登陆注册
1365200000029

第29章 各种会议的沟通 (2)

一位好的主持人将能控制会议朝预定的方向走,同时他也要留意控制时间,有效地利用每一分钟。但控制的工作也包括避免会议进行得太快。当你在做上述工作时,也许会有人埋怨你干涉得太多了。在这种情况下你一定要留意自己的态度,批评者很可能是因为不满意你的控制方式,而并非不满意控制本身。如果他们明白,你是为了组织着想,希望使讨沦更民主而且更富有效率,他们就不会做过分的批评了。

在讨论进行当中,我们应注意“某一项目已达到足够的讨论:的信号。失去兴趣和离开主题都是该停止讨论的征兆。这时候主持人应作结论来结束讨论,并且很自然地移转到下一个议题,同时并征求是否还有其他意见,以及大家是否愿意进行下一个议题。

发问的艺术与技巧

发问类型可分好几种:有一种是有关“事实的发问”。凡是寻找事实或情报的问题,及寻找某一广泛问题的事实答案,都属此类。例如,“这个问题是什么时候发生的?””多少人牵连在内?””灾难发生的时候、谁正在工作?”……诸如此类。

另一种是“解释的发问”。是指为探询有关事实或情报之意的问题。例如,“你怎样解释那件事……”,“我们怎样解释这篇财务部门交来的报告?”。

还有一种是“价值的发问”。是在要求对方的意见和判断。例如“这个问题有多严重?”就属于此类,因为“多严重”是一个牵涉到价值判断的说辞。通常在回答这类问题的时候,对方可能引证一些事实或情报,以支持自己的论点。因此,主持人一定要能够辨识出意见和事实间的差异。这一类的发问还包括:“这个新计量如何?”、“你为什么觉得这是最好的?”、“这会解决我们的问题吗?”、“我们应该接受对手的条件吗?”等等。

在讨论过程中,有关事实的发问在早期阶段最有效,因为这一阶段是以分析问题为重点。但在末期阶段为衡量解决方案以达成最佳决策时,则最常使用判断价值的发问。至于解释的发问,在整个讨论过程中,都是不可或缺的。

发问方式又可分为一般性的和反语性的二类。一般性的发问则是用以引发讨论的开场白,希望参与人中有某些人能就拟讨论的议题提出意见并进行讨论。这种发问方式也可以用来做归纳当时所发表讨论意见的一种方法。这一类发问包括:“我已经说过我的意见,有没有人持其他的看法呢?”或“我们已从很多角度讨论过。这个问题,我们大致上已经有了可行的方向了,没有人会反对我做个结论吧?”等等。

而反语性的发问则是用来启发思考,而不是用来寻求特定答案的。这种发问多半用来引发参与人的兴趣,引起他们集中注意力,或者建议他们从其他的角度深入探讨。这种发问包括:“毫无疑问,我们已享受了富裕的日子,但是如果目前的经济情况继续下去的话,我们应该如何去适应呢?”、“员工参与管理,就理论上而言是合理的,但我始终有几点怀疑,员工到底要参与决策到什么程度?

这能不能算是部分民主?”、“我们能确定员工不会侵犯到管理阶层的权力吗?”反语性发问一般都以声明或陈述开头,比如:“参与管理听起来很好……”,而后接着提出一个问题或相关问题,虽然这种发问并不要求立即解答,但却是以后群体慎重讨论的重心。

主持人不要坠入对每一个意见都加以评论的陷阱,因为这会阻碍参与人自由地交流意见。一般而言,参与人会有意识地对主持人发问,而较少对群体发问。当主持人不愿回答某些问题时,他可以以提出问题的方式进行“反击”或转向发问。所谓“反击发问”,就是指用问题反问发问人的一种技巧。当你不想马上将你的答案提供给对方,而希望让对方自己设法寻找解决办法之时,可以采用这种技巧,这是你促使群体解决问题的好办法,因为群体,尤其包括有你的下属参加在内,总是有接受上级意见的倾向,而不愿自己去另找答案。当然,你也要留心不要过度使用反问的技巧。如果是要查询较具逻辑性的资料,或是只有某一个人才知道某些资料时,反问是不合适的。

