一般而言，一个得体的声音应该能够：
显示你的沉着、冷静。
吸引他人的注意力。
让过于激动和正在生气的同事冷静下来。
引导他人支持你的观点。
更加有力地说服他人。
使你的决定深入对方心里。
与此相反，如果你在与客户进行电话沟通时无法控制自己、内心混乱或紧张不安时，你所发出的声音一定会显得慌乱不安、表达不当。有时，一个人说话嗓门过大，可能正说明他处于一种紧张不安之中。说话支支吾吾，会让人觉得你情绪不定，或者让人觉得你是在撒谎。
美国宾夕法尼亚大学有一位专门从事人的焦虑症研究的心理学家，据他观察，一个人是否紧张，主要是看他发出的声音是否舌头打转、结结巴巴、语言重复和频繁使用“噢”、“啊”等口头语。为此，他专门研究美国历届总统候选人的临场表现。在1988年布什和杜卡基斯的首轮竞选结束后，他就发现杜卡基斯十分紧张，这一情绪使他表达自己的观点时，显得不是那么自信，进而影响了选民对他的看法。当第二轮辩论结束时，杜卡基斯明显比在第一轮中显得更加紧张和不安。在第二轮中，他演讲的出错率从55%上升到了11%。相对于布什能够准确地使用词语表达自己的观点并有很强的自我控制能力来说，杜卡基斯受不良情绪的影响，使演讲毫无感染力，更加无法说服选民，从而导致最后的竞选失败。
总的说来，强有力的声音感染力会使对方很快接受并喜欢上你，对建立瞬间亲和力有很大的帮助。从沟通要素来看，声音感染力来自3个方面：声音特性、措辞和身体语言。
（1）声音特性
主要因素有：音量、语调、语气、语速和节奏。
①音量
在电话中，适当的高音要比低沉的声音更易让对方接受，也较容易给对方留下清晰的好印象。太过平淡的声音会使人注意力分散，产生厌倦情绪，尤其是我们要解释一个重要的问题，且所花时间较长的情况下。而且在重要的词句上，我们要用重音。因此，接听电话时，声音最好比平常稍微高些。但是，太高太大的声音也会使对方感到不舒服，将声音稍微提高些，尽量说清楚，效果就会很不错。有些公司会教那些患感冒或身体较虚弱的人，接电话时要用高一些的声音，以能让对方容易接受的程度为佳。
由于商业电话需要正确的资讯，所以特别重视声音的传达。
②语调
语调能反映出一个人说话时的内心世界，表现出个人的情感和态度。当你生气、惊愕、怀疑、激动时，你表现出的语调也一定不自然。从你的语调中，人们可以感到你是一个令人信服、幽默、可亲可近的人，还是一个呆板保守、具有挑衅性、好阿谀奉承或阴险狡猾的人，你的语调同样也能反映出你是一个坦率而且尊重他人的人。
在打商务电话的过程中，要注意不断地变化语调。说话的语调不应是一味平铺直入的，而要抑扬顿挫富有节奏。而且口头表达的多样化能够保持人们的兴趣和参与意识。
无论你谈论什么样的话题，都应保持说话的语调与所谈及的内容相互配合，并能恰当地表明你对某一话题的态度。要做到这一点，你的语调应能：
向他人及时准确地传递你所掌握的信息。
婉转地劝说他人接受某种观点。
倡导他人实施某一行动。
果断地做出某一决定或制定某一规则。
③语气
公司人员与客户通电话时，要注意自己所用的语气。语气要不卑不亢。第一，不能让客户觉得我们是在求他们，例如，“这件事情全靠您了。”这种唯唯诺诺的语气会传送一种消极的印象给客户，同时也不利于建立专业形象。试想，有哪一位专家是在求人呢？第二，不要让客户感觉到我们有股盛气凌人的架势，例如，“你不知道我们公司啊？！”这样，很容易给客户留下不好的印象，这笔生意极有可能因此而泡汤。
④语速
在与客户进行电话沟通时适时把握自己的说话速度，是我们每个人都应该注意的问题。在语言交流中，讲话的快慢将不同程度地影响你向他人传递信息的效果。速度太快如同音调过高一样，给人以紧张和焦虑之感。如果你说话太快，以至于某些词语模糊不清，他人就无法听懂你所说的内容。
另一方面，如果速度太慢，则表明你反应迟钝、过于谨慎。例如，有一位推销员，他发现自己经常无法把要说的话在限定的时间内说完。他有时行驶了50公里的路程赶到一位顾客家中，却只有15分钟时间介绍自己的产品。他发现自己最大的困难之一是如何组织自己应该说出的话。后来，他请教一位语言专家，专家听了他的情况之后，建议他从学会调整自己的速度开始。在他开始练习调整声速之前，一般人只需要10分钟便可轻易讨论完的问题他却要花15分钟。通过训练，他可以在10分钟内有效讨论别人要费20分钟的问题，他可以随意的加快或减慢速度。
