现在，除非是这些情况都同时出现，否则你就能够处理它们。因此它们的紧急和重要性，要比其他每一件事都优先。如果拖延是造成紧急的因素，则现在已经不能再拖延了。在这些情形下，时间管理就不会出什么问题了。
B类：重要但不紧急的事
对这一类工作的注意，可分辨出一个人办事有没有效率。
我们的生活中，大多数所谓重要的事情都不是紧急的，我们可以现在或稍后再做。在很多情形之下似乎可以一直拖延下去，而在太多的情形下，我们确实这样拖延着。这些都是我们“永远没有着手”的事情。
这些工作都有一个共同点：尽管它们具有重要性，可以影响到你的健康、财富和家庭的福利，但是你如果不采取初步行动，它们可以无限期地拖延下去。如果这些事情没有涉及别人的优先工作或规定期限而使它们成为“紧急”，你就永远不会把它们列入你自己优先要办的工作。
C类：紧急但不重要的事
这一类是表面上看起来是极需要立刻采取行动的事情，但是如果客观地来审视，我们就会把它们列入次优先级里面去。
例如，某一个人要求你主持一项筹集资金的活动、发表演讲或参加一项会议。你或许会认为每一个都是次优先的事情，但是有一个人站在你面前，等着你回答，你就接受了他的请求，因为你想不出一个婉拒的回答。然后因为这件事情本身有期限，必须马上去做，于是第二类的优先事情就只好向后移了。
D类：既不紧急也不重要的事
很多工作只有一点价值，既不紧急也不重要，而我们常常在做更重要的事情之前先做它们，因为它们会分你的心——它们提供一种有事做和有成就的感觉，也使我们有借口把更有益处的第二类工作向后拖延。
如果你发现时间经常被小事情占去了，你就要试着学会克服拖延。
E类：纯属浪费时间的事
不要在上班时间去做那些纯属浪费时间的事，如果你那样做了，势必影响工作的效率。
平时工作中，我们要先做A、B类，然后做C类，少做D类，千万别做E类。方向重于细节，策略胜于技巧。始终抓住“重要”的事，才是最优化的时间管理、最能节约时间的方法。A、B类事务多了，C、D类事务自然就少了，E类事务就杜绝了。这样你就会越来越有时间，越来越有效率，越来越没问题。
如果你感到每天都在毫无章法地忙于琐事，不妨根据事情的轻重缓急，制订出一个计划来。这个计划可以每天早上来制订，先制订一个顺序表，然后再加上一个进度表，实行一段时间之后，你就会发现你的工作状况大有改观。
抓住问题的主要矛盾
国际上有一条公认的企业管理法则，叫“马特莱法则”，又称“20∶80法则”。其要旨在于将20%的经营要务，明确为企业经营应倾斜的重点方面，从而指导企业家突出重点抓管理，全力倾斜搞经营。
“马特莱法则”所提倡的，就是“有所为，有所不为”的经营方略。它将“20∶80”作为确定比值，本身就说明企业管理不应面面俱到，而应侧重抓关键的人、关键的环节、关键的岗位、关键的项目。
因此，企业家要想有建树，就必须将企业管理的注意力集中到20%的重点经营要务上来，采取倾斜性措施，确保它们得到重点突破，进而以重点带全面取得企业经营整体进步。
要弄清楚哪些经营要务属于那20%的应该列为重点的工作。就一般性企业来说不外乎六个方面：重点人才、重点产品、重点市场、重点用户、重点信息、重点项目。将这六个方面的重点按占经营工作20%的比重选定下来，实施“马特莱法则”，就有了一个重要的基础。
“20∶80法则”揭示了一个道理：一小部分原因、投入和努力，通常可以产生大部分结果、产出或收益。
对于个人，在做事的时候我们同样可以实施这个法则，抓住重点。一个时期只有一个重点，一次只做一件事情。聪明人要学会抓住重点，首先解决重要问题，然后解决次要问题。
用好“20∶80”法则，即把精力用在最见成效的地方。
1.把精力用在最见成效的地方
美国企业家威廉·穆尔在为格利登公司销售油漆时，头一个月仅挣了160美元。他仔细分析了自己的销售图表，发现他80%的收益来自20%的客户，但是他却对所有的客户花费了同样的时间。于是，他要求把他最不活跃的36个客户重新分派给其他销售员，而自己则把精力集中到最有希望的客户上。这样做后，他一个月就赚到了1000美元。穆尔从未放弃这一原则，这使他最终成为了凯利-穆尔油漆公司的主席。
