第28章 公文写作方法要领(27)

公约与守则相比，二者都是为了特定的目的、维护共同的利益而要求人人遵守的行为准则，具有广泛的群众基础，其篇章都较为简单，写法也大体相似。但公约多用于公共事业方面的道德和行为规范，而守则除用于规定各行各业人们的道德和行为规范之外，还往往用于具体操作规范。并且公约多是一定范围或行业的社会成员自行倡议制定并自觉共同遵守，而守则一般由主管机关或部门制定，要求所属成员必须严格遵守。

公约的结构模式较为简单，大体包括如下几部分。

1．标题。

可直接标明公约的适用主体及文书种类，如《首都市民文明公约》、《火车站文明公约》等。

2．正文。

这是公约的主体部分，用来反映公约的内容。要明确地交代清楚受众应该遵守的行为规范和道德规范，应该做什么，反对做什么，要写得明晰可见。有时也可只写“应该做什么”，而将“不应做什么”蕴含其中，可视情而定。在内容阐述上要注意讲求针对性，而且要力求具体，多触及实质性的东西，切忌空洞浮泛。用语要做到通俗易懂，使人看得清楚，听得明白，为此，一般多采用韵文形式而写，其句式、字数整齐匀称，读之和谐悦耳，朗朗上口，易读易记。例如《首都市民文明公约》的正文部分：

一、热爱祖国热爱北京

民族和睦维护安定

二、热爱劳动爱岗敬业

诚实守信勤俭节约

三、遵守法纪维护秩序

见义勇为弘扬正气

四、美化市容讲究卫生

绿化首都保护环境

五、关心集体爱护公物

热心公益保护文物

六、崇尚科学重教尊师

自强不息提高素质

七、敬老爱幼拥军爱民

尊重妇女助残济困

八、移风易俗健康生活

计划生育增强体魄

九、举止文明礼待宾客

胸襟大度助人为乐

这是一则颇为典范的韵体公约。全文写得篇幅精短，语句对仗，合辙押韵，易懂易记，很富有特色。就是这短短的9条144个字，凝聚了首都市民树立良好社会风尚，建设文明北京城的共同心愿。

3．落款。

公约的落款通常应载明制定单位名称和制定日期。当制定人名称或者日期已经在标题中或其下方出现时，则可不写落款。

写好公约的要领包括以下几个方面。

1．主题要鲜明，要与时代发展和社会进步合拍。

一篇好的公约就是一部催人奋进的号角。它要鲜明地体现时代精神，适应社会形势发展的需要，从而激发人们的爱国热情和服务意识，促进社会主义物质文明和精神文明建设的向前发展。因此，公约写作的关键就是要确立一个鲜明的能够体现时代特征的主题，它是贯穿全文的一条“红线”。如《首都市民文明公约》一文，其主题的确立即是如此。早在1984年，北京市就制定了《首都人民文明公约》。十几年过去，随着社会经济的发展和人们思想观念的变化，新形势对广大市民的文明素质提出了新的更高层次的要求。这样，时代的发展，社会的进步，使得对原《公约》的修订提到了议事日程。从修订后的新《公约》来看，它很好地体现出当今社会形势的发展对人们道德和行为的需求，具有鲜明的时代特色。

2．内容要全面、具体、简明。

订立公约，是一定范围内全体社会成员的自我约束机制，其所涉及的内容必须做到全面、完整，不能有所遗漏。《首都市民文明公约》一文在这方面表现得颇为突出，它就政治素养、遵纪守法、待人接物、行为举止、计划生育等诸多方面的内容事项均作出了约定，给人以完整、深刻的印象。而且，这些内容事项，既具体又简明，便于人们自觉遵守，也便于督促和检查。无论是内容比较宽泛的城市人民文明公约、乡规民约，还是内容比较集中的卫生服务公约、商店服务公约等，均要这样做。否则，就会失去公约的应有价值。

3．要广泛征求意见，走群众路线，以便增强其适用性和可行性。

这是公约形成和生效的基础。顾名思义，“公约”就是公众之约，它代表的是人民群众的意见或意志。有鉴于是，在制订过程中必须注意发扬民主，让大家充分进行讨论，集思广益，以便使所约定的内容事项更加贴近实际，更好地发挥其应有的作用。公约的写作，一定要坚持“从群众中来，到群众中去”的原则，是实实在在的“取”之于民，又“用”之于民。特别是诸如商店服务公约和医疗卫生公约等，更能鲜明地体现出这一点。

