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第13章 方法是钥匙:养成高效工作的习惯(3)

在公司,一个成功的员工,一个有责任心的员工肯定是很注重细节的,他们一般都把一切事情做得很完美。做事一丝不苟就意味着对待小事和对待大事一样谨慎。许多小事中都蕴涵着令人不容忽视的道理。那些认为小事可以被忽略、置之不理的想法,正是我们做事不能善始善终的根源,它只会导致工作不完美,生活不快乐。

生命中的大事皆由小事累积,没有小事的累积,也就成不了大事。我们只有了解到这一点,才会开始关注那些以往认为无关紧要的小事,培养做事一丝不苟的美德,成为深具影响的人。

许多人工作马虎、粗心,没有一丝不苟的工作作风,其原因在于贪图享受、好逸恶劳,背弃了将本职工作做得完美无缺的基本原则。因此无论在做任何事情,在步入正轨之前,总会遇到许许多多的障碍和挫折。特别是在无法得到上司的认可和其他人的协助时,尤其会觉得痛苦。不管是要完善一件事情,还是改善、改革一件事情,都必须以“好奇心”为优先决定,但是这种具有好奇心的人,在现今社会里毕竟是少数,甚至很可能是孤独的,因此当有一个员工产生某种构想时,其观念越新,则外来的抵抗力就会越大,所以如果你有新奇的构想,就必须要有一定的思想的勇气。

为了使你的构想和计划能够得以落实,必须加倍努力,从小事做起。只有从自己会做的事情开始,不断的积累小小的成绩,然后才能逐渐地增加成功机会。细节决定成败,做大事必重细节。事实上想做大事的人很多,但愿意把小事做细的人却很少。其实生活中,我们不缺少雄韬伟略的战略家,而缺少精益求精的执行者。现代竞争十分激烈的商业领域已经进入了微利时代,大量的人力、财力的投入往往只是为了赢得几个百分点的利润,而某一个细节的忽略却足以使有限的利润化为乌有。

可见,任何人在追求完美的同时,都必须从小事做起。“尽善尽美”就让它作为每个人的终身格言吧!如果我们做什么事情,都能做到至善至美,那你的发展及进步自然也就会指日可待了。

让我们都以对未来负责的精神,踏踏实实、兢兢业业,认真从小事做起,从身边的一点一滴做起,踏着小事情铺成的道路,走向成功的未来。

走在时间前面

人的一生就是在和时间竞赛,时间是直线向前的,是稍纵即逝的,如果你做不了它的主人,那么它就会做你的主人。在今天,竞争日益激烈的职场中,谁能做时间的主人,谁就能在最短的时间内,做出最大的效益。一个善于把时间发挥到极致的人,他就会比别人永远快一步。

尽管我们认识到时间的价值非比寻常,它与人生的发展和成功的关系非常密切。然而时间总是最容易浪费掉的东西。同样的工作时间,同样的工作量,为什么我们总不能像别人那样在第一时间完成?那就是我们每天花在处理不必要的事务上的时间太多,比如:打太多的电话;上班时吃早餐;上班时谈论私人事件;花太多的时间计较细枝末节;所读的东西没有任何信息,也没有给予任何启发;

拜访太多的客户等等。如果是这样,我们已经浪费了很多时间。要想做一个成功的职业人才,我们必须解决掉浪费时间的问题。每个人的时间都掌握在自己手上,全天下除了你自己之外,没有人能够为我们解决浪费时间的问题。

在日常生活中,我们要学会和自己比赛,始终走在时间的前面,尽可能地超出自己平常的成绩。

首先要养成快速的节奏感,克服做事缓慢的习惯,调整我们的步伐和行动,这不仅可提高效率,节约时间,给人以良好的作风印象,而且也是健康的表现。

要合理地利用时间,我们首先要学会时间管理。有的人,工作起来似乎一天到晚都很忙,但工作并没有多大起色。这多半是由于工作管理拙劣所致,要想工作出效率,关键在于行程表的拟订。总的来说,拟订周期行程表是件非常重要的事。

我们可以尝试拟订行程表,让自己的工作行程、同事的活动、上司的预定计划、公司的整体动向等事情得以一目了然。

由于自己的工作并非完全孤立,所以可以将它与自己所属部门的课题、公司整体的课题乃至各界的动向相联系,这样就可以加以动态掌握管理。只要尝试拟订行程表,原本凌乱不堪的各种预定计划,就会显得条理井然起来。

如果能够拟订行程表,设定进修时间、休闲时间、与家人沟通的时间,自己和家人都将因此取得默契、步调一致。此外,通过与家人的沟通了解,不但得以减轻日常生活的紧张压力,而且能够涌现出新的活力。

