比如在上报报告、提案等文件时，可以按照“一页纸原则”形成摘要，列出目录并标明重点。“一页纸原则”是指：下属向上级上报文件时，如果所报文件内容超过两页纸，应在文件前附上不超过一页纸的简洁摘要，最好做到令上级无须翻阅整个报告正文便可了解全部要点。历史上，许多名人也有此习惯，如在1941年，英国首相温斯顿·邱吉尔，要求其海军司令用一页纸写下如何调整英国皇家海军以适应现代战争的要求。著名的石油大王洛克菲勒，也习惯于要求下属将报告形成摘要再上报。事实上，浓缩摘要是很重要的能力，它往往反映出在复杂抽象问题上综合把握关键点的能力以及思路的清晰度。
上报上级的报告内容应注意完整周详。下属应注意使文件、报告结构清晰、重点明确，论点应有客观数据、事实支持，应避免过多的主观判断，对于方案的利弊进行分析并对于未来方案执行的各种可能性进行切实、前瞻、系统的预测和建议，使上级易于决策处理。
在召开汇报会议时，下属应对提案准备充分，提出系统、具体的解决方案，最好能制作简洁的幻灯片以提高会议效率（演示文件应符合以下要求：文字精炼、表述明确；涉及到收入、利润、成本开支等数字性内容的应尽可能配以柱形图、折线图等加以反映、分析；涉及到现场情况介绍、外出拍照等内容的应配以照片）。如果无法做到以上要求，如果时间许可，最好将汇报会议延迟，直至准备充分为止。
在与领导交谈时，一定要简单明了。对于领导最关心的问题要重点突出、言简意赅。如对于设立新厂的方案，领导最关心的还是投资的回收问题。他希望了解投资的数额，投资回收期，项目的盈利点，盈利的持续性等等问题。因此你在说服领导时，就要重点突出，简明扼要地回答领导最关心的问题，而不要东拉西扯，分散领导的注意力。
“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”，在这个寸阴寸金的时代，时间就是金钱，提升工作效率就是在相同的时间内为企业创造更多的价值。提升工作效率能够降低企业成本，提升企业竞争力，为企业带来经济效益。提升工作效率也就是要告诉你的老板，你愿意努力让他所花费的钱物有所值，甚至物超所值。
2.电话技巧，勿以事小而不为
现代社会，各种高科技的手段拉近了人与人之间的距离，即使远隔天涯，也可以通过现代通讯技术近若比邻。事实上，我们在日常的沟通活动中，借用的最多的工具就是电话。一个办公室职员接拨电话的沟通技巧是否高明，常常会影响到他是否能顺利达成本次沟通的目标，甚至也会直接影响到企业、公司的对外形象。同时，如果你是领导的秘书，又处理不好领导的各类电话事宜，你就必定不是一个能让领导放心的好下属。因此，学习和掌握基本的电话沟通技巧和办公室电话礼仪是很有必要的。
（1）接听、拨打电话的基本技巧。
电话交谈只闻其声，不见其人，所有信息只能通过声音进行传播。所以，为了提高通话效果、正确表达思想，接听或拨打电话时，请注意以下六个基本技巧：
◇电话机旁应备记事本和铅笔。
通常，人们对日常琐事遗忘得比较快，即使是用心去记住的事，在经过9个小时之后，遗忘率也会高达70%，所以不可太相信自己的记忆，生活中的重要事项可采取做记录的方式予以弥补。若能在电话机旁放置一个记录本和一支笔，当他人打来电话时，就可立刻记录主要事项，以免遗忘。如不预先备妥纸笔，到时候措手不及、东抓西找，不仅耽误时间，而且会搞得自己狼狈不堪。
◇先整理电话内容，后拨电话。
给别人打电话时，如果想到什么就讲什么，往往会丢三落四，忘却了主要事项还毫无觉察，等对方挂断了电话才恍然大悟。因此，应事先把想讲的事逐条逐项地整理记录下来，然后再拨电话，边讲边看记录，随时检查是否有遗漏。另外，还要尽可能在3分钟之内结束。实际上，3分钟可讲1000个字，相当于两页半稿纸上的内容，按理是完全能行的。如果一次电话用了5分钟甚至10分钟，那么一定是措辞不当，未抓住纲领、突出重点。
◇要保持友好的态度。
