第2章 概述

【公文写作】

指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。撰拟公文的目的主要包括：

第一，沟通公务信息。信息沟通的方式多种多样，最为广泛和频繁使用的便是书面沟通方式，即依靠公文往来实现及时、准确、可靠、便利的信息传递。这种方式克服了时空局限，可以方便地实现信息的输出、输入、存储、加工和反馈，因而成为现代文明社会公务信息沟通的基本方式，得以普遍应用。公文起草活动以其特殊方式成为各社会组织之间实现公务信息沟通的重要工具。

第二，辅助领导决策。撰写公文是一种辅助决策行为，即所谓“以文辅政”。决策是领导者履行职责的行为，但是任何领导者在决策的过程中都离不开参谋和助手。公文撰拟是领导者的助手和参谋队伍中的重要组成部分。他们将领导者的思想意图和决策内容，通过撰写公文的方式体现和记录下来并对外发布，使领导意图具体化、显性化、条理化，以便收文机关和人民群众理解和贯彻执行。公文写作为领导决策的形成和贯彻执行提供了有力的保障和信息支持。

第三，展示机构形象。公文质量是一个机构的“门面”，是机构管理水平的直接体现。公文撰拟人员要不断提高公文写作质量，强化公关意识，通过撰写高水平的公文，为机构展示办事严谨、注重时效、精简务实的良好社会形象。

第四，提高工作效率。公文是机构重要的办事工具，撰写公文是为了解决实际问题。如制定年度工作计划，完成年度工作总结，向上级机关请示和汇报工作事项，答复来文机关的询问等，如果公文中表达的内容准确、简明、具体、可行，便于理解和执行，将为尽快解决问题、提高工作效率创造便利条件。反之，就会严重妨碍工作的正常运转，以致影响领导决策的贯彻执行，降低工作质量和效率。总之，撰写公文是一项政策性、思想性、时效性很强的业务工作，公文起草人员要深刻认识撰写公文工作的特殊性，自觉按照有关的标准和规范完成拟稿任务，才能最大程度地发挥公文起草工作的功能，辅助领导实现各项决策意图。

【公文写作的基本特点】

公文写作不同于一般文章写作，它不是一种个性化的私人性质的写作活动，而是一项具有诸多规范的十分严肃的公务行为，其基本特点主要有：

第一，从写作动因来看，起草公文是“受领导之命，代机关立言”。公文写作通常是一种典型的“遵命作文”行为。要么是在领导的授意下写作，要么是代表机关阐发意图，要么是根据来文起草复文，要么是为了解决即将出现或已经出现的问题而写作。总之，公文写作具有“应事而写、奉命而作”的特点。

第二，从写作人员来看，起草公文是集体行为。公文写作不是拟写者的个体劳动，而是多数人参与的集体劳动。围绕一篇公文，常常是领导“交拟”，公文起草人员“拟议”。规范类、讲话类公文大都要成立专门写作班子，涉及众多单位，集团作战。即便是一些篇幅不长的公文，也需要在不同责任者手中经历草拟、审核、签发的过程。因此，公文是集体智慧的结晶。

第三，从收文对象来看，起草公文具有“定向传递，针对性强”的特点。写作的目的是行文办事、传递信息、上下沟通、左右联系，将特定的信息传递给特定的受文对象。因此，公文内容讲究求真务实，事出有因，要坚决反对“无病呻吟”和“假大空”式的公文。同时，对于不同的读者对象，还要注意行文关系正确，语言语气得体。

第四，从主题内容的表述来看，起草公文具有方针政策性强的特点。公文具有特定的现行效用。其内容既要符合党和国家的方针政策或法律规范，又要提出便于执行的具体政策措施。公文就是方针政策，要讲究政策的连续性和相关性，不能自相矛盾。

第五，从完成任务的时间来看，起草公文具有时限性强的特点。公文是一种典型的应用工具，为解决已经出现的实际问题而提出决策意见，或对即将开展的工作活动提出行动方案，或对执行情况进行反馈。这样的行文目的，赋予公文时限性强的突出特点。公文写作活动，必须强化时间和效率观念，力争做到又快又好，解决问题及时，处理工作迅速，以便获得便捷的阅文办事效应。

第六，从整体的表达方式来看，起草公文具有规范性的特点。公文作为典型的而且是最为规范的应用文，具有特定的表达方式。首先，在外观格式上，国家颁布了统一的公文格式标准。文件的结构、版面安排、字型字号、用纸规格等都有具体的要求。各机关制作公文时必须严格遵照执行；其次，公文在长期使用过程中，形成了大量约定俗成、简洁明了、具有生命力的专门术语，拟写公文时应善于应用、准确应用，确保公文语言得体规范。

总之，起草公文与写其他文章确有许多不同之处。公文在行文目的、表达方式、思想内容、语言规格、时间要求、制作程序等方面，具有鲜明的特征和独特的规范。这就提醒拟写公文的写作人员，必须掌握公文写作的特征，遵循公文写作的基本要求完成写作任务。

【公文写作的基本要求】

公文写作除了遵循文字通顺、观点与材料统一、层次分明、主题明确、结构合理等一切文章写作的通则之外，还应遵循公文自身的特殊要求。主要有：

第一，合法。这是由公文的法定性决定的。一是公文的内容必须合法。二是公文写作过程必须合法。

第二，求实。就是从实际出发，解决实际问题；忠实地反映情况，做合乎实际的判断，采取切实可行的方法措施，这是对写作目的和出发点的要求。

第三，合体。这是对公文语言表达的要求，一是指公文中的语言必须合乎文件所处的社会语言环境的需要；二是指公文的语言必须合乎特定文体的要求。

第四，简明。就是要求在公文写作过程中，尽可能以最小的篇幅、最少的文字符号，明确清晰地叙事说理。

第五，严谨。包括文件结构严密有序、用语周密确切。

第六，突出。就是公文主题要突出。

第七，规范。必须按照各种规范和标准的要求，保证文件结构完整，格式正确规范。