五、会议管理规定
第一条公司会议主要由办公例会、日常工作会议组成。
第二条例会中的最高级会议通常情况下在每月至少召开一次，就一定时期工作事项做出研究和决策。会议由集团总裁主持，参加人为公司总裁、副总裁、各部门主任等领导班子成员。
第三条公司办公例会是为贯彻落实做出的决议、决定召开的会议。会议由总裁主持，参加人员为各部门负责人及有关人员。
第四条公司办公例会由公司行政管理部组织。行政管理部门应于会前3天将会议的主要内容书面通知参会的全体人员，并在会后24小时之内整理、发布《会议纪要》。
1.会议纪要的形成与签发：
（1）公司办公例会会议纪要、决议，由行政管理部门整理成文。
（2）行政管理部门根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作。
（3）会议纪要和决议形成后，参会的领导班子成员签字确认。
（4）会议纪要发放前应填写《会议纪要发放审批单》，审批单内容包括纪要编号、发放范围、主管领导（或主持会议的领导）审批意见。
（5）会议纪要应有发文号，发放时应填写《文件签收记录表》，并由接收人签收。
（6）会议纪要应分类存档，并按重要程度确定保存期限。
2.会议纪要作为公司的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参加会议的全体人员，以便对照核查落实。
第五条日常工作会议由会议召集者填写《会议申请单》，经主管副总裁批准方可召开，会议通知由行政管理部门根据申请部门要求发出会议通知。如会议需要撰写会议纪要，由会议召集部门撰写完毕后报有关人员及行政管理部门。
六、会议纪律管理制度
第一条会议实行签到制度，凡不能参加会议或不能准时参加会议者，要向主管领导请假，不请假又不按时到场者，将记工作差错一次，并责令在电子政务“我的检查”栏写出检讨。
第二条与会人员提前10分钟入场，不得无故迟到、早退，不得中途退会。
第三条会议期间关闭通信工具或将通信工具设为振动。
第四条不准在会场或有上级领导出席的任何会议和正规场合接打手机。
第五条会议期间不准大声喧哗、交头接耳或打瞌睡。
第六条会议室内不得随地吐痰，不得乱扔废弃物。
第七条与会人员不准做与会议无关的杂事，不得在会场上随意走动。
第八条不准泄露会议机密，妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。
第九条会议内容要“精”、“短”、“实”。
七、会议室管理规定
为了加强会议室的管理，保证各类会议的顺利召开及规范有序使用，提高会议室的利用率，特制定大厦管理处会议室（礼堂）管理规定。
第一条会议室（礼堂）的管理，由物业办公室负责。各部门安排的各种会议需提前登记，由区委、区政府负责安排时间，避免发生冲突。
第二条凡使用会议室（礼堂）的部门负责会议室（礼堂）内席签摆放及座次的安排，提供会议用品（包括茶叶、水果、面巾纸等），会议室（礼堂）内不得随意乱贴乱画。
第三条会议室的卫生、照明、空调、设备的使用及所有会务工作由物业办公室负责，根据主办部门要求悬挂会标，专题会议后将会标撤销。
第四条会服人员按每周会议安排表提前准备好会议室。及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排。做到会议室干净整洁，桌椅排放整齐，按会议需要备好茶杯，饮用水，会后及时打扫清理。
第五条会议室配置的设备、桌椅未经许可，不得随意搬动挪作他用，室内物品不得随意拿出或挪用，若确因需要借用，必须征得管理部门同意后方可动用，事后归还原处。
第六条会议室使用完毕后，应随时关闭门、窗和全部设施设备及电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作，如因会服人员造成的损失将追究个人的责任。
第七条会议室配置的影音设备由物业办公室负责管理。各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，会服人员发现使用部门操作不当及人为造成损坏的，应及时向物业办公室报告，分析原因，明确责任。
第八条会服人员每天做好会议室场地及消防安全及设备检查工作，保障会议室资源不流失，完成好规定的日巡视工作。
第九条会服人员须严格按管理处各项规章制度，努力做好服务及协调工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。
八、安全会议制度
为严格遵守各项规章制度，更好地发挥安全生产监督管理办公室的作用，树立监管工作形象，依法执行安全法规和有关政策，制定安全生产监督管理办公室安全会议制度。
第一条学习会议制度。根据工作需要组织学习贯彻党的路线、方针、政策，传达上级有关安全会议精神，学习有关安全工作的法律、法规。
第二条安全情况分析会议制度。组织召开存在安全隐患的驻街中小企业会议，针对企业存在的问题进行论证、分析，采取切实可行的措施，改善企业的安全生产状况。
九、各类会议管理制度
为提高公司整体工作效率，使各部门信息充分共享，特制定以下公司会议制度：
公司办公会议制度
第一条主持与记录：办公会议由行政办公室负责召集，总经理主持，总经理未列席会议时，由副总经理主持。行政办公室秘书进行会议记录。
第二条召开时间：办公会议召开的时间为每周五上午11：00。特殊原因需要延期召开的由行政办提前通知。
第三条参加人员：总经理、副总经理、总经理助理、行政总监、财务总监、技术总监、营销总监及办公室秘书等。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政办公室请假。
第四条会议内容：各与会人员汇报上周的工作情况，包括工作内容、原定计划的执行情况及所遇到的问题等。全体与会人员共同总结上周工作情况、商议所提议内容或问题、计划未来工作规划等。
公司行政例会制度
第一条主持与记录：行政例会由行政办公室负责召集，总经理主持，行政办公室秘书进行会议记录。总经理未列席会议时，由总经理助理或行政总监主持。
第二条召开时间：行政例会召开的时间为每周四下午4：30。特殊原因需要延期召开的由办公室提前通知。
第三条参加人员：小组负责人以上岗位（含小组负责人）的任职人。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政办公室请假。
第四条会议内容：
（1）各小组或部门汇报上周工作完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题。
（2）各部门按照工作要求和指标提出下周工作计划。
（3）各部门将工作的最新动向向与会人员通报。
公司员工周会制度
第一条主持与记录：员工周会由行政办公室负责召集，总经理主持，行政办公室秘书进行会议记录。总经理未列席会议时，由副总经理主持。