从公关学的角度来讲，制定公约时走群众路线，广泛征求社会各界的意见，是组织（公约的制订主体）的一种公关行为，它有利于提高组织的知名度和美誉度。在当今社会主义市场经济体制下，制定公约的这一“程序”就显得更为必要。

4．篇幅要简短，用语要精练、得体，符合规章制度类文体的特点和要求。

制定公约的目的在于使之成为人们自觉遵守的道德规范和行为准则，或者是为了警示自己，便于群众监督，它一般要采用张贴（或登报）的形式公布于众，故而在篇幅上应力求简短，切不可拉杂冗长。同时，这样做也便于群众记忆，使公约的内容深入人心。用语一定要精练、得体，对所约定的每项内容必须认真锤炼，反复推敲，做到字字珠玑，掷地有声。特别是韵体公约，更应注意讲究这种“锤炼”的功夫。它一般是四字一组，类似通常所谓“顺口溜”的写法，讲求韵律的和谐，读起来朗朗上口，合辙押韵。从某种程度上讲，这种韵体公约比散体公约更有优势，更能发挥它的应有作用，值得提倡并加以发扬光大。但要注意此种韵体公约的写作，不能一味地追求韵律和谐而恣意堆砌硬凑，以致流于形式，变成空洞无物、华而不实的“文字游戏”。因词害义，是公约写作最要不得的东西。

五十一、怎样撰写大事记？

〔解答〕大事记是以时间为顺序，用简明扼要的文字如实记载和反映一个单位在一定时期内所发生的重大事件或重大公务活动。认真编写机关大事记，是秘书部门的一项重要工作。大事记可以比较完整、清晰地反映机关工作的发展轨迹，使人们从正确的事件中总结经验，从错误的事件中吸取教训，进而掌握工作规律，提高工作效率和管理水平。机关大事记具有重要的史料价值，它不仅具有备查作用，还可作为总结、检查、统计和资料编纂的重要依据。

对于一个机关（单位）来说，所谓“大事”，是指一定时间、一定范围内发生的具有重要意义、涉及面广、影响深远和有一定历史价值的事件。它的空间，包括所在的整个机关（或地区、系统）；它的内容，包括自然、地理、经济、文化、业务工作等方面。

在现代，各机关（单位）大事记应予记载的内容主要包括以下几方面。

1．全国、全省（市）的重要社会活动、改革措施对本机关（单位、地区、系统）的影响以及干部群众的反映。

2．本机关（单位）的重要活动、重要会议及其所作出的重要决策。

3．本机关（单位）和本机关（单位）批准的主要领导人的调动、任免、奖惩、退（离）休和逝世。

4．本机关（单位）及本机关（单位）批准的机构的建立、合并、撤销、名称及隶属关系的更改、体制变化、区划调整等。

5．本机关（单位）颁发的重要文件、规章制度以及上级领导机关（主管部门）针对本机关（单位）所发出的各种文件。

6．上级领导机关和主管部门来本机关（单位）检查、指导工作，以及著名人物来本机关（单位）的重要活动。

7．本机关（单位）领导人参加的重大活动、重要外事接待工作和出访，以及本机关（单位）著名人物重要的对外活动。

8．本机关（单位）出台的重大改革措施、取得的重大成绩和重大的发明创造。

9．本机关（单位）发生的重要案件、事故、事件以及本地区发生的重大社会动态、气象变化以及严重自然灾害及其善后处理情况。

10．本机关（单位）对所属部门和先进人物的命名、嘉奖，以及上级领导机关（主管部门）对本机关（单位）及所属部门和人物的命名和嘉奖。

11．重要建设项目的竣工、验收、投入使用及其经济效益。

12．第一次出现的新事物。

13．其他需要记载的各种大事、要事。

大事记从不同角度可以分为多种类型。

（1）按性质分，有机关（单位）工作大事记，国家或地区（系统）大事记，专题大事记，传记性大事记等；

（2）按内容分，有综合性大事记（反映一个国家、一个地区、一个机关、一个单位各方面大事）和专门性大事记两种；

（3）按体裁分，有条目式大事记和表格式大事记两种；

（4）按名称分，有大事年表、大事记述、大事年谱、月表等；

（5）按编写形式分，有的以时系事（即按年、月、日逐条记述），有的以事系时（以问题为主，每一个问题再按年、月、日时序分别记述）。

大事记的内容结构通常由标题和正文两部分组成。

1．标题。

包括单位名称、时间跨度和文种三个要素，如《市人民政府2005年度大事记》，也有的只写内容和文种两个要素，如《希望工程大事记》等。

2．正文。

正文是大事记的核心部分，一般按时间先后顺序，将本机关、本单位所发生的大事、要事记写清楚。采用分条表述形式，每条用一句话，分为时间和事件两项内容。

（1）时间。

时间的连续和有序，反映事物的发生、发展过程和行政管理工作的进展情况。因此，大事记必须按照时间的先后顺序记明年、月、日。有的重要事件还要求记清楚上午、下午或晚上的具体时间；有的工作事项不是一天完成的，则应记明起止日期，时间延续较长的某项工作，可以分为几个主要阶段分别记载。

