听着郝佳讲解了一些财务知识后，丁锐觉得确实比以前将所有的经济业务都记录在一本流水账上清晰多了。每一项经济业务都有对应的会计科目进行记录，一笔会计分录就代表发生的一项经济业务，一借一贷很明白地就看清楚了这钱从哪里流向了哪里，什么东西增加了，什么东西又相应减少了。
不过，想到这里丁锐有些疑虑了，这么多的科目，这么多的业务，如何记录它们才好呢？
12.2.1 开店要用到哪些账本
看着丁锐低头思考着什么，郝佳问道：“想什么呢？”
听完丁锐的疑惑，郝佳回答道：“是的，对于我们专业记账的会计人员来说，须要根据会计制度的要求，将每一项经济业务清清楚楚地记录在相关的账册上面。咱们开网店不像企业那么复杂，不过，也得注意到常用的账本有哪些。”
“账本就是记账的本子吧？”
“嗯，可以这样说。不过，在财务上，账本可不是你随便买个笔记簿就能当成账本用的，它有专门的会计笔记本，这就是财务上通常说的账本。”
会计用语
账簿就是做金钱、商品等收支、收发的会计记录，记载经营过程中必要事项的簿记。它由具有一定格式、相互联系的账页组成，可以有序时账、分类账、备查账、数量金额账等等。
“这样啊，那我们开店记账的话一般会用到哪些账本呢？”
“你想想看，咱们的网店日常都会发生一些什么业务呢？不同的业务需要不同的账本。”
丁锐挠挠头，边想边说道：“首先咱们得买些办公设备啊，然后得从外面进货，再就会发货，发了货会有收入，请员工的话要发工资，还有日常一些零星开销啊什么的。”
“嗯，这些都可以用到对应格式的账本。比如，购买设备就可以用固定资产账簿来记录；进货就用库存商品账簿，如果你是先从供货商那里赊购的，还会存在应付账款的记账簿；发货会用到库存商品账，如果你存在赊销情况的话，又涉及到应收账款账簿，等等这些，一下子还说不完呢。这样，我把开店常用的账簿给你列出来，这样更清楚一些。”
说完，郝佳给丁锐随手画了个表格，把常用的一些账本与对应记录的经济业务简明地表达了一下。
12.2.2 店铺记账的常用表格
“其实，咱们网店的业务比较简单，不一定非得买很专业的账本。可以根据自家店铺的情况，自己设计一些流水账表格，只要把业务的来龙去脉记录清楚，使每个月的账目清楚就行。”
“好老婆，这个你在行，那你帮我设计一些常用流水账的格式吧。这样，我以后记账就省事多了。”
“好的，谁叫咱俩一家亲呢。”说着，郝佳把一些常用的表格画了出来。
（1）应付款项表格
网店经营中的应付款项有购买商品、包装材料、快递费用、人员工资、水电费用等日常开支等，可以通过应付款项表格，根据不同的付款对象来进行登记。
说明
日期：记录经济业务发生的具体时间，如2011年01月15日；凭证：用来登记经济业务的单证号码，如付款13﹟；摘要：简明扼要地概括该笔经济业务的内容，如进货款、顺丰快递费；应付增加金额：购买产品或享受劳务而暂未支付出去的款项的金额；付款减少金额：对于以前欠款付出去的金额数；结存未付金额=期初的金额 本期应付款增加额-本期已付款额（付款减少金额）；核对：当与对方核对正确后，可在此处画钩或其他标识作为记录；备注：其他有关事项的说明。
（2）固定资产表格
用于店铺购买电脑、打印机、办公桌椅等办公设备的账务记载，可以按照固定资产的类别来分别记录。
说明
在对店铺的固定资产进行管理时，应定期或者不定期地进行清点盘查，对固定资产的实际库存情况进行核查，并与固定资产表格中的记录进行核对。
画完这个表格，郝佳又说道：“对于固定资产来说，企业中通常还会制作专门的固定资产卡片，用来进行资产的详细情况记录。”
（3）商品、材料表格
用于记录网店购入商品、包装材料及其他材料，发出商品或使用材料的进销存情况。
“商品、材料的购入和使用往往还须要利用一些其他的单据来进行管理，购入时填写‘入库单’，由购买人员和仓库管理人员分别签字确认；而领用时也要相应地填写‘出库单’，由领用人和仓库管理员签字。商品、材料表格就是根据这些出入库单据进行记录的，在表格上可以详细反映出商品或材料的增加、减少及结存的情况。”
说明
