四、工作分析的信息来源
工作分析相关信息的来源可以被分为以下三种类型：
（1）职位分类资料：通用职位描述、职业数据，以及其他的政府与行业的公开资料。如美国劳工组织发布的数版职位分类大典（The Dictionary of Occupational Titles，DOT）是最为着名的通用工作数据来源。
（2）公司文件：企业规章和制度、已有的工作描述、工作合同，以及其他的书面材料。（3）人员信息：目标岗位的直接上级、同事、客户，以及在组织中相关的其他人员都是工作分析信息的重要来源。
信息来源的渠道非常多，在选取信息来源的时候，其原则是信息的客观性和可靠性。也就是说，信息的提取不能选自利益的直接相关者，否则不可靠。例如，我们不能向具体的工作执行人员提取劳动负荷方面的信息，因为他们有夸大自己劳动负荷的动机。就像我们不能向销售人员询问顾客满意度一样。我们不否认他们提供信息具有客观性和真实性，但是他们出自对自身利益的影响，有保护自己利益而歪曲信息的动机存在。
五、工作分析的信息内容
工作分析所形成的职位说明书或工作信息数据库是人力资源管理，乃至组织和工作系统的基础性管理工作。因此，理论上，工作分析所搜集的信息应该包含所有管理需要的工作信息。如美国劳工部规定搜集如下信息：工作内容、工作的职责、有关工作的知识及精神方面的技能、灵巧程度、经验、适应年龄、所需的教育程度、技能的培养要求、学徒（见习）要求、与其他工作的关系、作业身体姿态、作业环境、作业对身体的影响、劳动强度、特殊心理品质要求等。一般来说，工作分析的信息内容包括工作描述、任职资格分析两大部分。
1.工作描述
（1）工作描述概述。
工作行为研究的结果常常表现为有关工作流程与行为的工作描述。当分析的重点是任务的时候，工作分析的结果常常是工作任务描述。一位雇员每日的工作会被总结归纳，一组任务的集合就是一个工作，而对于这些任务组合应该被如何完成的描述就是工作描述。组织中有多少个工作就有多少份工作描述。组织中主要责任类似的一组职位被称为职务（或工作），对职务的信息描述通常包括工作条件、工具与仪器，以及与其他职务和职位的关系等。
对于行动要素与任务的研究通常带来的是有关工作完成的简单描述型句子，而非对于工作的整体描述。这种以任务清单形式进行的工作分析可以被称为是任务性工作描述，也就是通常意义上的工作描述。对于工作任务的研究与描述导致了结构化问卷的产生，如职位分析问卷（Position Analysis Questionnaire）与职位描述问卷（Position Deion Questionnaire），但它们并非通常意义上的工作描述。
总的说来，工作描述包括工作标志、工作名称、工作概要、工作内容总结，以及为了达到工作目标所需的行为。在大多数情况下，工作描述还包括完成工作所需的个人特征，包括技能、能力，以及必需的教育背景。另外，还需要系统分析所有搜集的工作信息，用使用者能理解的、清楚的语言表示出来。
工作描述（Job Deion）与岗位描述（Position Deion）常常被同时使用。
岗位描述通常是针对豁免员工，如公司的中高层经理职位以及专业人员，他们通常通过其技能、能力与工作的专业性塑l自己的工作；日常性工作（Daily Work）员工更多的是使用工作描述。工作描述与岗位描述的格式往往是相同的，两者的区别在于工作性质不同、责权范围不同，以及工作结果衡量周期不同。特别的，工作描述关心的是基于具体工作行为完成的报酬计算；岗位描述关心的是基于计划、责任及等级制度关系的报酬计算。
（2）工作描述内容。
工作描述的格式有很多种，人们根据自己不同的喜好来选择工作描述的格式。
但是主要内容一般包括以下几个方面：工作识别项目、工作结果（目标）、工作概要、工作职责、工作关系、工作条件与工作环境，如表11所示。
①工作识别项目。
工作识别项目是用以区分该工作与组织中其他工作的。包括工作名称、工作地点、工作关系，以及其他识别标志。
