第46章 政府信息手工检索

政府信息检索包括手工检索、计算机检索和网络检索等多种形式。手工检索较之计算机检索是一种传统的检索方式，虽然其速度较慢，但由于有人的参与，可以灵活处理不同数据库编制方式，索引、标题与文献本身的误差等情况，其检全率和检准率都会比计算机检索略高。为了验证手工检索和计算机检索的检全率和检准率的高低，国外有人于20世纪80年代做了对比试验，结果是手工的检全率为75.2%，检准率为75.2%；机检的检全率为61.2%，检准率为61.2%。① 当然计算机检索由于其批量处理信息，检索速度快，检索受空间限制少等特点，加之当今计算机技术高速发展，网络环境日益成熟，得到了迅速普及。

一、政府信息手工检索的工具

政府信息手工检索主要通过专业的政府信息管理机构完成，如综合性档案馆和各政府机关档案室等。检索这类政府信息一般应按照各级各类档案馆或档案室对政府信息检索的具体规定进行，所使用的检索工具也同检索一般档案信息使用的工具有相同之处。现在政府信息手工检索的工具主要包括以下几种：

目录，目录反映了政府信息的基本情况，通过目录可以较快缩小检索范围。目录所包含的内容有文件题名、责任者、机关名称、时间、页数、备注等，在实际工作中常用的有全宗目录、案卷目录、文件目录、专题目录等。

索引，索引是将文件的具体内容及其出处按一定的原则和方法排列起来的检索工具。按照不同的分类方式可以分为不同的种类，如机构名索引、人名索引、地名索引、分类索引、主题索引等。

文摘，文摘是把文献的论点、论据、观点、原理、方法等重要内容，由有经验的编者将其简明扼要地摘录出来并注明出处，经分类排序而编制成的检索工具。

年鉴，年鉴是全面、系统、准确地记述某一年度、某一领域信息的检索工具。通常汇集一年内的重要时事、文献和统计资料，按年度连续出版。年鉴可以清楚地反映出事物的发展过程，有利于人们找寻规律，总结经验。

指南，指南是指以文章叙述的方式，综合地汇集某一领域内知识的检索工具，实用性较强。如全宗指南、专题指南等。

二、政府信息手工检索工具的排检技术

字顺排检技术。是指将检索工具的内容按字、词的一定顺序或规律，有系统地组织排列起来的技术，如按照字、词的汉语拼音、笔画等顺序进行排列。

分类排检技术。是指将信息素材按学科或事物性质系统地加以排列。该技术有按一种方式单独编排的，也有按时间、地区排列技术相互配合使用的。

主题排检技术。是指以规范化的自然语言为标识符号来标引信息内容的排检技术。其一般的形式是以主题词来揭示信息素材记述的中心内容或对象，主题词本身按读音、笔画或字母顺序加以排列。

时序排检技术。是指按时间的顺序组合信息素材的技术，多用于编制年表、年谱等检索工具。

地序排检技术。是指按一定时期的行政区域来排列信息素材的技术。这种技术可以把同一地区的信息素材集中在一起，全面集中地反映某一地区或某一国家的历史和现状。

三、政府信息手工检索的方法

顺查法。即确定所要检索信息的时间范围，按时间顺序由远及近地查找政府信息的方法，此方法的优点在于检全率高，但效率较低。

倒查法。即采用按时间顺序由近及远地查找政府信息的方法。比较适用于想要检索的信息是较为新近信息的情况，此方法的优点在于节约时间，但漏检率较高。

追溯法。是指以一篇文献末尾的参考资料为依据，由近及远进行逐一查找的方法。优点在于可以查到围绕某一专题的丰富参考资料，缺点在于检全率较低、漏检率较高。