（2）事项。

即大事记需要记载的大事、要事，通常是一事一记。如果一天之内发生几件大事，则按发生的先后顺序逐项记载，每件大事记为一条，每一条一个自然段。如果是连日组成一件大事的，一般是放在事情的最后一天记载。

写作这一部分，要遵循一事一记的原则，用简洁凝练的语言写清“是什么事——是谁做的——有什么特点、意义”。如果所记事件持续时间较长，则要写清截止日期，内容要完整、全面。

写好大事记的要领包括以下几个方面。

1．要真实。编写大事记，必须坚持客观求实的原则。要尊重史实，反映事实真相。与事件或活动有关的人、事、时、地、数字等都必须真实准确，不能凭主观臆断或者道听途说去编造，否则就会失去大事记的应有价值。

2．要完整。首先要按时间发展的先后顺序依次编写，不要中途间断；其次不要遗漏应该记载的事件与活动；最后是每条大事尽管文字极其简短，但其所载的要素应力求齐全，包括有关事件或活动的起因、过程、涉及的部门、人员及结果等，都要作出完整反映。

3．要突出。大事记要记载“大事”、“要事”，不能事无巨细地将所有事项都写进去，必须突出重点。所谓重点，是指本机关在贯彻执行党和国家的方针政策中所采取的重大部署、措施以及所作的决定、决议；全国、全省、全市以及全县性的大事、要事在本机关的反映；本机关召开的重要会议情况；本机关的组织变动情况，诸如主要领导人的调动、任免、奖惩等人事情况，内部组织机构设置的变动，人员编制的变化等等；本机关颁发的和上级领导机关对本地区发布的重要指示、决定、规定、通知等文件；本地区、本机关在工农业生产、城乡建设、财政贸易、文教卫生等方面取得的重大成就以及科技方面的重大发明创造；本机关主要党政领导人参加的重大活动，重要的外事活动和出访，上级领导来本地区、本机关进行检查、指导工作的情况；本地区发生的重大事故及后果，气象的重大变化、严重的自然灾害及对其善后处理的情况，重大的社会动态以及其他需要记载的事项。

4．要简明。大事记是对有关事件或活动的综合记载和反映，具有很强的概括性。特别是有些重要会议或重大活动，往往需要持续数日或者相当长的时间，其所涉及的内容较为繁杂，在这种情况下，要将其准确无误地编入大事记，就必须讲求用语的精要，能用一句话即可载明的，决不写成两句。

5．要及时。编写大事记，还要做到迅速、及时，力求“当日事当日记”，逐日进行记载。要特别注意对于那些持续时间较长的重要会议或重大活动，应在结束之时及时作出综合记载，不可拖延迟缓。否则，时过境迁，容易影响大事记的准确性。

6．要清楚。机关（单位）任何大事、要事都发生在一定的时间。因此，大事记对每一件大事、要事都必须写清楚发生的时间年、月、日，特别重要的工作事项还要准确到时、分，甚至秒，原则上不使用诸如“近日”、“最近”、“上旬”、“中旬”、“下旬”、“月初”、“月底”等不确切的日期表述。一般地说，正式文件应记生效日期；会议则记录召开日期，连续几天的会议，记明起止日期；大事记的条款，要严格按照事件发生时间的先后顺序排列，先排有准确时期的，后排接近准确日期的；日期不清楚的附于月末；月不清者附于年末；年不清者，原则上不予记载；个别特别重要的事项，其发生的时间一时搞不清的，也可以留待日后查证补充。

五十二、怎样撰写先进事迹材料？

〔解答〕先进事迹材料又称典型材料，是如实记载和反映工作、生产和学习过程中涌现出来的先进单位、先进人物的优秀事迹的书面文字材料。其作用在于弘扬先进，树立典型，使广大干部群众有所效仿，见贤思齐，从而尽心竭力地做好本职工作。