现举一例:汤平遇到了一个难题,由于他一向太依赖别人帮忙作决策,所以他就来向你求助他该怎么做。如果他是在开会时向你发问,你可以这样反问他:“汤平,你这个问题很值得研究,但是,由于你对这个问题的接触较多也比较熟悉,我想,依你过去的经验,你觉得怎样处理最妥当呢?”注意,这段话并不是放下汤平的问题,而是寻求问题作客观的评估并提高汤平的地位。在这种情况下,汤平不难提出各种建议,其他的人也可以帮忙修正或支持他的建议。

转向发问与反击发问很相似,只不过改变了反问的对像,也就是反问发问人以外的人,或反问整个群体。当你知道发问人不能提供自己满意的答案时,可以用这种办法。假定在上例中,汤平问了一个问题,你知道汤平是个新手,不太可能知道有效的答案,于是你就问:“汤平提出的是一个很重要的问题,有人能帮助他解决吗?”

另外一个办法,就是把问题指向曾经处理过类似问题并有经验的人。你可以说:“汤平提了一个很重要的问题。艾全,在你当夜班主任时,不是也遇到这种情况吗?你那时是怎么解决的?”当你做这样方式发问时,应先确定发问人的需要,要避免造成发问人的心理负担,同时不可伤害他的自尊心。

除此以外,大家不妨参考一下下面所谈到的提出问题的10大技巧。

除了上述的几种发问方式外,你可以为其他目的而采用各种变相发问技巧。但很多主持人,不顾及实际情况,总是用同样方式来发问。想想看,当主持人不断地用反问及改变方向发问是多么乏味的事!所以为了避免单调起见,请记住下列几种变相发问方式:

可用来试探对方了解情况程度的发问。

例如,“你的意思是说,有的部门职员太多,但有的部门职员却太少,因此,有些部门的工作量不胜负荷,是不是这样呢?”

帮助群体了解组织的政策及做法的发问。

例如“我承认我们对这一类问题,一向是这样处理的;我只是在想,我们以往为什么要这样做?”

你提出一个对全体员工和部下都有影响的计划,你曾对这个计划花了很多心血,但你知道它还有缺点,你把计划提出来对大家说明过后,希望得到一些建议。

那么,你可以这样说:“基本上,我认为这个计划很健全,但我想它一定有缺点,只是我没有发现。由于这个计划对我们都很重要,有没有人有更好的意见?”这样有效发问的秘诀,是在于你真心期望获得建议,而且你的心胸宽大,不会怀恨或拒绝他人的修正建议。

当群体遇到一个前所未有的问题时,提示每个人回想过去的背景是会有帮助的。

你可以说:“这真是一个新的经验,我们从事这一行这么久了, 我不记得曾否遇到过这种问题,你们有过处理这类问题的经验

吗?”这样,可以使参与人注意到问题的特质,从而集中精力思考类似的情况,进而解决问题。

如果群体在讨论一连串相关的问题,但却没什么进展。

你可以这样说:“我们已经讨论了好几个重要的问题,事实上,我们一直在这几个题目上绕圈子,而没有提出解决方案。那么,你们觉得哪一个是我们该先解决的核心问题呢厂如此来,群体会考虑该集中讨论某一个问题,而不是去探讨所有的问题。

如果讨论的只是表面现象,而不深入。

那么你可以说:“我们已经谈了好几件事,但是我们只是在谈它的征兆而不是在淡它的原因。各位觉得真正的原因到底是什么?”请注意你在作这种发问时,不可指责任何人,因为你与参与人应负同样的责任。事实上,也不是只有主持人才可以这样发问,而是任何人都可以这样发问。

为了引起热烈的讨论,你可用煽动性的口吻说话。

下面的发问是最好的例子,“这项建议看起来很可行,但是如果我们只在—个部门实施,而不管其他部门,你以为你们可以承担这种后果吗?”或者“你以为实施‘工作丰富化’计划,就可以使那个部门效率提高吗?”

有时候一个新提案已被详细讨论过,但主持人却不能决定是否该立即实施。

这时候你可以问:“我们似乎都已相当了解这个提案的优点,不过我不太确定,我们是该现在就这样做,还是再考虑一下,等下次开会再决定?”

