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第40章 建立因事设人的组织,建立无障碍的项目主义

必须为了工作需要才去建立组织。企业员工和业务单位如果不能顺应顾客的需求,则工作就失去意义。必须建立“工作等于顺应顾客需求”的思维。

从根本上杜绝“踢皮球”

柳井正认为,踢皮球的现象是很多大型企业的通病,一个任务从这个部门推到另外一个部门,又被这个部门踢给了第三个部门……这样反反复复地踢皮球,对于企业的办事效率有着很大的影响。

组织规模一大,就很容易出现这样或那样的毛病,当然工作量增多,也是其中的一个重要原因,可是我们不能把这个当作踢皮球的借口。如果每个部门都说自己忙、这个项目不归我管,那么这件事到底应该谁做?工作还怎么展开呢?这种心态一定要摒弃。

有时候,这种踢皮球现象比起无事可做更加可怕,因为企业没有什么任务,倒不会有什么损失,最多就是原地踏步罢了;而任务多的情况下,谁都不去做,找这样或那样的理由来搪塞,任务最后完成不了,就会给企业带来损失。比如一个客户委托某企业生产一批电子元件,结果订单是接了,却没有人去做,最后时间到期,客户来收货的时候,你交不出东西,人家客户会怎么想呢?给你的企业会造成怎样的损失呢?恐怕就不用多说了吧。

踢皮球现象的产生,与企业内部职责不清、相互推诿、办事效率低下有着密不可分的关系。

打破部门间的隔膜

职责不清,是很多企业内部的常态,不少部门的负责人认为“我们部门只要做好自己的事情就可以了”,这样的想法是对部门职责完完全全的错误理解。

作为部门负责人,你首先要考虑的不是部门本身,而本部门也是构成企业整体的一个重要组成部分。不仅如此,各个部门之间还有不可分割的联系,这都是你无法否认的。

就像一个人一样,各个部门就好比人的四肢,缺了哪个都不行,你的腿痒了,要用手去挠痒;想去拿一罐饮料,就必须先用腿走过去,才能用手拿。就是这样的道理,企业中各个部门发挥的作用或许不尽相同,但是它们之间的联系是的确存在的。

虽然在日常的工作中,我们应该注重员工、部门工作的相对独立性,让他们有着发挥自身能力的空间和锻炼自己的机会,但是这并不是拒绝合作的理由,只有互相配合,不断磨合,才能更好地为企业提供帮助,对于锻炼自身的工作能力来说,也是一个很好的机会。

柳井正在《一胜九败》中说道:“我们的企业要利用和谐的关系,把每一根神经串联起来,这就是我们今后要面对的新挑战。”优衣库和迅销总部内的工作几乎都是透明化的,每一个人在做什么,其他人都很清楚,他们之间并不是毫无关系的。那种仅仅是发号施令,或者是通过一个部门去完成某项工作的情况,在优衣库是很少存在的,因为公司内部的管理者在想什么、要做什么,都是公开的。那种独善其身的管理模式,在当今的社会已经行不通了。只有企业内各个部门实现资源的共享,伸出援手,互相帮助和提高,才能让企业的整体实力增强。

拒绝闭门造车、相互推诿,多个部门进行合作,拆除部门间的隔墙,工作效率才能提到最高。

发挥项目主义的作用

所谓的项目主义,实际上是一种以工作项目为中心的经营和管理模式。对于一个将要去做的任务,企业会把它交给适合的部门或者员工个人,然后再对任务目标进行具体细致的分析,再进行实践。

项目主义一般需要多个团队或者个人进行配合才能完成,因为一个项目可以拆分为多个环节,每一个环节都要有人去负责,所有人的工作成果加起来,才能完成这个项目。所以,项目主义一般都是跨部门的合作,是一种团队工作活动。

我们之所以要说到项目主义,就是因为它是一个解决职责不清、互相推诿、效率低下的好办法。在企业中实施项目化管理,能够帮助企业改善管理水平,加快工作的进程。与此同时,参与到该项目的企业各部门能够通过管理者这种强制性的合作要求,展开多领域、多层次的合作。这种项目主义一旦被多次使用,员工间、部门间的合作能力就会被逐渐加强,从而促使他们在技术的进步、职责的领悟等方面得到质的提高。

更重要的是,各部门充分发挥其特长,能够促使任务被更加快速和准确地执行,在避免了独断专行的前提下,在任务的执行过程中,各部门通过沟通交流,互相支持,能够提出更多可行的、有效的工作方法,大幅度降低任务失败的风险。

集中力量办大事的ABC改革

ABC改革是优衣库在经营期间的一项创举,不仅解决了那一时期优衣库的经营难题,也为不少的企业家们提供了一个良好的思路——通过体制改革,发挥企业的全部实力。

所谓的ABC改革,即英语All Better Change(意为“所有更好的转变”)的缩写,是优衣库在20世纪90年代末期,为了应对销售危机所采取的一项内部改革措施。