⑤节奏
我们在说话时由于不断发音与停顿而形成的强、弱有序和周期性的变化就是节奏。在日常生活中，大多数人不用考虑说话的节奏。而在我们拨打商务电话时不断改变节奏以避免单调乏味是相当重要的。声音的感染力也体现在讲话的节奏上。
节奏一方面是指自己讲话的语速，另一方面是指对客户所讲问题的反应速度。你有没有这样的经历，当你自我介绍：“我是天伟公司的李超。”客户在电话那边说：“什么什么，你说什么？”客户显然没有听清楚你在说什么，尤其是你说的公司对他来说是陌生的。自己讲话速度太快，可能使客户听不太清楚，从而使客户失去兴趣；而太慢的语速往往又会缺乏激情。
另外，对客户的反应速度也很重要。对客户的反应如果太快，例如，客户讲：“我说这件事的主要目的是……”这时公司人员抢着说：“我知道，你主要是为了……”公司人员因为知道客户要说些什么，而打断客户说话的情况会传递一种不关心客户，没有认真倾听的信息给客户。
（2）措辞
措辞的要素主要有简洁、专业、积极。
①简洁
由于在电话中时间有限，加上商业事务繁忙，所以在电话沟通中尤其应该注意言辞的简洁，但又能将自己的意思完整表达。
简洁，一方面是指用词要简洁，例如，“我是北京的，天达公司的，我叫陈××，我们是提供电脑培训服务的。”这是一个公司的电话营销人员的开场白，如果你是客户的话，听到这样的话，有何感想？这句开场白其实可以用一句话来表达：“我是北京天达公司的陈××，我们主要提供电脑培训服务。”在电话中，我们在不影响沟通效果的前提下，尽可能用更简练的话来表达。
另外，在电话中尽量不要讲太多与业务无关的内容。当然，为了与客户建立关系，适当地谈些与个人有关的内容是十分有必要的，但要适可而止。不要耽误自己的时间，也不要占用客户太多的时间。
②专业
对于专门从事电话营销的人来说，产品、行业、竞争对手等方面的专业知识无疑是很重要的，而且这种专业性只有通过声音来传递。如果我们在客户面前丧失了专业性，客户对我们的信任程度肯定会大打折扣（当然要注意的是，在电话中尽可能不要使用专业太强的词汇，除非我们知道对方是相关方面的专家）。
如何才能提高我们的专业性？一方面同我们的专业知识有关，另一方面我们也要注意在自己的言辞上要自信，用肯定的语气。
从讲话方式上，运用逻辑性强的语句更易建立专家形象。例如，当客户问到一个专业上的问题时：“你们网络系统的可管理性是指什么？”公司人员有理有据地讲出一、二、三点时，其专业能力明白无误地表现出来，自然增强在客户心目中的地位，信任也更容易建立起来。
③积极
不同的措辞传送着不同的信息，即使我们想表达同一种意思，积极的言辞与消极的言辞所传递的效果也是不同的。例如：
“请问，您是电脑系统部的负责人吗？”
“电脑系统部是您负责吗？”
“请教一下，电脑系统部是由哪位负责的呢？”
“除了你负责，还有谁在负责电脑系统部？”
“谁负责电脑系统部？”
以上的几个问题，其目的都是一样，就是要找到电脑系统部的负责人，但这些问话所产生的效果却是十分不同的。
另外，我们在讲电话时，尽量用积极的措辞代替消极的措辞是非常必要的，例如，“我想了解一下你们公司今年电脑的使用情况。”这句话中，哪一个词用得不太好？是“了解”。“了解”是谁在获益？当然是询问方了。而如果我们将这个词换成“咨询”或者“请教”的话，客户的感觉肯定会好很多。
（3）身体语言
最为常用的可以影响声音感染力的身体语言是微笑。微笑可以改变我们的声音，同时也可以感染在电话线另一端的客户。
有句名言：“人一悲伤就会哭，因为哭就是悲伤。”现在我们借用这句话，把它改成：“人一高兴就会笑，因为笑就是高兴。”的确，笑容不只表示自己心情的好坏与否，那种亲切明朗的快乐会感染身旁的每个人。
这种情况和打电话是一样的，即使对方看不见你，但是愉悦的笑语会使声音自然的轻快悦耳，因而留给对方极佳的印象。相反，若接电话时板着脸，一副心不甘、情不愿的样子，声音自然会沉闷凝重，无法留给对方好感。因此，由于脸部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要常抱着“对方看到我”的心态去应对。不管何时，只要笑容可掬地接听电话，就会把明朗的心情传达给对方。
