物品采购工作思路：
1.上网或致电了解博雅办公用品公司是否拥有需要的采购产品，并查看相关价格；撰写询价函并向对方公司发出。
2.得到对方公司的报价函后，与市场价格和以前购买的相同产品的价格进行比较，确保价格的合理性；撰写采购申请，连同对方公司的报价函一起上交给购物部门负责人，审核批准申请。
3.得到购物部门负责人的批准后，到财务部门进行财务审批，得到同意的签署意见后，拿给总经理审批；得到总经理的签署意见后，按照购置物品程序向对方公司发出订购单。
4.做好验收工作，根据逐级批准的购置单验收已购物品，两者相符后，填写收货单，确认无误后签字，最后索要票据和审核票据。
5.收好票据，并将物品逐一登记入库，以便保管和领用。
成果范例：
一、办公用品的购置程序
二、具体操作过程及商务函
1.撰写询价函
询价函
博雅办公用品公司：
贵公司与我公司自1998年合作以来，至今已有10年了，贵公司销售市场庞大，产品畅销，尤其在华东一带拥有庞大的客户群，并且口碑十分好，良好的信誉及过硬的产品质量让我们的合作非常愉快，业务上的往来也逐年增加。
目前我公司需要购置下列办公用品，拟向贵公司采购，可否请贵公司就下表物品惠寄一份报价函，详述有关价目。还请贵公司考虑给我公司最优惠的价格。盼复！
此致
敬礼！
本项目联系人：高宇洋
联系电话：×××××××××××
传真：××××××××
邮箱：××××××@sina.com
邮编：310018
华宇星业有限公司（盖章）
2008年10月8日
附：购物清单
2.得到对方报价函
报价函
华宇星业有限公司：
贵公司2008年10月8日关于查询有关办公用品价格的函件已收悉。现就贵公司的提问进行如下报价：
为感谢贵公司以往的惠顾，特给予此报价，该报价为最优惠价。如果贵公司一次性购买金额在3000元以上，我公司将免费送货上门。
交货日期：接到订单后两天内。
交付方式：交货后的一个周内以现金实数支付。
我们期待着收到贵公司订单，收到订单后，我们将立即为贵公司办理。
此复
博雅办公用品公司（盖章）
2008年10月12日
3.撰写采购申请
关于购置办公物品的请示
公司物品管理部：
本办公室于2008年9月20号查阅物品库存记录发现，以下办公用品的库存严重不足，为保证办公室的日常事务能正常运行，特申请购置以下办公用品。
以上请示当否，请批复。
高宇洋
2008年9月20日
附：
需购置的办公用品清单（略）
4.购置单审核批准
5.撰写订货单
6.收到对方的发货单
7.物品验收，填写验收单
8.索要票据
9.库存登记
三、办公用品购置注意事项
对需要购置的办公用品的规格型号，一定要登记清楚，以免购买后因型号不一致而无法配置使用。不论是在购置审核单中，还是在发往对方公司的订货单中。
在得到对方公司的报价函后，结合多方意见认为可以有更多优惠或价格偏高，应与对方公司进行更深一步的洽谈。如打电话、发邮件等，以达到最大的实惠，确保公司利益。
在物品验收时，一定要仔细核对，除了核对数量及规格型号外，还应该抽查质量，避免鱼目混珠现象的发生。
货品的送达方式应与对方公司达成一致，并明确运输费用由哪方支付。货款支付时也应注意相关事宜，索要票据，以作凭证。
物品验收后要及时登记入库，以免物品遗失，同时应方便各部门领用。
任务3 处理邮件的收寄
训练目标
能够熟练编写邮件的接收和寄发程序；
能够正确接收和寄发邮件。
知识要求
熟悉邮件的接收步骤；
熟悉邮件的寄发步骤。
任务描述
2008年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，出差的日期是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。新文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信1封，邮包1个，总经理办公室收件3封，其中有一封寄自河南分公司的信，总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长。”小李把信带走了。
小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，12日他正好回来，一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。拆开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。
小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想，是供应商主动送来的，不拿白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。
小王的上述做法违反了邮件管理工作制度。总经理办公室主任唐涛回来后让有秘书工作经验的黎明写一份备忘录给小王，指出她的错误并告之正确做法；还请黎明写出正确的管理邮件的程序，谈谈如何进行邮件管理，作为黎明找小王谈话的参考。
训练要求
概括叙述完成此项任务的步骤；
应完整地体现邮件的接收和寄发程序。
操作说明
学生以个人为单位独立进行，要求2课时内在实训室机房里完成；训练前布置学生复习邮件管理知识。
操作提示
在这项训练中，你需要了解邮件管理知识，并利用课余时间走访一个真实的工作单位，了解邮件接收和寄发过程中容易产生的问题。
工作成果实例参考
任务名称：处理邮件的收寄
工作过程概述：
黎明听从领导安排的安排，根据自己的工作经验，给新文员小王写了一份备忘录，指出了小王在邮件管理工作中存在的问题以及正确的做法，并责成小王写出正确的邮件管理工作程序。
成果范例：
一、备忘录
发自：总经理办公室秘书黎明
发给：文员小王
日期：2008年3月15日
内容：2008年3月5日小王处理邮件的错误之处及正确做法
2008年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，出差的日期是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。新文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信1封，邮包1个，总经理办公室收件3封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长。”小李把信带走了。