第二条召开时间：每周五下午4：30。特殊原因需要延期召开时由行政办公室提前通知。
第三条参加人员：为公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政办公室请假。
第四条会议内容：
1.公司日常运作情况的总结。
2.各小组或部门汇报上周工作任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题。
3.全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言。
公司技术分析会制度
第一条主持与记录：技术分析会由技术总监指定专人负责召集，技术总监主持，由技术总监指定专人进行会议记录。
第二条召开时间：每月召开两次，分别在月中和月末召开，具体时间由技术总监安排。
第三条参加人员：实验室所有实验人员，如有必要还可通知相关部门人员列席会议。技术分析会召开前，各小组负责人必须收集所有实验人员在实验过程中所遇到的问题及所提意见或建议。
第四条会议内容：实验人员在实验过程中所遇到的各类技术性问题，包括实验方法的改进意见、实验工作总结或数据分析、新技术开发等。
公司工作述职会议制度
第一条主持与记录：工作述职会议由行政办公室负责召集，总经理主持，行政办公室秘书进行会议记录。
第二条召开时间：每年召开两次，分别在年中和年末召开，具体时间由行政办公室安排。
第三条参加人员：公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政办公室请假。
第四条会议内容：各与会人员各自总结、汇报半年来的工作情况，如工作具体内容、工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等。
会议制度要求
第一条所有应与会人员均不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。
第二条主持人须在会议前和相关人员拟定好会议议程等，不能毫无准备地召开例会。
第三条每一次例会须用专用的会议记录本记录会议内容，记录本由记录员负责保管。会议纪要须包含：会议时间（起止时间格式为年/月/日/时/分）、议题、主持人、记录员、与会人员、缺席人员、详细会议内容（发言记录）、商议结果等。所有例会的会议纪要由会议记录员在例会结束后两个工作日内，以电子邮件形式发送给各与会人员，并将文件（含电子文档）备案。
第四条所有参加例会的人员应将手机设置在无声或振动状态下。
本制度由总经理办公室负责解释，本制度自公布之日起执行。
十、会议礼仪管理办法
第一条会议座次排定
1.是环绕式。就是不设立主席台，把坐椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，而听任与会者在入场后自由就座。这一安排座次的方式，与茶话会的主题最相符，也最流行。
2.是散座式。散座式排位，常见于在室外举行的茶话会。它的坐椅、沙发、茶几四处自由地组合，甚至可由与会者根据个人要求而随意安置。这样就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。
3.是圆桌式。圆桌式排位，指的是在会场上摆放圆桌，请与会者在周围自由就座。圆桌式排位又分下面两种形式：一是适合人数较少的，仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌，而请全体与会者在周围就座。二是在会场上安放数张圆桌，请与会者自由组合。
4.是主席式。这种排位是指在会场上，主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就座。
第二条会议发言人的礼仪
会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿，旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。
自由发言则较随意，应要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言。
发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。
第三条会议参加者礼仪
会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。
第四条主持人的礼仪
各种会议的主持人，一般由具有一定职位的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。
1.主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅，邋里邋遢。
2.走上主席台应步伐稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，对快、热烈的会议步频应较慢。
3.入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、跷腿等不雅动作。
4.主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。
5.主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。
6.主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，可点头、微笑致意。
十一、会议操作流程及服务规范
第一条准备用具
根据订单的要求将所需的各种用具和设备准备好；（会议桌、椅、桌布、桌裙、台呢、茶杯、杯垫、开水器、水壶、烟灰缸、火柴、便笺、笔、文件夹、鲜花等）
第二条确定台形
根据订单上的人数和要求，确定出会议的台形，椭圆、矩形、U形……
第三条摆台
1.铺好呢绒桌布，要求干净、平整无破损。
2.摆桌椅。摆放整齐，横竖或侧看成一条直线。
3.稿笺纸摆放于每个桌面正中，下端边沿与桌边缘间隔1厘米，铅笔置于稿笺纸的右边下端与稿笺纸下端平齐。
4.杯垫置于稿笺纸的正前方，下沿与稿笺纸上端间隔5厘米，杯垫上的店徽向上与稿笺纸上边两端构成等腰三角形。
5.茶杯放在杯垫正中，杯柄向右，矿泉水或饮料瓶放在茶杯左侧，与杯间隔3厘米。
6.烟灰缸每2人摆放1个，烟盅开口横放与杯柄在一条直线上。
第四条摆放其他设备
按订单要求将所需设备摆放就位并调试好，如：麦克风、幻灯机、音响等。
第五条服务前检查
1.会议前1小时当值管理人员和服务员对照会议通知单逐项检查，检查各项工作是否符合要求（各种设备是否调试好，空气质量、灯光、温度是否符合要求）。
