（三）面谈法
当上述两种方法不能取得足够的工作资料时，工作分析人员可以直接与员工进行面谈（包括主管人员与一般员工），以便了解其工作情况。但进行面谈之前，工作分析人员应事先拟定调查提纲，列出所有需要调查的问题，并使对方了解面谈的目的。面谈时，应按照问题的顺序一一发问，并作详细的记录。同时，面谈应在轻松愉快的气氛中进行，使被约谈者能畅所欲言，无拘束地讨论他的工作。只有这样，才能掌握经常性和非经常性工作的详细情况。面谈之后，应将所取得的资料与被约谈者的领导讨论，以确定资料是否正确。
（四）问卷调查法
问卷调查法是指利用调查表进行职位调查。问卷调查表是在调查之前，由专业人员设计编制的。被调查者接到问卷调查表后，应按调查表项目一一填写。一般来说，问卷调查表的内容主要包括：工作名称；所在单位名称；被调查者姓名；工作上受何人领导；监督；需领导何人；监督何人；处理工作的程序与方法；需用的材料与设备；需具备的知识；技能和经验等。这种方法的优点是可以节省人力、时间和经费。然而，要取得可靠的材料，需取得被调查者的充分合作，被调查的员工需对工作熟悉，而且能用文字表达意见。
（五）参与法
参与法是指工作分析人员通过直接参与某项工作，从而细致地、深入地体验、了解、分析职务的特点和要求。这种方法比面谈法、间卷法可获得更真实可靠的数据资料，可以克服一些有经验的员工并不是很了解自己完成任务的方式的缺点，也可以克服有些员工不善于表述的缺点和弥补一些观察不到的内容。但是参与法的运用很窄，因为现代组织中的许多工作高度专业化，工作分析人员往往不具备从事某项工作的知识和技能，因此就无法参加。参与法适用于一些比较简单的岗位的工作分析，或者与其他方法结合起来运用。
上述列举了常用的收集信息资料的方法，每种方法均有其优缺点。大部分组织都混合使用这些方法。
第三节工作说明书与工作规范
上面我们讲述了工作分析的方法，通过这些方法，可以收集到组织内各职位的有关工作信息。将这些信息资料整理后，就可以进行工作说明书和工作规范的编制工作。
一、工作说明书的编写
工作说明书是对某一特定工作的内容、环境等作一概括性的叙述。其目的是让员工对本身工作的性质和责任有所了解。例如，让员工了解该做什么、如何做以及为何做？另外，工作内容描述还可以作为薪酬管理、员工招聘、培训、员工工作评价等的依据。
（一）工作说明书的内容
关于工作说明书的内容，一般包括以下各项：
（1）工作识别，包括职务名称（工作名称）、所属部门、工作编号及日期。因工作内容具有时效性，故列出日期，且便于以后工作内容描述的重新评定及改进之用。
（2）工作内容摘要，提供一些简短的描述，使员工初步了解工作的内容。
（3）工作任务。这是工作说明书的核心部分，列明该工作的任务。其目的主要是告诉员工该做什么？如何去做？为何去做？
（4）领导关系，包括接受与给予监督，指出其上司与部属以及在组织中的地位和联系等。
（5）与其他职位或工作的关系，指出某项工作与本部门其他工作，或其他部门工作之间的关系，并指出升迁程序与关系。
（6）工作条件，列明工作地点的环境，如卫生设备、热度、户外工作、有无危险等。
（7）所使用的工具，指出本工作所必须使用或操作的工具。
（8）所有使用词汇的定义，如一些专门或不常见的术语的定义。
（9）备注，如有需要，对上述说明再作补充的解释。如，对于一些专业名词或内行人才懂的名称也尽可能加以注释。
（10）签署与认可。由领导与员工分别签名，认同工作说明书的内容。
工作说明书的格式，请见下面的工作说明书实例。
（二）对工作说明书编写的要求
工作说明书在组织管理中的地位极为重要，不仅可以帮助任职人员了解其工作，明确其职责范围，而且还可以为管理者的某些决策提供参考。因此，编写工作说明书时，必须注意以下几点要求：