我们不仅要做最重要的事，而且在做事的时候要抓住事情的主要方面去做。
2.抓住核心问题
秦穆公召见九方皋，派遣他去寻找千里马。三个月之后，九方皋回来了，向秦穆公报告说：“千里马已经找到了，在沙丘那个地方。”秦穆公问他：“是一匹什么样的马呢？”九方皋回答说：“是一匹黄色的母马。”秦穆公派人去看，结果是一匹公马，而且是黑色的。秦穆公非常不高兴，“连马的颜色和雌雄都分辨不出来，又怎么能知道是不是千里马呢？”伯乐听说此事，长叹一声说道：“九方皋相马的本领竟然高到了这种程度！这正是他超过我的原因啊！他抓住了千里马的主要特征，而忽略了它的表面现象；注意到了它的本领，而忘记了它的外表。他看到应该看到的，而没有看到不必要看到的；他观察到了所要观察的，而放弃了所不必观察的。像九方皋这样相马的人，才真的达到了最高的境界！”那匹马，果然是天下难得的千里马。
一个人对于某事犹豫不决时，会感到迷惑或彷徨。这时候，如能针对自己的目的，抓住核心问题来研究，就可以抓住事情的本质而不致出错。
事前谋划一步，事后少走弯路
做好准备工作是一切工作的前提，只有充分地做好规划和准备，才能保证事情的顺利进行。我们在每次解决问题之前，先要问自己：“我是否做好了准备？”“我还有哪些地方没有想到的？”“我所准备的方案是适合自己的吗，是最佳的方法吗，是否真正地切实可行？”弄清楚了这些问题，做起事来就不会因为仓促而手忙脚乱，也不会因为遗忘某个步骤而重复工作。做事之前先准备，既不会耽误时间，同时会获得事半功倍的效果。
很多人因为事先没做足准备工作而匆忙上阵，走了很多弯路，经过多次的尝试和修补，才将事情沿着正确的轨道有序进行。也有很多人做事很勤奋，头脑也十分聪明，但效率很低，其中的原因也是缺少事前的谋划。做事勤奋是一个人的态度，而要想把事情做得妥善，还需要事先谋划的方法。只有把二者结合起来，才能减少失误，提高做事的效率。
凡事预则立，不预则废，前期的调查勘探是十分重要的。要有针对性地对问题进行分析，如果缺乏周密的计划和安排，仓促上马，很容易导致失败。只有先对问题有个清楚的了解，才能逐渐探讨出解决之道。
1.把事情和问题先了解清楚再做
销售人员：“如果这幢大楼要达到您所要求的智能化配备，您需要和几家设备及软件供应商联系呢？”
客户：“5家。”
销售人员：“我们公司提供的系统集成全面解决方案，包括您所需的各项硬件和软件，能妥善地使您得到更全面的服务，还能节省您很多时间和精力。”
客户：“这个我知道，不过，这5家公司的产品在各自的领域都是出类拔萃的。”
销售人员：“我同意他们的产品各有千秋。但是，由于他们都有各自的规格标准，容易产生互相排斥而不兼容的现象。也许还会造成软件使用上的障碍，影响到以后的使用。
客户：“这种情况我们也考虑过。”
销售人员：“我们可以从全局考虑，统一所有的标准和流程，能确保硬件和软件都能密切而完善地配合。您只要与我们一家公司打交道，问题就可以全部解决了。”
客户：“听起来还真是有吸引力。那你们的费用是多少？”
销售人员：“费用？哦，费用嘛，可能不会太小。”
客户：“你说什么，到底多少钱？”
销售人员：“没，没多少钱，我回去再算算。”
知己知彼，百战不殆。做事不但要清楚自己的条件和能力，还要掌握事情的方方面面才有助于事情的解决。
2.为结果做足准备
原一平是日本著名的保险推销高手，也是全世界排名前十的保险推销员。他的销售秘诀之一就是：一个月有25天的时间在做准备，彻底了解顾客的背景，只有最后5天的时间去与客户交易。而这5天成交的量却是全日本第一。
有一次，原一平去拜访一位董事长，他不会见面就谈买保险的事，而是在董事长家附近徘徊。当他看到佣人帮董事长把衣服送到洗衣店以后，随后他马上跑进去问洗衣店的老板：“请问一下，刚刚这套西服衬衫领带是不是那个陈董事长的？我能不能看一看品牌，我对这个服装很有兴趣，我想知道在哪里买的，我也去买一套。”老板把衣服拿给他看，他看完以后跑去买到了一样的服装、衬衫和领带。