有人认为，电波只是传播声音，打电话时完全可以不注意姿势、表情，这种看法真是大错特错。双方的诚实恳切，都饱含于说话声中。若声调不准就不易听清楚，甚至还会听错。因此，讲话时必须抬头挺胸，伸直脊背。“言为心声”，态度的好坏，都会表现在语言之中。如果道歉时不低下头，歉意便不能伴随言语传达给对方。同理，表情亦包含在声音中。打电话表情麻木时，其声音也冷冰冰。因此，打电话也应微笑着讲话。
◇注意自己的语速和语调。
急性子的人听慢话，会觉得断断续续，有气无力，颇为难受；慢吞吞的人听快语，会感到焦躁心烦；年龄高的长者，听快言快语，难以充分理解其意。因此，讲话速度并无定论，应视对方情况，灵活掌握语速，随机应变。
打电话时，适当地提高声调显得富有朝气、明快清脆。人们在看不到对方的情况下，大多凭第一听觉形成初步印象。因此，讲话时有意识地提高声调，会格外悦耳优美。
◇不要使用简略语和专用语。
将“行销三科”简称“三科”这种企业内部习惯用语，第三者往往无法理解。同样，专用语也仅限于行业内使用，普通顾客不一定知道。有的人不以为然，得意洋洋地乱用简称、术语，给对方留下了不友善的印象。有的人认为西洋学及外来语高雅、体面，往往自作聪明地乱用一通，可是意义不明的英语，并不能正确表达自己的思想，不但毫无意义，有时甚至会发生误会，这无疑是自找麻烦。
◇养成复述的习惯。
为了防止听错电话内容，一定要当场复述。特别是同音不同义的词语及日期、时间、电话号码等数字内容，务必养成听后立刻复述、予以确认的良好习惯。文字不同，一看便知，但读音相同或极其相近的词语，通电话时却常常容易搞错，因此，对容易混淆、难于分辨的这些词语要加倍注意，放慢速度，逐字清晰地发音。如1和7、11和17等，为了避免发生音同字不同或义不同的错误，听到与数字有关的内容后，请务必马上复述，予以确认。当说到日期时，不妨加上星期几，以保证准确无误。
（2）当好领导的“接线员”。
◇转达电话的技巧。
常有这种情况：顾客打电话找领导，领导却不在办公室。这时，代接电话者态度一定要热情，你可用下面的方法明确告诉对方领导不在。告诉对方领导回公司的时间，并询问对方：“要我转达什么吗？”对方可能会说出下列几种愿望：①稍后，再打电话；②想尽快与××总经理通话；③请转告××总经理……
如果领导暂时不能回公司，则可告诉对方：“领导出差在外，暂时无法联系，如有要紧事，由我负责与领导联系行吗？”另外，当不便告知具体事项时，要留下顾客的姓名、电话、公司的名称。若受顾客委托转告，则应边听顾客讲边复述，并按内容认真记录。给领导打电话联系时，应告诉领导：顾客的姓名、公司名称、电话号码、打来电话的时间，并与领导一一确认。
无论如何，都必须复述对方姓名及所讲事项。通话结束应道别：“我叫××，如果领导回来，定会立刻转告。”自报姓名，其目的是让对方感到自己很有责任感，办事踏实可靠，使对方放心。
◇灵活应对找领导的各类电话。
如果你是领导的秘书，可能会频繁地接到很多找领导的电话，对于这些电话，不可采用“一刀切”的方式对待，而要根据不同的来电灵活应对。
如果来电话的人是领导的至亲，如家人、朋友、医生、老师……接到这类电话，你可以说：“我知道老板很想立即与您通话，您稍等，我立即把您的电话转给老板。”
如果来电话的人是公司的重要客户，恰好领导暂时不方便接听电话，你应说：“我知道老板很想接您的电话，他现在正在接另一个长途电话，等他处理完，我会叫他回电话给您的。”
如果来电者是领导不想接听电话的人，接到这类电话，下属要说：“我很抱歉，老板目前仍在开会，他没有时间来接电话。所以我只能建议您把您要说的写封信，然后寄到办公室来。”
如果领导正在参加重要会议，除了非常紧急的电话之外，一般不应该将电话转接到会场中去。领导在开会时都不希望被无关紧要的电话打扰，而且参加会议时人比较容易出现弹性疲劳，不适合接听电话。在这种情况下，可以将所有的电话全部据实记录下来，等会议完毕之后再转交给领导。
◇慎重对待领导亲友的电话。