商品、材料等存货类账，在填写时往往还须要记录相应的数量，并要定期或不定期地进行实物的清点盘查，查实商品、材料的实际库存情况，将其与表格中的数量、金额进行核对，确保资产的账实相符。
（4）应收款项表格
应收款项表格可以用来记录店铺经营过程中形成的各种债权，比如交付的各种保证金、应向员工收取的各种代付款（保险、水电等）、应收的各种赔款、罚款等。
（5）期间费用表格
可以记录店铺经营期间发生的各项管理费用、销售费用和财务费用，在月末计算利润时，应将期间费用中当月的发生额合计进行结转，结转后该表格的月末最终余额为零。
一般情况下，费用都是增加的，而在收到银行利息的特殊情况下，则会出现费用减少。月末进行费用结转也将是费用减少的情况。
除了这些常用的表格，店主还可以根据自己店铺的实际情况进行表格的设计，对表格的内容进行增加或删减。
说明
12.2.3 不是会计也能轻松记账
看着郝佳画出来的这些表格，丁锐又开始寻思了，这么多表格，月末算利润时怎样从这些表格中取数，又怎样通过这些数额记录好每个月的账目呢？
他边想边把自己的疑问告诉了郝佳。
“咱们前面一直只关注到具体的利润算法和表格设计，现在开始慢慢教你如何利用这些表格吧。其实，专业的财务做账、算账都会有专门的账务处理程序，我把这个程序图给你画出来，按照这个图）来讲解你会更容易理解一些。”郝佳说。
“我给你画的这个是最常用最基本的账务处理程序，在财务上还存在其他几种账务处理程序。咱们网店，搞明白基础的就已经够用了。这种账务处理程序是记账凭证账务处理程序，基本的步骤分以下的六步。”郝佳一步一步教给丁锐。
01收集原始凭证，根据原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证。
02根据不同的记账凭证登记不同的账册。将与现金及银行存款收支有关的收款和付款凭证，每天逐笔按照业务发生的时间顺序来登记现金日记账和银行存款日记账。
03根据转账凭证和所附的原始凭证逐笔登记各种明细分类账。
04根据各种记账凭证逐笔登记总分类账。
05将登记好的现金日记账、银行存款日记账、各种明细分类账定期（一般是在月末）与总分类账进行核对，保证相关联的会计科目和数据的一致性与准确性（这在会计上叫做“账账相符”）。
06根据总分类账和明细分类账的数据编制会计报表。
“哦，原来如此。不过，看起来简单，可操作起来应该有难度吧，我不是专业的会计，虽然了解了程序但真让我记账我还是感觉不会呀。”
会计用语
原始凭证就是日常所说的单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用来记录或证明经济业务的发生或完成情况。比如买东西取得的发票、收据，以及出差的车票、银行的收付款通知单等都属于此类。
“不要着急，咱们不是前面说过那么多流水账的表格吗？其实啊，网店的记账只要利用好那些表格，再实行两步就可以了：第一步，根据原始凭证在相应的流水账表格中进行登记，如现金日记账、银行存款日记账和各种明细账（各种表格）；第二步，再根据这些表格来编制会计报表，了解月末的资产情况（资产负债表）和当月的赢利情况（利润表）。”
郝佳停了停，琢磨着怎么讲才能让丁锐更容易理解。她想到这开业两个月来一直都没有记账，正好可以边说边做，让丁锐了解整个记账程序。
与丁锐一说，两人一拍即合，于是，他们马上就开始了。
1.收集整理原始凭证，给它们一一编号
“这收集原始凭证是为了记账，可这编号是为了什么呢？”
“你想想啊，每个月的单据那么多，虽然你记了账，但如果日后某一天你需要查哪笔业务的凭证，你怎么找呢？”
“那我就按日期来找啊，单子在哪里总能找得到吧。”
“如果你的单子丢了呢？”
“嗯，这个就没办法了。”
“所以啊，不给原始凭证编号就会在查找的时候浪费时间，而且不利于凭证的保管。在会计中，记账凭证都是要编号的。咱们如果只是用原始凭证来记账的话，就把所有的原始凭证按照业务的发生顺序进行编号，这样，在登记流水账时就可以注明每笔业务的原始凭证单号，以后查起来就很方便了。”
“哦，对。这样确实会省时很多，那编号有什么规定吗？”
