第10章 会计电算化基本要求(3)

三、规范各类账证表格式和会计核算方法与过程

电算化方式下，账务处理流程基本不变，但部分会计资料格式要重新设计或部分修改，使其更适于电算化工作特点。例如，记账凭证的类别，可以在收款、付款、转账三种凭证基础上，按照经济业务和会计核算软件功能模块的划分进一步细化。

电算化方式下，会计核算过程自动化程度很高，要求会计部门预先确定各项工作数据的传递次序，以充分发挥计算机的优势。不同模块，需要预先确定数据传递次序。

财会部门还要适用电算化特点，重新确定各种会计核算方法，如成本计算方、折旧方法、工资分类汇总口径等。

四、会计核算软件初始化

会计核算软件初始化是确定软件的核算规则与输入基础数据的过程，即根据使用单位的业务性质，对会计软件进行的具体限定专座及输入基础数据等一系列准备工作，用来完成将通用软件转化为适本单位实际情况的专用软件，以及从手工处理方式转换成会计电算化方式。例如，账务处理模块初始化的主要内容包括：系统总体参数设置，设置凭证类另，设置会计科目，设置计算公式。报表处理模块初始化的主要内容包括：建立报表，设置报表格式，设置计算公式和审核公式等。

五、计算机与手工并行

在使用会计核算软件的最初阶段，需要有一个手工与计算机同时进行会计处理的过程，以此检查建立的会计电算化系统是否充分满足要求、使用人员对软件的操作是否存地总是对运行发现的总是进行修改，逐步建立比较完善的电算化内部管理制度。

并行阶段，通过进行手工与计算机处理结果的双向比对与检验，能够考查会计核算软件处理的正确性，以及相关人员的操作熟练程度和业务处理能力，并通过实践，建立起电算化内部管理制度。应该说，这是手工会计系统移至会计电算化系统的试验阶段，也是手工会计系统与计算机系统相互适应的阶段。

并行期间，可以用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，原始凭证应附于相关记账凭证的背面，根据有规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。

试运行的时间，应选在年初、年末、季初、季末等特殊会计时期，这样才能全面比较人机数据，发现可能存在的问题，找出题原因、纠正错误。人工与计算机数据对比时，要进行以下工作：

（1）检验各种核算方法。

（2）检查会计科目体系的有效性。

（3）考查操作准确性。

（4）纠正会计核算软件程序错误或业务处理错误。通过数据对比发现差错时，如属于软件设计错误或系统设计错误，要及时通过会计软件开发和销售单位，督促其迅速调整或改进功能。当软件存在严重违返会计制度规定的错误时，必须暂停会计软件试运行，通知开发人员修改。

并行实施一个阶段后，应针对实际运行中出现时的问题，改进完善电算化管理的各项制度，进一步明确电算化操作人员的职责划分和岗位责任。

第五节会计电算化档案管理的基本要求

电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，切实地把会计档案管好。单位实现会计电算化后，会计档案具有磁性化和不可见的特点，而《会计档案管理办法》的有关规定没有包括这方面的内容，因此必须根据这些特点和《会计档案管理办法》的要求，修订本单位的会计档案管理制度。会计电算化档案的基本要求如下：

一、保存打印出的纸质会计档案

（一）现金日记账和银行日记账要求每天打印输出，做到日清月结。

（二）明细账要求每年打印一次或在需要时进行打印。

（三）会计电算化后，在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般用“总分类科目余额、发生额对照表”替代，“总分类科目余额、发生额对照表”一般要求每月打印一次。

（四）会计报表每月打印一次进行保管。

二、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管

三、制定与实施会计电算化档案管理制度

（一）存档的手续。

（二）各种安全和保密措施。

（三）档案管理员的岗位责任制度。

（四）档案分类管理办法。

（五）档案使用的各种审批手续。

经领导同意借阅的会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。

（六）各类文档的保管期限及销毁手续，对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年。

四、会计电算化档案安全和保密措施

单位一般应建立以下安全和保密措施保证电算化会计档案的安全性：

1、对电算化会计档案管理要做到防磁、防火、防潮、防尘等工作。重要的会计档案应准备双份，保存在电脑中两个以上不同的位置；

2、采用磁性介质存储的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失；

3、对于打印出的会计档案，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放会计档案，严防毁损、散失和泄密；

4、各种会计资料以及存储会计资料的软盘、光盘、微缩胶片等，未经单位负责人同意，不得外借和拿出单位；

5、借阅会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁性介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。