领导对部下的评价常常会受到其亲友印象的影响。打到公司来的电话，并不局限于工作关系。领导及先辈的亲朋好友，常打来与工作无直接关系的电话。他们对接电话的你的印象，会在很大的程度上左右领导对你的评价。
例如：当接到领导夫人找领导的电话时，由于你忙着赶制文件，时间十分紧迫，根本顾不上寒喧问候，而是直接将电话转给领导就完了。当晚，领导夫人就会对领导说：“今天接电话的人，不懂礼貌，真差劲。”简单一句话，便会使领导对你的印象一落千丈。可见，领导及先辈的亲朋好友对下属职员的一言一行非常敏感，期望值很高，请切记时刻严格要求自己。
3.懂得礼让，避免“功高盖主”
下属立了功、受了表扬，要懂得把功劳归于自己的领导。从某个角度来说，立功受赏，看似荣耀，其实也可能是一件很危险的事情。对于某些胸怀不够坦荡的领导来说，被别人比下去本来就是件令人恼恨的事情，何况是被自己的下属抢了功劳。如果自己的顶头上司一次次夸奖自己，说现在的年轻人有能力，那么他的潜台词，有可能是在说他不行了，你的能力可能对他存在威胁。所以超过你的上司，这对你来说并不见得是一件幸运的事情。
作为下属，应该记住，任何时候都不要显得比领导高明，即使在非工作场合，也要给领导留足面子，让他始终占据着主导地位，有什么风光，还是让给领导去占，自己低调做人。多数领导总是希望自己在处理一切重大事情上都比其他人高明，所以你要明白，作为下属，自以为是的高明总是讨人嫌的，也特别容易招惹同僚和领导的嫉妒。因为大多数人对于在运气上被人超过并不太介意，却没有一个人（尤其是领导人）喜欢在智力和能力上被别人超过，而你时常流露出的“聪明”和“创意”会让别人产生不悦。因此，对寻常的优点不必过于掩盖，而在智力上绝对不要哗众取宠，刺激你的领导，因为智力是人格特征的“广告牌”，是领导最大的面子，冒犯了它无异于犯下“弥天大罪”。
三国时期，曹操的谋士杨修是个聪明绝顶的人。有一年，工匠们为曹操建造相府的大门，当门框做好，正准备做门顶的椽子时，恰好曹操走出来观看。曹操看完后在门框上写了一个“活”字，便扬长而去。杨修见状，立即叫工匠们拆掉重做，并说：“丞相在门框上写个活字，意思是‘门’中有‘活’即‘阔’字，就是说门做得太窄小了，要‘阔’大。”杨修的确够聪明，竟然能够从一个字揣摩出曹操的心里所想，但他的聪明，也招致了曹操的嫉恨。
建安二十四年，曹操与刘备争夺汉中，屡遭失败。曹军不知道是进还是退，曹操便以“鸡肋”二字为夜间口令，将士们都不解其意，只有杨修明白：“鸡肋就是吃起来没什么味道，丢掉又觉得可惜，丞相的意思是要撤兵啊！”他便私下告诉大家收拾行装，随时准备撤兵。没多久，曹操果然下令撤军了。当曹操知道杨修事先把机密告诉大家时，终于找到借口，以“泄漏机密，私通诸侯”的罪名，将杨修杀掉。
聪明的下属不应该让你的领导感到你比他强，而使他随时有被你取代的危机感。如果你想向领导提出忠告，你应该让他觉得，你只是在提醒他某种他本来就知道，不过偶然忘掉的东西，而不是某种要靠你解释才能明白的道理。如果你把握不好这个度，很可能导致自己“再就业”。
有了业绩和功劳自然要记到领导或老板的帐上，切不可统统据为己有，更不可洋洋得意，居功自傲，盛气凌人，目空一切。不要认为你人品好，能力超强，位高功著就能在单位长久的呆下去。如果你的威信，你的名望超过领导时，千万要小心！即使自己为工作的顺利完成起到了关键性作用，也不应居功自傲，而应看到领导在布局谋篇等方面给予的指导。即使没有领导的指点，若仍能把功劳归于领导，这种“礼让”的做法一定会获得领导的好感。不仅如此，作为下属也会在以后的工作中受到领导更多的帮助和支持。
在汉宣帝时代，有一位叫做龚遂的官吏，七十多岁高龄时还被汉宣帝派去渤海任太守，治理连年灾害的渤海。龚遂清廉善治，他到任以后，安抚百姓，鼓励农民生产种植。通过几年治理，原来百姓不堪忍受饥饿，聚众造反，政府无策的渤海，变成了社会安定，百姓安居乐业，温饱有余的安逸之所，龚遂也因此名声大振。