（1）工作说明书的详略与格式不尽相同，每个组织都可能有不同的写法，有些较详细，有些较简单。对于一些技术水平低或简单的工作，工作说明书可以简短而清楚的描述。但对于一些高技术、性质与内容复杂的工作，工作内涵不易详细而具体列明，只能用若干含义极广的词句来概括。
（2）工作说明书的叙述要清晰、完整，文字力求简单、精确，形式必须统一。
（3）各项工作活动，以技术或逻辑顺序排列，或依重要性、所耗费时间多少顺序排列。
（4）必须列明工作或职务最起码要做到的范围。
（5）人力资源管理部门需要经常注意组织内各种工作的异动，对有关工作说明书作出适当修改。
某公司秘书工作说明书
职务名称：秘书
隶属：经理
职务摘要：履行一般秘书工作，包括口述的笔录、打字、处理书信文件、安排约会事项。
任务：（1）笔录口述的信息或录音的信息。
（2）抄写或打字机打出信件、备忘录或报告文件。
（3）在会议上负责记录工作。
（4）拆阅外来文件并分送各有关单位。
（5）为经理进行电话联系及私人联系。
（6）接听电话并录下信息。
（7）处理零用金。
（8）招待顾客并安排约会。
（9）申领与保管办公用品。
（10）处理机密性文件。
机器设备：打字机及口述录音机。
工作环境：一般办公室所具有的环境。
危险事物：无。
美国Midway医院护士部工作说明书（部分节选）
工作职称：注册护士
工作描述：负责病人从入院到转院或出院的全部护理，护理包括病情评估、治疗计划和实施、治疗效果的评价。每个注册护士对值班期间的护理和可以预见的患者和其家庭将来的需要负责。在保证专业护理标准的前提下指导助手。
工作关系：
报告给：护士长
监督下列人员的护理：注册见习护士、助理护士、勤杂工
合作者：协助护理部
外部关系：医生、患者和患者家属
资格：
教育：授权护士学校毕业生
工作经历：关键护理要求一年的医疗/外科护理经验（有特殊护理经验者优先），医疗/外科护理经验（应届毕业生可以考虑非重要职位）。
证书要求：持有注册护士证书或被州政府许可。
身体要求：
能够屈体、运动或帮助运转50磅以上的重物。
能够在8小时值班中站立或行走80%以上的时间。
视力和听力敏锐。
责任：
评估患者的体力、感情和心理方面。
标准：在患者入院1小时内或者至少每次值班出具1份书面诊断，按照医院规定把这份诊断交给该患者的其他医护人员。
撰写患者从入院到出院的护理书面计划。
标准：在患者入院24小时之内设计短期和长期的目标，然后每次值班中根据新的诊断检查和修改护理计划。
实施护理计划。
标准：在日常护理中，按照但不局限于书面的《注册护士技能手册》在指定的护理区域应用这些技能。以一种系统的和及时的方式完成患者护理活动，并恰当地重新评判轻重缓急。
二、工作规范的编写
工作说明书与工作规范两者既相互联系，又存在一定的区别。我们可以从以下两个方面来分析：其一，从编制的直接目的来看，工作规范是在工作说明书的基础上，解决“什么样的人员才能胜任本岗位的工作”的问题，并为组织员工的招聘、培训、考核、晋升、任用提供标准；而工作说明书则是以“事”为中心，对工作岗位进行全面、系统、深入地说明，并为组织人力资源管理提供依据。其二，从内容范围来看，工作说明书的内容范围比较广泛，既包括对工作岗位各事项性质、特征等方面的说明，又包括对担任该项工作岗位人员要求的说明；而工作规范的内容比较简单，主要涉及人员的任职资格条件等方面的问题。从这个意义上讲，工作规范是工作说明书的一个重要组成部分。
工作规范是根据工作内容，拟定员工资格，列明适合从事该项工作的员工所必须具备的资格条件、个人特质与所受训练，以供招聘之用。
（一）工作规范的内容
工作规范的内容主要包括以下各项：①任务（做什么，如何做，为什么做）；②责任；③经验；④教育；⑤训练；⑥判断能力；⑦主动性；⑧体力动作；⑨体力技能；⑩沟通信息技能；情绪特性；嗅觉、视觉、听觉的要求。
（二）确定工作规范的要求
