创意，是要花时间去酝酿的。你的工作效率，取决于每天的基本动作。作为一个职业文案，事先做好清晰的文档管理工作，就能帮你快速找到你想要的文件，提高工作效率。有时候，是菜鸟还是老手，差别就在于这些细节。对照下面这四条基本准则，你做到了吗？
■第一条：干净、专业的内容排版
这里说的排版，并不是指已完成的广告作品版式，而是你刚刚写完、存于电脑中的Word文档。有些时候，客户会要求在审阅整体的设计稿之前，先看下文案——尤其是在一些样本、画册类的工作中。你需要在美术排版前，先将文案稿单独发给客户。这种情况下，文案作品在Word文件中的版式，直接会影响着客户对稿子的判断。
通常，文档文件的版式如下：1.公司、项目的基本信息（一般在页面最上方），一般建议套用公司规定形式的页眉、页脚、页码；2.项目名字（类似文件命名，让人最快速度了解这个文档的内容）；3.文稿正文；4.文稿的版本号（在项目尚未关闭之前，请保留每一个版本的文稿，你永远不知道什么时候还会用到它）；5.选用字体一般遵循“标题用黑体、正文用宋体”的规则。例如：SAATCHI &； SAATCHI的文案稿纸格式。
■第二条：简明、扼要的文件命名
当客户收到一件文案作品，第一眼看到的是文件名，而不是文件中“实质的文案内容”。因此，一个文案撰稿人的专业程度，从文件名上就已经显露无遗。
在文件刚存档时，就要编写一个恰当、易分辨的文件名，而不是随意敲出一个名字，诸如001、AAA之类。在发送E-mail时，同样要编写一个清晰明了的邮件主题，以便于客户阅读。绝不允许发送无主题或随意敲击出主题的电子邮件。
一个好的文件名，应该是让任何人在尚未打开文件时，就能最快速度地了解文件里的内容。因此，一个完整的文件名，应该包括4部分内容：“大众Polo 三厢平面系列 时钟篇 20080901”1. 企业或品牌名称；2. 项目名称；3. 篇名；4. 日期。
最后的“日期”一项，比较重要。一篇广告文案从初稿到定稿，通常会经历从文案撰稿人到创意总监，再到客服部门，再到客户，经过不同人的审阅，几经修改后方可定稿。在这个过程中，会有多个版本产生。文案作者是最清楚其中演变过程的人，理应保留中间的每一个版本，以便随时查阅。
■第三条：条理分明的文件夹
在我的电脑里，有一个专门的“工作”文件夹，有时会按年份来设置分类；然后，按照不同的客户品牌，设置不同的子文件夹；然后，按照不同项目名称，设置第三级文件夹；然后，就是各个具体的文件，或者再按照更细化的类别设置第四级文件夹。以此类推。
比如：工作─2008年─UPM─佳印复印纸─户外广告─广州地铁灯箱广告设计─广州地铁广告设计第一稿
■第四条：严格校对
不严谨的文字，等于不合格的产品。作为广告物料，当然要经得起仔细地阅读和推敲。在细读文字的人中，往往藏着真正的消费者。也许你的文案是一流的，也许你的设计无可挑剔，但你的样本中出现了两个错别字，或者跳出了一个莫名其妙的空格，或者弄错了技术单位中的大小写……于是，这本样本就给消费者留下了这样的印象：马虎、大意，对细节的要求不严格，这样的公司管理是不是一片混乱？这样的公司能生产出好的产品吗？
细节彰显品质。尤其对像房地产、名车、奢侈品类的高级样本而言，一点点的瑕疵，就会使消费者对品牌的印象大打折扣。因此，具有严格的、可执行的校对标准非常重要。除了常规的错别字、标点、语法校对之外，还有以下几点要加以注意。
1.标点符号：要注意中文标点要设置为“全角”，英文标点要设置为“半角”。
2.英文名词或专业术语：应当查明其标准写法，避免差错；英文单词通常第一个字母大写，随后均为小写（极少出现全部字母大写的情况）；同一单词，在同一篇文案的写法必须要统一，切记。
3.工业品、汽车类、电脑类样本：特别要注意专业名词、型号、技术参数。
4.房地产类：要特别注意数据的准确性，特别是房型图与文字描述的对应、房间面积。
5.服饰类样本：要注意服装尺寸、特殊称谓、不同国家的尺码换算等。
案例：“排档” 还是 “排挡”？
作为汽车变速部件，到底应该叫“排档”还是“排挡”？你能否第一时间就给出确定的答案？2002年我在为大众Polo轿车撰写品牌、产品样本之时，曾就此问题与同事、客户不止一次地讨论。
常规思维都认为是前者，往电脑里输入“pai dang”，首先也是跳出“排档”两字，所以，很多人理所当然地写成“排档”。而翻阅来自大众车厂的技术手册，却发现是“排挡”。为了进一步求证，当时我还特地去淮海路百盛楼下的书报亭买了一堆专业汽车杂志，却发现也是各执一词……
翻开字典一看，白纸黑字——汽车部件，分明是后者：“排挡”。
排挡：汽车、拖拉机等用来改变牵引力的装置，用于改变行车速度和倒车。简称挡。
排档：方言，设在路旁、广场上的售货处，如服装排档、个体排档。
“排档”，是一个来自广东的词汇。古时称“排当”，被引入民间后，指的是敞开式的简易、廉价的大众就餐场所。由于经常设在街边，摆有大量桌椅，同时广东人常称摊位为“档”或“档口”，也进而转变为“排档”。
一字之差，意义大相径庭。
遗憾的是，至今我还在大量的汽车广告或者汽车样本文案中，看到层出不穷的“排档”出没。翻开各种杂志，汽车的广告一个比一个华丽、一个比一个花哨，可是处处充斥着这种硬伤！
正确、规范地使用专业词语、国际度量单位，对合格的企业、产品样本而言，是一项基本要求，但这些细节却一直被忽视。诸如此类的问题还有：中文每段开头应该怎样空格？英文每段应如何空格？规范的英文标题是怎样的？如果用英文，何时该首字母大写，何时该全部大写，何时该全部小写？英文中有无书名号？作为一个职业文案，当引以为戒。
王小塞的文案课