你也可以用简单问题来探测参与人的意见是否一致。

“我们已从各种角度来研讨这个问题,而且似乎都已同意我们应该采取的行动,但是不是真的每一个人都同意呢?有谁还有疑问呢?”好的主持人不会以大多数的口头同意为依据,而必须真正确定大家的意见一致,因为沉默并不表示赞成。注意一定要给参与人足够的时间来回答你的问题。如果讨论的气氛很轻松,你也不太独裁,参与人会很愿意提出他们的疑问。

如果会议进行得很快。而且很快就达成了结论,但也许太快了。

你可以问:“我们似乎都同意该如此做,但是这将带来很大的改变,我在想,我们是否能接受这种改变?我们可否回去考虑一个早期再来讨论?”

如果你已经考虑成熟,决定朝某一方向去做,就不再用发问方式来试探,直接告诉他们就可以了。但是你若要他们考虑一下,就可以使用如此发问方式。既然使用发问方式,你就得准备接受他们的答案。

在讨论的时候,你不仅要关心你该用的发问方式及其深人程度,更要具备问话的技巧;也就是在该问的时间,以正确方式对该问的人,发问该问的问题。发问除了可获得情报外,还可促进沟通作用,帮助他人学习及增进彼此问的合作。

如何处理棘手的问题

在任何形式的会议的过程中。你都可能遇到一些令人不快的、笨拙的问题。其中之一就是有的参与人发言太长。此时,中止他的发言是很不明智的,因为这样做会使他自己及其他参与人难堪,而且他人可能认为你很仲裁。在我们未决定如何处置他之前,让我们想想看,他为什么会有这么多话。

首先,认真地听他说话,你可以发现他的需要,而得到如何帮助他的线索。也许他希望被人尊重,也许他觉得别人没有注意听或不重视他。遇到这种情况,你可以在会外私下约他谈并请他帮忙解决一些群体的问题,例如,请他帮助你使那些害羞的、不爱说话的参与人能踊跃发言。

同类推荐
  • 让学生言行一致的故事

    让学生言行一致的故事

    用心灵倾听,学会跟自己比赛,可贵的赞赏,把对手扶起来,做最好的那个自我,向自己约稿,十分钟赢得成功人生,怀有一颗感恩的心,虚掩的门。
  • 生命里的波纹:298个小故事,让你感悟一生

    生命里的波纹:298个小故事,让你感悟一生

    本书汇集了298个短小精干的让人感动的小故事,让您在意味深长的故事中去思考,去挖掘和探索,以“感动悟语”作为读后提示来进行点拨,使广大读者朋友在故事中受到启发、感动,进而能更加从容地应对生活中的各种问题,处理好各种社会关系,在生活这个迂回曲折的长廊中游刃有余,应对自如,不为风暴,一路前行,一路聆听心跳的语音。
  • 百年北大讲授给青少年的人生智慧

    百年北大讲授给青少年的人生智慧

    本书从学习、立身、处世、自身修养等方面,围绕北大精神,精心辑选了100多个小故事,这些故事或节选自北大名人典故,或为北大学子的成功案例,或者是北大教授或名人政要在北大授课和演讲时引用的故事,或为北大学子喜闻乐见,在北大学子之间广为流传的故事,希望对广大年轻学子的学习和成长有所助益。
  • 世界智慧书:改变命运的人生哲理

    世界智慧书:改变命运的人生哲理

    很多人为了获得智慧而费尽心思,殊不知,智慧却是随处可拾的,一滴水可以蕴藏着深奥的哲理,一个小故事也包含着深刻的智慧。真正充满智慧的人,往往能从身边每一件事情中悟出深刻的人生哲理,从中总结出真智慧。由此可见,那些博大精深的人生哲理,其实就在我们身边。《世界智慧书:改变命运的人生哲理》辑录的智慧故事均经过精挑细选,内容经典耐读,笔法清新隽永,还原了人生真谛和种种深刻哲理,让读者拨开心中的迷雾,进而获取人生智慧。每则故事后都附有精辟的智慧小语,以启人心智,发人深省。
  • 人生谋略与大智慧:野蛮生长诡道智慧

