第6章 档案信息检索的基本工作原理

档案信息检索是指对档案这类特殊信息进行组织与检索工作的总称。一般意义上的信息检索是将信息按照一定方式存储起来后，用科学的方法，利用检索工具为用户检索、揭示和传递信息的过程。它一般由信息存储和信息检索两部分构成，即信息整序和检索。依照这种规律，档案信息检索就是指对档案信息进行组织与检索，是对档案信息的形式与内容特征进行描述，形成检索工具，建立检索系统，并依照用户需求提供档案信息查询的档案业务工作。其基本原理是通过分析研究档案信息内容，形成互有内在联系的档案检索工具，建立检索系统，为用户提供所需的档案信息。与一般信息检索的工作原理相同，档案信息检索也要经历两个步骤，即档案信息的整序和检索。

一、档案信息整序

档案信息的整序又称为档案信息的组织，它是指按照档案信息的来源、学科分类、主题或其他方式对档案信息进行组织排序，形成检索工具或检索系统的过程。包括档案实体整序和档案信息内容的整序。

档案实体整序是档案管理的基础，它将档案实体按照形成的来源和内在联系，或以全宗、或以机关单位、或以个人等进行集中保存，便于人们查询。档案经过实体整序后期保存位置便相对固定下来，便于人们通过档案形成的来源查询档案内容，这是一种常用的检索途径。但是在现实生活中，一个单位或一个全宗的档案也可能涉及多方面内容，例如四川大学形成的档案可以作为“四川大学全宗”进行保管，但四川大学档案除了与教学有关的内容外，还有科研、财会、基建、人事、后勤等方面的内容，如果要深入检索各项具体内容的档案信息，仅仅检索到全宗或单位这个层次是不够的，检索的查准率是不高的，因此有必要对档案信息内容进行研究，并在此基础上依照一定规律对其进行重新组织，将档案信息提炼出来，形成新的检索线索，这项工作就是档案信息内容的整序。

档案信息内容整序就是在全宗分类的基础上开展的对档案信息进一步的整理工作，它可以不依照档案信息的来源规律，而是按照档案信息所属的类别、主题等特征建立检索工具进行检索，它是提高档案信息查准率的重要手段，是建立档案信息计算机检索的基础和条件。档案信息内容整序的具体工作包括档案著录、档案标引，并在此基础上组织各种以档案内容为基础的检索工具。

二、档案信息检索

档案信息检索是在档案信息整序的基础上开展的工作，整序已经将档案实体进行了固定，将档案信息按照一定方式进行了提炼，并且建立了检索工具。档案信息检索就是通过分析用户需求，选择检索路径和检索工具，最大限度地揭示和传递信息，满足用户的需求的过程。它是档案信息直接为社会服务的重要手段。