我们不能太“沉稳”了。总是等到事情到了最后关头,才着手去处理。这和拖拉没有关系,不要总是在烧眉之时才突击处理事务。

要做事之前,我们要提前准备好了,才行动。有时人算不如天算,我们是很守时间的人,可预计好的时间有时可能会因为下雨、下雪、有雾、塞车等原因而延误。类似的情况还有我们将一切都准备好了要做的事,有时也会出现岔子,所谓智者千虑必有一失。

有时定好了在某时要完成的某事又是相当重要的,错过了会坏事,错过了有时就永远错过了!“早知如此,我就……”没用,我们要清楚临时抱佛脚是会坏事的。我们在工作中要做到前置作业。永远把完成任务的最后时间截止到被要求的时间前面。前置作业有以下好处:

提前处理事务,而不是把事情放在最后的关头去做,在时间上就拥有了主动权。在相对宽裕的时间内做事,选择最佳方案的机会就会增加,避免仓促决定。因为准备工作做得好,工作进展会相对顺利;同时,不会为了早出结果敷衍了事,而是把精力更多地用于做好事情本身。

生活中的意外随时随地都会发生,如果你把完成工作的时间正好定在被要求的时间,你的计划往往会被打乱,因而变得非常被动。在被动的情况下完成任务,工作效果难免大打折扣。

如果你的工作是连续的,或与其他同事、部门关联,一旦你的环节出了问题,牵一发而动全身。更糟糕的是,你可能因此无法按时完成工作。提早完成作业,你可以在报告之前仔细检查工作结果,如存在错误或不足,能够及时加以改正、完善,从而让你的工作更加完美。人非圣贤,你怎么敢保证你的原始“作品”就是好的呢,多给自己一个机会,离成功就会更近一步。

工作时间过于仓促,人就会产生焦虑的心理,严重影响饮食、睡眠和心情。长此以往,你恐怕会处于亚健康状态。这种状况也会在很大程度上影响你的工作效率,从而形成恶性循环。

凡事不能推到明天

哈佛大学人才学家哈里克说:“世上有93%的人都因拖延的陋习而一事无成,这是因为拖延能杀伤人的积极性。”

在工作中,你是一个办事拖拉的人吗?拖延是人性的一种弱点,如果每当你遇到糟糕的情况,你总是说“我应该做它,但应付它现在已经太晚”,那么,你的“拖延”误区的形成则不能归咎于外在力量的影响,它完全是由你自己的因素造成的。

拖延是一个将导致许多误区的恶魔。很少有人能坦率地承认他们是不拖延的。实际上,拖延是不存在的,因为你只是没有做你打算做的事而已。它实际上是一种反映了神经官能症的情绪副作用和固定的行为模式。对大多数人来说,拖延实际上总是会使他们期待已久的幸福迟迟不能到来。

我们在自己的工作中,有着种种的憧憬、种种的理想、种种的计划,如果我们能够将这一切的憧憬、理想与计划,迅速地加以执行,那么我们在事业上的成就不知道会有多么的伟大!然而,人们往往有了好的计划后,不去迅速地执行,而是一味地拖延,以致让一开始的满腔热情逐渐的冷淡下去,使幻想逐渐消失,使计划最后破灭。

一日有一日的理想和决断,昨日有昨日的事,今日有今日的事,明日有明日的事。今日的理想,今日的决断,今日就要去做,一定不要拖延到明日,因为明日还有新的理想与新的决断。

拖延的习惯会妨碍人们做事,因为拖延会消灭人的创造力。有热忱的时候去做一件事,与在热忱消失以后去做一件事,其中的难易苦乐相差很大。趁着热忱最高的时候,做一件事情往往是一种乐趣,也是比较容易的;但在热情消灭后,再去做那件事,往往是一种痛苦,也不易办成。

今天的事情不去做,一直拖延着。其实在拖延中所耗去的时间和精力,就足以把今日的工作做好。所以,把今天的事情拖延到明日去做,实际上是很不合算的。比如当你收到一封信时,看过之后,需要回复,如果你不立即回复,等过了几天,你又要耗费时间去看信,所用的时间就要比立即回复时所用的时间要多。因此,许多大公司都规定,一切商业信函必须于当天回复,不能让这些信函搁到第二天。