    人生谋略与大智慧:野蛮生长诡道智慧

    本书以诡道为纲领,通过论述战争生存、商场生存、官场生存、日常交往及女性生存等方面的典型事例,集中分析了诡道作为生存的一种大智慧,在古今各色人物身上所显现出的光亮之处。希望这种分析能在如今充满竞争的社会中,为您增加一种洞察事理的韬略,为您开启一盏自己主宰的明亮之灯。
热门推荐
  • 懒妃凤华

    懒妃凤华

    【宠文,女强文】据传,国公府大小姐当众求婚越王,公然被拒!满城震惊。第二日,国公府大小姐被赐婚容王,逃婚被捕!沦为笑柄。世人皆传,尚锦城有“三奇”:国公府的大小姐颇为神秘,十五年来从未有人见过其容貌,众人猜测她定为丑陋不堪,难以示人。却在一日高调现身,艳惊四座!美的出奇,是为“一奇”!当朝皇帝第二子深得皇帝宠爱,却体弱多病,命不久矣,全靠一大煞之人相克才得以续命!病的出奇,是为“二奇”。东溟国唯一的郡主,因为命中带煞而被父母遗弃,其煞气与二皇子的病相克而被封为郡主,封的出奇,是为“三奇”。原本不会有交集的三个人,却因为一道圣旨,阴差阳错,乾坤颠倒……当其中的“三奇”变成了“一奇”嫁给了“二奇”,会怎样?当慵懒懈怠,腹黑狡诈的她遇上心思深沉,缜密冷静的他,会怎样?宛卿,21世纪最为慵懒的“伪特工”,专执行稀奇古怪的任务,本着能有多懒就有多懒的精神横行霸道,无恶不作。一朝穿越,竟然化身国公府的大小姐嫁给了当朝的病皇子!好在她从来不认地,只认床,得过且过,只要能让她舒舒服服的睡觉就能相安无事。可惜,刚过了几天清闲日子就被告知她是当朝的郡主!前有渣男挡路,后有恶女追赶,让她有觉睡不得,有床躺不得。枉她花费心力的处理了“家庭纠纷”,整理了“家庭财产”,震慑了“叔婆婶姨”,打跑了“侍妾小三”,敢情是为他人做嫁衣!无奈!本想撒手跑路,却不想身后跟屁虫接二连三不断,各种软磨硬泡让她苦不堪言!说好的体弱多病呢?说好的天煞孤星呢?说好的知书达理呢?都被鬼吃了吗?.......终于,林晚卿怒了!睡足的小猫咪挥舞着她的小爪子开始横行霸道。那些不知死活的人啊!你们死定了!事实证明:传言不可信啊!本文一对一,女强文,男女身心干净,宠文,持续挖坑中……
  • 魔降末世

    魔降末世

    之所以会被欺负是因为你站在和别人同样的位置上,想要不再被欺负唯一的办法就是把所有和你站在一个位置上的人都踩到脚下每个人的灵魂中都关着一个神和一个魔,每一个能全然释放其中之一的人都将踏上巅峰软弱的少年在绝望中毅然打开道术终极圣术将自己化身为魔这一刻------魔降末世
  • 法师之神的传说

    法师之神的传说

    主角穿越到了一个魔法和圣光并存的世界,不仅折磨他多年的幻觉和偏头疼神秘消失,而且还成为了双系魔法师。在这里,魔法师的禁咒可以炸平国家,骑士强者的剑芒可以切开大海……在这里,兽人的战鼓响彻大地,恶龙的怒吼撕裂天空……在这里,矮人的烈酒香飘万里,亡灵的悲歌催人泪下……主角怀揣一本神奇的《魔法原理》,在无尽漩涡之中,寻找力量的本源。*****************************************感谢支持。*****************************************
  • 灵兵