“你可以按照经营业务发生时间的先后编，也可以按照同类业务分开编，比如收款的原始单据以‘收’字开头：收01-100；付款的凭证以‘付’字开头：付01-100；而不涉及收付款的凭证呢，则可以用‘转’字来开头：转01-100.这些都可以根据个人的习惯来定，目的是方便以后查询。”
“嗯，好。”
“另一点，在每个月做完报表后，还须要把当月的所有的原始凭证进行装订保存。编好号后的凭证，在装订的时候就可以知道有没有遗漏或丢失了，更便于保存。”
2.根据原始凭证登记流水账
“按照原始凭证的发生业务，记录到相对应的表格中去，这在会计上叫做登账。”郝佳继续说道。
“嗯，那像我们现在这样每月登记一次可不可以？还是须要每天都记？”
“每日或每月，又或是定期记账都可以。不过，对于像现金、银行存款这些涉及到资金的表格，最好能做到每日登记，并于每天工作完成后进行核对，避免出现差错。”
这时，郝佳看到丁锐将一张供货商的送货单在银行账上登记后就放在了一边，她问道：“你这张单子在商品表格中登记了没有？”
“没啊，不是付钱了就在现金或银行账上登记吗？”
“嗯，这是没错，你还记得我跟你提过的‘有借必有贷，借贷必相等’吗？”
“哦，也就是说，一笔业务，对于借贷双方涉及到的科目都要登记，是吧？”
“是的，这种记账方法，在会计上就叫做‘复式记账’。也就是说一笔业务，要同时在两个或两个不同的项目上进行登记，像你刚刚拿的那张送货单，咱们付出去钱的同时，自家的商品也增多了啊，这就得在银行账和商品账上同时进行登记。”
“好的，明白了。也就是说，要将原始凭证中所涉及到的账目逐一进行登记。”
“对。”郝佳肯定道。
会计用语
复式记账就是对每一笔经济业务都要以相等的金额，同时在两个或两个以上相互联系的账户上进行登记的方法。
3.期末账目调整
“还记得前面我们算利润时提到过的‘计提折旧’，以及把下个月才交的水电费这些也要算进来的事吗？”
“嗯，记得。你当时是说要按照权责发生制原则记账。”
“对，我们在将所有已经发生的业务进行登记后，在每月末编制报表前，还须要按照权责发生制原则，确定当月应得的收入和应承担的费用，并根据这些来对相关的账册进行必要的调整，这种方法在会计上叫做‘期末账目的调整’。”
“这是为了合理反映相互连续的各会计期间应得的收入和应负担的费用，以便正确地计算各期的利润，对吗？”
“嗯，不错。”
“那一般须要进行期末调整的账目有哪些呢？”丁锐的问题又来了。“期末应做账目调整的内容也就大致四类。”郝佳逐一为丁锐解释起来。
（1）应计收入的调整
指本期已经发货，但货款还未收到的情况。
比如2月末某个买家下单，你也在2月当月将商品给快递了出去，但因为快递时间和买家确认时间的关系，支付宝将货款打给你时已经到了3月初，那么，在计算2月的利润时，根据权责发生制，凡是属于本期的收入，不管款项是否收到，都要作为本期收入，于是将期末未收到的款项调整入账，因此须要将3月才收到的这笔款确认为2月份的销售收入。可以通过“应收款项”表格来进行登记。
（2）预付费用的调整
指本期已经支付出去，但实际上不属于或不完全属于本期费用的调整。
比如我们前面提过的仓库租金，虽然一次性给了三个月的租金，但在计算本期费用时，应将这部分费用进行调整。预付的费用不属于或不完全属于本期的，按照权责发生制原则，就不能全部计入到本期的费用中来，而应该先计到“预付款项”中。
（3）应计费用的调整
指本期暂未支付，而实际上却应该由本期承担的账目的调整。
像水电费以及员工工资等，这些在本月发生的费用往往都会在下月进行支付；再比如固定资产的折旧等，这些在计算当月的利润时都应该进行调整，计入到当期的费用中来。
（4）根据各账册（流水账表格）来编制会计报表注意为了对连续记账的各类报表按月/年进行汇总统计，在每月/年最后一笔业务下面，进行本月或本年的数据汇总，在摘要栏内注明“本月合计”或“本年合计”字样，金额栏内填写本月增加的合计数和本月减少的合计数，以及本月的余额，然后在该行下面画一条红线，用来跟其他月份或年区分，并表示本月或本年已经结账。