考点练习

一、单项选择题（每小题备选答案中，只有一个符合题意的正确答案。多选、错选、不选均不得分。）

1.会计核算软件中采用的（）会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。

A.总账科目

B.明细科目

C.二级科目

D.三级科目

2.在给会计赋予权限中，下列正确的是（）。

A.初始化，记账，报表

B.制单，审核，打印

C.审核，记账，结账

D.制单，记账，报表

3.对机制记账凭证的要求，以下说法正确的是（）。

A.凭证编号可以不连续编号

B.借贷方金额合计可以同时为零

C.审核后的记账凭证可以修改

D.制单和审核不能为同一人

4.业务量较少的单位凭证可以不分类，即只设（）一种凭证类别。

A.收款凭证

B.付款凭证

C.转账凭证

D.记账凭证

5.以下会计数据输出形式中，不正确的说法是（）。

A.屏幕查询输出

B.打印输出

C.磁盘输出

D.终端输出

6.在会计核算软件中，若凭证类型分为收、付、转三种，则输入凭证字为“转”这类凭证时可接受（）。

A.借方科目为“现金、银行存款”的分录

B.贷方科目为“现金、银行存款”的分录

C.借、贷方科目为“现金、银行存款”的分录

D.借、贷方科目为非“现金、银行存款”的分录

7.以计算机替代手工记账要求计算机账与手工账连续运行（），且计算机账与手工账结果完全一致。

A.1个月

B.2个月

C.3个月以上

D.不存在时间要求

8.对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后（）年。

A.1

B.2

C.3

D.5

二、多项选择题（每小题备选答案中，有两个或两个以上符合题意的正确答案。多选、少选、错选、不选均不得分。）

1.对会计电算化档案要做到（）。

A.防磁

B.防火

C.防潮

D.防尘

2.以下有关会计电算化岗位及其权限设置表述正确的是（）。

A.一般在系统安装时就设置好，平时不作调整

B.根据人员岗位变动情况做相应的调整

C.会计主管定义各操作人员权限

D各操作人员只能修改分配给自己的口令

3.财政部发布的涉及会计电算化的一系列相关国家统一会计制度包括（）。

A.《会计电算化管理办法》

B.《会计电算化工作规范》

C.《会计基础工作规范》

D.《会计档案管理办法》

4.采用计算机替代手工账的单位，应当建立的制度包括（）。

A.操作管理制度

B.硬件管理制度

C.软件管理制度

D.档案管理制度

5.记账凭证在输入过程中，有以下（）情况后不能顺利执行。

A.正在输入的记账凭证中借贷方金额不平衡或没有输入金额的

B.正在输入的收款凭证中借方不是“现金”和“银行存款”科目的

C.正在输入的记账凭证中借贷方只有一方有金额的

D.已经输入但尚未审核的记账凭证可以修改

6.发现已经输入并审核通过并登账的记账凭证有错误的，可采用以下（）方法更正。

A.取消审核，由制单人进行修改

B.取消结账后再修改错误的记账凭证

C.采用补充凭证法更正

D.采用红字凭证冲销法更正

7.软件操作岗位与（）为不相容岗位。

A.审核记账岗位

B.电算维护岗住

C.电算审查岗位

D.会计主管岗位

8.计算机替代手工记账的基本要求是（）。

A.配有合适的会计软件，连续运行3个月以上，且计算机账与手工账完全一致

B.配有专用的或主要用于会计核算的计算机或终端

C.配有与电算化工作相适应的专职人员

D.建立健全内部管理制度

三、判断题（正确用“√”表示，错误用“×”表示，不判断不得分也不扣分。）

1.会计核算软件应按统一会计制度的规定划分会计期间、分期结算账目和编制会计报表。（）

2.记账凭证输入时，红字可用“一”号或者其他标记表示。（）

3.凭证审核人员与输入人员，修改人员可以是同一人。（）

4.实行电算化账务处理后，借贷不平衡的凭证不可能输入。（）

5.会计科目设置必须对财政部门会计制度规定一致，和主管单位要求一致。（）

6.会计电算化中，对已记账的凭证能够修改。（）

7.凭证业务量多，工作阶段性强的单位，每月可以多次使用记账功能。（）

8.结账后的会计期间可以再输入该期间的记账凭证。（）

9.会计核算软件采用总分类会计科目名称，编码方法，必须符合国家统一会计制度规定。（）

10.在会计核算软件中凭证未经审核，可以记账。（）

11.会计核算软件中划分操作员的权限，是为了防止非指定人员擅自使用。（）

12.计算机一般情况下不会发生计算、汇总、抄写错误，结果必然是账账相符，所以没有必要进行账账核对。（）

13.会计核算软件的文字输入、屏幕提示和打印输出可以不使用中文。（）

14.实行会计电算化后不需要保存打印出的纸质会计档案。（）

15.会计账簿的登记、更改方法可以根据各单位会计工作的实际情况确定。（）

16.会计核算软件不再需要划分会计期间、分期结算账目，而是各单位按照实际情况自行确定。（）

四、简答题

1.采用计算机替代手工账的单位必须具备有哪些条件？

2.会计电算化档案管理的基本要求有哪些？

3.会计电算化岗位可以分为哪些基本岗位？

4.财政部制定并发布了哪些制度对会计电算化工作做出了具体规范？

5.在输入记账凭证过程中，会计核算软件必须提供的提示功能包括哪些内容