    灵兵

    凡人打造:黄灵兵天地诞生:玄灵兵。万物进化:地灵兵法则寄托:天灵兵。先祖所化:血灵兵魂飞魄散:魂灵兵。
  • 乱世浮云

    乱世浮云

    不过乱世一朵浮云去,不过悲歌一曲孤奏来。我等生逢乱世,不过以卵击石,却也毁的漂亮。古人先上山而后下山,如今先出世而后入世,不为功名利禄不为荣华富贵,只求吾心得安。
  • 名扬天下之天武

    名扬天下之天武

    人之初性本善,奈何天地不仁,君亲不义,强大的规则必将被打破,巅峰的战役王者争锋。金子永远都会发光的,一个倔强的少年,两个绝世的强者,将会迸溅出怎样的火花?演绎出什么样的快意恩仇?
  • 花开荼蘼寸寸灰

    花开荼蘼寸寸灰

    “你……认识我?”自始至终站在原地未动分毫的人缓缓抬起头来。翡翠色的妖异瞳孔暴露出来,齐腰的银色发丝一丝不苟的用紫色的发呆束在腰间,全身唯一的饰品就是额间的泪状琥珀,她肤色是瓷白的,连唇色都是极淡的粉,发是银白的,衣是一尘不染的白,除了一双翡翠色的通透晶莹的眼眸,周身再无颜色。这样的人站在那里都显得不真实,仿佛下一秒就要消散。浮荼一生做事不问对错,只为一人,可惜终究是无缘。还好回首再看,还有另一人在那灯火阑珊处,从未离开,愿意温柔的牵着她的手带她回家
  • 别人不说,你一定要懂的人情世故

    别人不说,你一定要懂的人情世故

    《别人不说,你一定要懂的人情世故(精华读本)》的特点在于通俗易懂,实用有效,没有空洞地讲大道理,一切都从实际的生活出发。通过对生动有趣的生活事例的讲述,对人性与心理进行了详细深刻的分析,从而阐述了实用有效的人情世故哲学。人情世故并不是洪水猛兽,而是有助于我们建立和谐人际关系和美好生活的一门实学。正如南怀瑾先生所说的:“人情世故不是简单的圆滑处世,不是假意的虚伪逢迎,不是单纯地屈服于现实,而是真正懂得生活的意义,安详地走完自己的人生。”
  • 法家眼中的孙子兵法

    法家眼中的孙子兵法

    从法家的角度来解读《孙子兵法》这部书。这是兵家武经七书系列的第一部,计划完成武经七书,再加上《三十六计》共计兵家八本书的解读。并且现在正在录制《法家三国》,从法家的观点来点评三国演义这部小说。
  • 完美职业之风流怪侠异界史

    完美职业之风流怪侠异界史

    【起点第三编辑组签约作品】就一2031年的军机人,叫什么展文龙,被导弹炸到异界,然后嘛,为了生存,当然也可以提高些档次,为了生活吧,再然后受环境影响,或者说成受迫也行,慢慢强大起来的故事。=============================内容片段:一只巨大的怪鸟从这片林区的上空飞过,巨鸟身长超过十米,生有四翼,前面两翼展开,左右长度至少达到十五米,后面的两翼左右长度也有六七米的样子,全身覆满了蓝色的羽毛,只是尾巴上光秃秃的,而这条尾巴怎么看,也不象是鸟的尾巴,更像是蜥蜴尾而且是黑色的,与身上的羽毛颜色形成了鲜明的对比,很是刺眼,尾巴的长度几乎与身体相同(也就是说加上尾巴的长度的话,这只巨鸟足有二十米长),尾巴上虽没有羽毛,却长满了鳞片,尾巴的最末端呈一个箭头形,煞是古怪,这条巨尾犹如地狱恶魔的尾巴般狰狞,身下有四肢,前肢明显比后肢要细小很多,四肢也与尾巴一样没有羽毛,长满了鳞片,前肢的爪子呈五指,如人手般但要强壮得多,黑色的倒钩形指甲显得分外的狰狞,后肢明显与前肢不同,除了粗壮之外,爪子的形状更像是脚,不过指甲依然锋利呈倒钩形,它的头像是放大了N倍的鹰头,只是眼睛的瞳孔是黑色的,纯黑没有眼白。这只怪鸟正是新锥大陆上,最强大的鸟类,地狱烈鸟。