命运常常是奇特的,好的机会往往稍纵即逝,犹如昙花一现。工作也是如此。机会也总是青睐那些不拖延,立即行动的人。如果当时不善加利用,错过之后就后悔莫及了。

决断了的事情拖延着不去做,还往往会对我们的品格产生不良的影响。惟有按照既定计划去执行的人,才能增进自己的品格,才能使其人格受到他人的敬仰。其实,人人都能下决心做大事,但只有少数人能够一如既往、自始至终地去执行他的决心,而也只有这少数人是成功者。

当一个生动而强烈的意念突然闪现在一个作家脑海里时,他就会生出一种不可遏制的冲动,提起笔来,要把那意念描写在白纸上。但如果他一拖再拖,那么,到了后来那意念就会变得模糊,最后,竞完全从他思想里消失了。

一个神奇美妙的幻想突然跃入一个艺术家的思想里,迅速得如同闪电一般,如果在那一刹那间他把幻想画在纸上,必定有意外的收获。但如果他拖延着,不愿在当时动笔,那么过了许多日子后,即使再想画,那留在他思想里的好作品或许早已消失了。

灵感往往转瞬即逝,所以应该及时抓住,要趁热打铁,立即行动。

更坏的是,拖延有时会让你步人悲惨的结局。恺撤大将只因为接到报告后没有立即阅读,迟延了片刻,结果竟丧失了自己的性命。曲仑登的司令雷尔叫人送信向恺撒报告,华盛顿已经率领军队渡过了特拉华河。但当信使把信送给恺撒时,他正在和朋友们玩牌,于是他就把那封信放在自己的衣袋里,等牌玩完后再去阅读。读完信后,他情知大事不妙,等他去召集军队的时候,时机已经太晚了。最后全军被俘,连他自己的性命也丧在敌人的手中。就是因为数分钟迟延,恺撒竟然失去了他的荣誉、自由和生命!

没有别的什么习惯,比拖延更为有害。更没有别的什么习惯,比拖延更能使人懈怠、减弱人们做事的能力。

人应该极力避免养成拖延的恶习。受到拖延引诱的时候,要振作精神去做,并且坚持做下去。这样,自然就会克服拖延的恶习。拖延往往是最可怕的敌人,它是时间的窃贼,它还会损坏人的品格,败坏好的机会,劫夺人的自由,使人成为它的奴隶。

要医治拖延的恶习,唯一的方法就是立即去做自己的工作,要知道,多拖延一分,工作就难做一分。

“立即行动”,这是一个成大事者的格言,只有“立即行动”,才能将你从拖延的恶习中拯救出来。

集中精力,心无旁鹜

在工作、学习中,如何提高我们的工作效率呢?我认为最实用、最重要的方法则是——集中精力、高度投入。

“蚓无爪牙之利,筋骨之强,上食埃土,下饮黄泉,用心一也。蟹六跪而二螯,非蛇鳝之穴无可寄托者,用心躁也。”所谓“用心一也”,就是“集中精力,心无旁骛”。

有效地把精力、时间集中在当前所做的事情上,就可以产生能量聚焦效应。高度专注、高度投入,这是提高效率最简单最有效的秘诀。

把有效的时间、精力集中到我们现在所做的一件事情上,高度地投入、高度地专注。会给我们很大的动力,它会让你不知什么是疲倦。

高度地投入,高度地专注,就是说只有把自己的注意力和精力集中到已经确定的目标上,并且贯穿到为实现目标而采取的行动上。

平时我们总能看到许多人心绪不宁,焦躁不安,干什么事都不能静下心,不能集中注意力做好手头的工作,结果不是耽误了时间,就是错过了机会,到最后完不成确定的任务,得到两手空空的结果。

之所以常常分心,是因为没有牢记自己追求的目标是什么,当目标被一系列繁杂的琐事遮挡着看不清楚的时候,人往往会产生一种茫然的感觉,反应在行动上便是迟钝和分心。

不能紧紧盯着自己追求的目标工作,也就无法专心致志地做手头上事,结果便大大降低了工作效率,影响了目标的顺利实现。因此,一个人在做一件事情时,而应该把注意力集中到此时此刻所发生的事上。要清楚头脑中那些分散注意力,产生压力的想法,排除分散注意力的一些人和事的干扰,使你的思维完全集中到当前的工作状态。

成功人士都认识到集中注意力的重要性。

沃尔玛公司的创始人萨姆沃尔顿一生致力于沃尔玛商店的经营。他为自己制订出一系列长期目标和工作重点,并且心无旁骛、坚持不懈地追求这些明确的长期目标。很快,沃尔玛商店从一个个小镇,异军突起,最后遍布于世界各地,截止2000年,沃尔玛商店总数已有8000多家。萨姆就是这样一个善于掌控了自己发展方向的人,他不断地拓宽公司的发展,创造了一个个奇迹。

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