原一平利用的一个心理学效应就是：人都喜欢像他自己的人。所以他要将自己的装扮尽量跟客户接近，这样让对方觉得很亲切，没有距离感。
他穿上那一套早已准备好的服装再去拜访那位董事长，董事长见到面前和自己的装束一模一样的人感到十分惊讶。原一平这才表明自己的身份：“我是明治保险公司的业务员，今天专程来跟您讲解有关理财的方案，只需要占用你15分钟时间。”董事长看到这样一个很像自己的人，对他很有好感，立即热情地接待了他，最后还顺利地买了一份保险。
做事情不能不顾结果，应该事先就想到可能出现的结果，而不是等到结束后才发出感叹：“这个没做好，那个没想到。”“如果开始这样或那样做，就不会出现这样的结果。”只有预先想到结果，并制定相应的策略，才可以避免后悔。
3.收集必备的信息资源
某地气象台预测翌年春节之后，当地将出现一段持续的低温阴雨天气。有一家公司的业务部经理从该地外事部门获悉，在此期间将有几个大型外国代表团来此地游览。业务部经理头脑灵敏，把两则消息联系起来分析，从中发现一笔有利可图的生意——卖雨具。
由于这次阴雨天气属反常现象，市场上的雨具销售还处于淡季，批发部门备货还不齐备。于是业务部经理连同其他人员跟踪追击信息，专门走访外事部门，详细了解来团成员的消费心理和习惯，有针对性地从外地新进了一批式样新颖的雨具。当宾客来到时阴雨连绵，他们热情地送货上门，数万把雨伞很快销售一空，还受到了旅客的好评。
一味蛮干是不行的，必须在信息资源上做好充足的准备。比如，你在销售某个商品，就要先调查有关该商品的销售市场，预测市场空间有多大，能否挖掘更广阔的销售市场。这其中包括销售地点的选择、销售方法的运用以及潜在顾客的多少，只有这些全部调查清楚了，有了完备的信息资源，市场才会有保障。
信息是一种非常重要的资源。谁先掌握了信息，谁就迈出了取胜的第一步。处理问题之前必须提前把有关的信息和资料搜集全面，了解透彻。越是复杂的事情和难解决的问题，越要提前准备，做好多个方案以备应对不同步骤所出现的问题。
4.磨刀不误砍柴工
一个在城里工作的年轻人想利用周末假期过个悠闲的生活，于是他回到乡下老家，下田帮老父干点儿活。从除草到整理菜地，他越做越快，而且没有休息。
他父亲说：“你跟城里的人走路一样，动锄动得太急太快。”
“不快点儿工作，什么时候才做得好？”他回答父亲。
“不对，锄就是锄，没有所谓快或慢，要平心静气工作，要把握持续的耐力，那才不会累。而且也不能光顾低头锄地，不看锄刀啊。锋利的锄刀可以使活干得又快又好，而生锈愚钝的锄刀不但用起来费力而且不易斩草。你那把锄刀已经不锋利了，应该磨刀。”他的父亲告诉他。
“有磨刀的工夫还不如多斩一些草呢，锄刀钝了可以多用点儿力气。我还是快点儿把草除完吧。”年轻人继续费劲地干活。
结果，锄刀越来越钝，累得年轻人满头大汗，不得不听从父亲的建议，坐下来磨刀。锄刀经过年轻人的打磨，变得锋利无比，几下子就帮助年轻人把草除光了。
父亲说：“这就叫磨刀不误砍柴工。”
“工欲善其事，必先利其器。”讲程序与讲效率是一致的。只有投资时间才能节省时间，才能让工作做起来更省力、更快捷。
凡事做个计划
做事就算再有方法和手段，但如果没有计划性，也会手忙脚乱，顾此失彼。计划是一切工作的起点，如果没有计划，就如同大厦没有坚固的根基。虽说计划赶不上变化，但有了计划，工作才能有条不紊，制订计划将进一步提高我们的成功率。
古今中外，凡有所成就的人都有极强的计划观念。一个善于利用计划的人必然善于对时间进行规划，他的工作、学习、运动、娱乐、吃饭、睡觉的时间，都是经过周密安排的。一个做事没有计划的人，必然是一个浪费时间的人。
除了制订计划外，坚持计划也是最终成功的一个关键要素。根据调查结果显示，那些坚持计划的人比那些中途改变计划的人成功概率高出许多。
古人云：“凡事预则立，不预则废。”制订一个周密的计划，可以在现有环境的基础上对未来的工作和发展做出一定的安排和调整，这样才能把事情办好。