小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，12日他正好回来，一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。拆开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。
小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想，是供应商主动送来的，不拿白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。
正确做法：
1.河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间；
2.把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复；
3.总经理12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动；
4.在回信上应签上自己的职称（某某的文秘人员），发出前复印一份，留待上司过目；
5.发现附件缺少，应该在信封上写出缺少的附件名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系；
6.没有订购的东西不能签收；
7.在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接收人员在上面签字，并保存好。
二、邮件管理程序
1.邮件的接收程序
2.邮件寄发程序
任务4 制作印信管理基础性文件、模拟用印
训练目标
能够熟练编写印信管理基础性文件；
能够编写用印制度；
能够正确使用印鉴。
知识要求
熟悉印信管理基础性文件的基本要素；
熟悉印章的使用程序；
熟悉用印方法与要求。
任务描述
杭州白马实业公司是一家刚起步的市场经营公司。钟佳丽是行政管理专业的学生，毕业后被白马实业公司录用为行政助理。钟佳丽上班一个月后，对公司的印信使用情况做了一个总结，发现印信管理的事务性工作存在一些问题，需要及时纠正并加强管理。于是她利用自己所学的专业知识，制作了印信管理基础性文件。
同时还拟定了公司用印的相关文件，并报上司批准，她对工作和公司的负责态度深得公司负责人的赏识。获得批准后，钟佳丽开始认真地执行和实施印信的管理工作，使得公司的印信使用工作有条不紊地开展，没有出现任何闪失。
训练要求
概括叙述完成此项任务的步骤；
应体现印鉴使用的流程与保管印章的要求。
操作说明
学生以小组为单位进行，要求2~4课时内在实训室机房里完成相关基础性文件，再用1课时完成用印模拟工作；
训练前布置学生查找资料，明确印信使用的流程及注意事项；
在这项训练中，要先完成基础性文件，然后再进行实际操作模拟。
操作提示
在这项训练中，实训室要准备多种印鉴，供学生在模拟中使用；
收集企业办公室印鉴使用及保管工作的实例，按照常规手续办理相关工作。
工作成果实例参考
任务名称：制作印鉴管理基础性文件、模拟用印
工作过程概述：
钟佳丽首先着重分析了印鉴使用常见的几种情况：公司部门或职员需要用印，该如何办理用印手续；印章一般不能带出，但因特殊需要，则要办理什么样的相关手续；印鉴管理人需要出差，该如何把印鉴交给其他人；因公司更改名称，需要如何办理手续；印鉴需要报废，该如何申请；介绍信应如何开具，介绍信用印有什么要求，等等。然后根据不同场合使用印鉴的具体要求和办理手续，着手制作印信管理基础性表格，比如公司印鉴使用申请表，印鉴携出申请表，印鉴使用情况统计表，印鉴保管代理人管制表，请制、补、换发印鉴申请表，报缴销印鉴申请表，介绍信开具要求，用印制度等等。
成果范例：
一、印章的使用与保管
（一）用印流程
用印申请→用印签批→用印登记→正确用印→用印管理
（二）用印管理基础性文件
1.公司用印申请表
2.印鉴携出申请单
3.用印记录簿
4.印鉴保管代理人管制表
5.请制、补、换发印鉴申请单
6.报缴销印鉴申请表
7.用印制度
××××公司印鉴管理制度
1.目的：加强公司印鉴使用管理。
2.职责
2.1 公司的公章和法人代表章由专职董事长助理负责管理，在专职董事长助理尚未确定前，由主管人事行政的副总经理负责管理；合同专用章由合同预算部经理负责管理；财务专用章由财务部经理负责管理；工程专用章由工程总监负责管理。使用范围限于本公司对内对外的正常业务。
2.2 若印鉴管理人员因公外出或休假时，应将印鉴移交给公司指定人员管理，以确保随时可以用印。
3.过程控制
3.1 因正常工作需要使用印鉴时，须先填写《用印审批表》，注明用印事由可直接使用，如用印事关重要，就由分管负责人、总经理及董事长签字后方能盖章，否则管理人员有权拒绝。
3.2 如因故未能获得签字而急需要盖章时，经办人员必须与印鉴管理人员共同当面或电话请示总经理或董事长后，先行用印，随后补签字。
3.3 用印后，印鉴管理人必须填写《用印登记表》并由经办人员签字。
3.4 印鉴只限于在公司内部盖章用印，任何人不得带章外出。如确需带章外出时，需填写《印鉴携带外出审批表》，经董事长批准后，到印鉴管理人员处登记，并由两人或两人以上同时带出使用，用印完毕，应及时办理注销手续。
3.5 印鉴管理人员要牢固树立对公司高度负责的精神，保管使用好公司印鉴，严格按有关制度办事，如发现有损公司利益或给公司带来隐患的现象要坚决制止。
4.监督与执行
4.1 本制度由公司董事长、总经理和各分管副总经理根据各自的管理权限加强管理，确保用印及时和准确。印鉴管理者应本着为公司负责，为工作负责的高度责任感，确保印鉴使用不出现任何纰漏，否则将视情节轻重予以处罚。
5.相关表格
5.1 用印审批单
5.2 用印登记表
二、介绍信管理及使用流程
（一）介绍信开具流程
（二）介绍信格式
1.固定式介绍信样式
2.便函式介绍信样式
3.递交用印表格
4.用信登记表
四、用印模拟实训
要求：按照用印程序，分小组分角色，合作完成用印的模拟工作。