1995年以后,优衣库的经营状况急转直下,出现了商品卖不出去,在仓库大量积压的现象。其实不仅优衣库一家,整个服装零售业都是一片萧条,丝毫没有千禧年即将来临的那种充满希望的感觉。尤其是在中国市场,柳井正发现作为生产加工基地的中国工厂,对于总部的要求正在日渐轻视,管理混乱。于是他当机立断,发起了一场席卷整个企业的彻底改革,也就是ABC改革。改革的主要内容,就是对于企业经营核心的变化:商品的选择性和集中性的强化。他将原本的140家中国工厂缩减为40家,这样一来不仅没有影响产品的生产和加工,反而大大提高了管理水平和工作效率。与此同时,他将优衣库的主要产品从原本的400款之多,足足减少了一半,企业对于主打商品的认识和重视,立刻提高了一个档次。柳井正还取消了委托生产和代销制度,让优衣库真正实现了自己独立生产和销售,将权力完全掌控到了自己的手中。结果,优衣库的每件商品单季的销量都能达到数十万件之多,销售额也很快突破了1000亿日元的大关,让整个公司都为此雀跃不已。

由此可见,集中起企业的整体力量,去完成一个项目的事业,对于事业的完成来说有着非常显著的作用和影响。而这种集中力量办大事的方法,也是项目主义的一个重要体现。我们只有通过内部的整合,才能将所有有效资源充分地利用起来,最终达到理想的效果。

优衣库的人事制度

优衣库的人事制度一直饱受外界的争议:虽然员工的待遇很好,给年轻人提供的发展平台也非常广阔,但是仅仅一年的时间,就让一个刚进企业没多久的员工担任店长,这真的合适吗?即使是该员工很有潜力,在没有足够的工作经验和社会阅历的情况下,能够胜任店长一职吗?

对此,柳井正的回答是:工作经验是可以慢慢锻炼和培养的,只要有能力,就有资格在优衣库享受到更好的待遇。

人事制度是一家企业的立身之本,也是我们能否实现完善的管理经营的一个前提。人事制度的好坏,直接关系到我们对于员工的管理、沟通、了解。与此同时,该制度的作用还是具有双向性的,我们在管理员工的同时,也得到员工们对于企业管理的反馈。我们提拔一个员工,会给其他员工的心理造成怎样的影响等问题,都是值得企业关注和重视的。

优衣库的店长制度

柳井正丝毫也不担心这些问题是有其原因的。因为优衣库的店长制度在细节的把握上做得非常成功,哪怕是刚刚开始担任店长的员工,他也会放心地把一个门店交给他。

有实力的员工一般都是有头脑的,对于企业的经营和管理模式,经过一年的时间也能有一个初步的掌握。柳井正最欣赏年轻人的冲劲,因为他们的存在,才使得优衣库充满活力。再加上一年成为店长只是一种理论上的可能性,真正做到的人还是不多的,而这些能够脱颖而出的年轻店长,又有哪一个不是经历了各种特训、考核和评估的人才,所以把门店交给他们,是因为他们通过了综合的考核,表明他们有能力管理好一家门店。与此同时,优衣库的培训系统也十分完善,在员工担任店长期间,会接受不间断的系统培训,才能够更加符合职位的需求。所以,在这三重保险之下,这些年轻的店长从未让柳井正失望过。

优衣库的店长制度是这样的:从普通的店员,到精英店员,再到门店经理储备干部,接着是代理店长、正式店长、精英店长、SS店长、旗舰店店长、大区经理,最后就是进入迅销总部的管理层了。这样广阔的发展空间,是别的企业所难以提供的。而一名员工在优衣库通过短短数年的时间,就有可能成为总部的高层领导,这样的机会绝对是所有人才都不想错过的。

因事设人

为了提高工作效率,优衣库还推行因事设人的管理制度。这一点非常值得其他企业家学习。简单地说,因事设人就是以工作任务为中心,分配适合去做这项任务的员工或者部门,去达成任务目标。

这样做的好处是非常明显的。

1.避免内部因任务产生的纷争。有些人在企业分配任务的时候,会抱怨“这不是我该做的任务”“这不是我的强项”,从而滋生不满情绪。因事设人就避免了这一情况的出现,根据员工的能力、特长、性格等因素,来进行任务的分配,就很好地解决了可能产生的纠纷问题。毕竟,你要做的是你擅长的事情,你也没有理由再推诿了。

2.便于企业问责制度的落实。每个人都会被分配到属于自己的任务,他们必须去完成自己的工作,否则一旦追究问责起来,责任全部都是自己的,怪不到别人的头上了。因事设人的制度,就是这样明确。

3.提高工作效率和品质。因事设人的项目主义还有一个更加直接的结果,就是能够让员工无论是在工作效率还是工作品质上,都提升一个档次。因为事情是你负责完成的,如果没有完成,追究的就是自己的责任。相反,如果能够保质保量地迅速完成任务,对于员工证明自身的实力来说,这就是一个最好的途径。如此一来,只要是有些上进心的员工都会想方设法地做好手头上的工作的。

虽然优衣库的内部管理制度中还存在些许不足之处,在人事制度方面也有不少需要改进的地方,但是不可否认的是,这种因事设人的方法对于企业的发展和目标的达成还是极为有利的。

我们的企业在经营和管理的过程中,必须做到在管理模式和人事制度中尽可能地多贯彻项目主义,把所有的任务指标项目化、具体化,这样一来,目标出现混乱的可能性就被大大降低了。在一开始就将任务分配明确、职责划分清楚,以后的工作中,我们要面对的障碍就会大幅度减少。

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