请客来的不同目的,也可以有不同的用语,如果是请人来参加因某事而设的宴会,就用“特备薄酒”、“洁樽治酒”、“淡酌”等,如果仅是一般茶点,则可用“粗布茶点”等。

有的请柬除其本身以外,还要有其他的附件。比如,除了写清地址之外,另附一张路线图,这对于难找的地址或方便来客来说,也是必要的。再如请人参加婚庆舞会而附舞会入场券,请人参观画展附参观券等。画展、音乐会、报告会等一类活动的请柬,如能同时附上节目单、报告目录或其他资料,当最为妥帖,因为这样可以给人更明确的信息,以供人选择是来还是不来。

很多时候,接到请柬的人并不一定都来,活动的组织者对此也要有一定的准备,应多发一些请柬,以邀请到预计的人数。不过,为了更准确地把握来客情况,有的请柬应请被邀请人回复某些情况,即回执。回执的要求是被邀请人明确是否光临,有的则还要求回答其他情况,如是否自带舞伴,外地来的客人要求不要求解决住宿问题等。回执可以是另外印制附于请柬的,也有是请柬自带的。接到带回执的请柬,应将回执填好寄回,或者打电话回复有关情况。

有的请柬只能在对方同意应邀的前提下才能发出。

比如,请人做某行业方面的知识、技术讲授,作报告或为自己做其他事情等,请柬要在征得对方同意的前提下发出,否则就是“先斩后奏”、“下命令”,就可能违背别人的意愿,显然,这些都是不礼貌的。同样是这种情况,征得了对方同意,但也应将请柬及时送上,否则也是不礼貌的。

另外,无论是递交还是寄交,都应该把握请柬发出的时间。寄交的则必须估计到足够的邮递时间,否则就可能使被邀人接到请柬时,活动已经开始了,或是根本来不及准备。对于有回执的请柬来说,发出时间更应该提前,给被邀人留出足够的回复时间来。需要对方准备的邀请,也应如此。

值得注意的是,一般的请柬都应该加封,寄出的尤应如此,递交的则可不封口。这方面草率了,就会给人家不那么郑重其事的感觉。

专家支招

请帖最好亲笔写明请帖内容,这样可以表达自己的最大诚意。在请帖左上角最好再告诉客人,不论能不能来,都请尽快答复,最周到的方式是附上回帖,说明回帖地址、电话号码或联系人的姓名。客人收到请帖之后,应尽快答复,以方便主人进行安排或调整。若以口头方式邀请,主人最好不要在第三者面前邀请客人,这样会伤害他人的自尊心。身为客人,收到请帖之后,不要到处炫耀。

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