确定工作规范的要求，可从以下几个方面来考虑：
工作性质
根据工作性质所需要的知识、技能和经验等不同，可分为技术类、行政管理类、专业类，而技术类又分为工程类、化学类等。在工程类中又可分为电力工程类、机械工程类、土木工程类等。根据工作性质，可了解需用人员的来源，处理工作所需要的学识、技能和经验等。
工作繁简难易
根据工作繁简难易程度的高低，可分为若干层次，凡工作越繁而难者，处理工作所需要的知识、技能和经验的水平也就越高。否则，相反。
工作责任的轻重
根据工作责任轻重程度的高低，也可分为若干层次，凡工作责任越重者，处理工作所需要学识、技能和经验的水平也就越高。否则，相反。
第四节工作分析的实施操作
一、工作分析的信息
工作分析是一个描述和记录工作各个方面的过程，它需要收集和工作相关的各项信息。工作分析的目的不同也会影响信息搜集的种类。一个有效的工作分析中所需的信息类型有：①工作活动，包括工作过程、活动记录、所采用的程序、个人责任等。②人的活动，包括与工作相关的基本动作和行为、工作方式、沟通方式等。③人员的任职要求，包括个性特点、所需要的学历和培训程度、工作经验、工作条件、基本能力要求、基本知识要求、对身体条件的要求等。④工作绩效信息，包括工作衡量方法、业绩考核标准、激励计划、错误分析等。⑤工作联系信息，包括组织内部关系、组织外部关系等。⑥与工作相关的有形和无形内容，包括所涉及或应用的知识、加工的原材料、制造的产品和提供的服务等。
二、工作分析的工作程序
（一）成立工作分析的工作机构
成立工作分析的工作机构、团队或工作小组，是进行工作分析的组织保证。工作组首先需要对工作人员进行工作分析技术培训、制订工作计划、明确工作分析的范围和主要任务。同时，配合组织做好员工的思想工作，说明工作分析的目的和意义，建立友好的合作关系，使员工对工作分析有良好的心理准备。
其次，工作组还需要确定工作分析的目标和设计调查方案。从一开始应明确工作分析所获得信息的使用目的。因为信息的用途直接决定了需要收集哪些类型的信息以及使用哪些方法来收集这些信息。
（二）收集与工作相关的背景信息
工作分析一般应该得到的背景资料包括：劳动组织和生产组织的状况、企业组织机构和管理系统图、各部门工作流程图、各个岗位办事细则、岗位经济责任制度等。这些背景信息能帮助分析人员了解组织中各个部门的岗位，各岗位上的人数和大致的工作职责以及他们在整个组织中处于一个怎样的地位，并可以用一个标准的职位名称来规范岗位。如果有现成的工作说明书的话，它将是你审查并重新编写工作说明书的一个很好的起点。
（三）选择有代表性的工作进行分析
当需要分析的工作很多，彼此间又比较相似时，选择一个典型工作进行分析就十分必要了。
（四）收集工作分析的信息
根据调查方案开展职位调查，收集有关工作活动、职责、工作特征、环境和任职要求等方面的信息，对组织的各个职位进行全方面的了解。这些信息的真实性和准确性直接关系到工作分析的质量。这一过程可采用之前介绍的一种或多种工作分析技术。
（五）整理和分析所得到的工作信息
工作分析并不是简单机械地积累工作的信息，而是要在深入分析和认真总结的基础上，对各职位的特征和要求作出全面说明。这就要求把所收集到的信息与从事这些工作的人员以及他们的直接主管进行核对，以减少可能出现的偏差。同时，这一过程还为这些工作的承担者提供了一个审查和修改工作描述的机会，这无疑会有助于这些信息被所有与被分析工作相关的人所理解。
（六）编写工作说明书
一般而言，工作说明书由工作说明和职位规范两部分组成。工作说明是对有关工作职责、工作内容、工作条件以及工作环境等工作自身特性等方面的书面描述。而职位规范则描述了工作对人的知识、能力、品格、教育背景和工作经历等方面的要求。有时候，工作说明和职位规范分成两份文件来写，有时候也合并在一份工作说明书中。具体编写模式在前面已作了阐述。