A.工作名称。
工作名称是工作识别项目中最重要的项目，指一组在重要职责上相同的职位总称。它用几个词来对工作进行定义，这个定义要指出工作大致领域和工作性质，以把一项工作与其他工作区分开来。
在工作名称确定时，有以下几点需要注意：
一是工作名称应该较准确地反映其主要工作职责。如“保健品设备管理专员”、“动力机修班长”、“安全生产主管”、“电子发配1”等。这样的名称明确指出了这些工作的职责。但是，在实际工作中，常常有名称与工作职责不符的情况。有这样一个故事，曾经有一名毕业生应聘的工作名称是一家主营橡胶轮胎企业的地区服务经理助理，可是他的工作职责不过是把轮胎从卡车上卸下来，检查轮胎表面是否磨损，再把轮胎装到货车上，因此更合适的工作名称应该是轮胎检查搬运1。
二是工作名称应该指明其在组织中的相关等级位置。例如，“高级项目经理”名称就高于“项目经理”。另外一些表示等级的工作名称还有“实验助理”、“二分厂助理”等。
三是工作名称的确会影响任职者的心理状态，一个合适的、经过艺术化处理的名称如“环卫保洁1”就比未经处理的“卫生工”好听；“形象设计专家”比“理发师”好听；而“家庭理财顾问”比“保险代理”好听。因此，工作名称的美化不仅会增加工作的社会声望，而且可能提高员工对工作的满意度。
B.工作地点（或场所）。
工作地点是指工作所在的实际位置。对于一般的公司，可以用工作所在的部门、分部门、工作小组的名称来定义；但对于一些特定的岗位，如地区销售专员、快递公司服务派送1，以及不同路线的巡逻警则需要找出其在组织中的工作地点特征标志。
工作地点有时是非常重要的工作信息，工作执行人员往往会把工作地点作为与待遇或工作满意度相关的重要因素来考虑。尽管我们在工作评价中对工作地点没有予以充分的考虑，但是我们常常对特殊工作地点工作的员工提供特别津贴。在实践中，也不乏因为工作地点缺乏吸引力而迁址的例子。
C.工作关系。
工作关系表明组织中的权力（指挥）链，如“所属的工作部门”、“直接上级岗位”、“直接下级岗位”、“所辖人数”等。工作关系不仅仅表示了权力关系，即指令与汇报关系，而且也是员工职业发展的重要指示器，暗含着员工可能的职位晋升路线。
D.其他识别标志。
除了以上列出的几项之外，工作识别项目还包括其他的识别标志，如工作在组织中的编码、“撰写人”、“审核人”、“薪资等级”。这类标志主要是为了便于管理和提供特殊的类属信息。
其他识别标志里还包括由传统习惯形成的副标题和替换名称、在《职业名称辞典》中的编号、是否是豁免员工等。
②工作概要。
工作概要是对工作内容的简单概括，通常是一句话，对工作内容和工作目的进行归纳。工作概要能够使读者将该工作与其他工作区分开来。
工作概要一般是用动词开头来描述最主要工作任务，并且只需包括最关键的工作任务即可，同时，应该避免将绩效预期、紧急情况下的责任、时间限制等超出工作目的之外的细节囊括进来。表12列举了加拿大“上门推销员监理”和“渔业检查员”的工作概要，以作参考。
美国劳工部出版的工作概要是与职能工作分析系统（FJA）相联系的。它在资料、人、事物的框架中表明工作是什么（What）、为什么要做（Why）。概要中使用的措辞便于我们掌握工作人员与三种工作职能（资料、人、事物）之间的联系。这些联系及其相应的层级水平都在每项概要的结尾括弧中给出。
③工作职责。
在这里包括了工作的职能和责任，与工作概要相比，它提供的是关于工作职责的细节描述，应该包括所有主要职能及其要求。每项职责用一句话或者一些词组描述。
包括：
日常工作，包括那些经常性的、周期稳定的或常常发生的。
上级分配任务的质量和数量。
与组织内、外部人员的关系，包括建议、培训等。
对于经营记录、利润等的责任。
与上级和下级的权责关系。
所要使用的设备与机器。
在一些工作职责中，甚至还包括每项工作所占用的时间百分比记录。
所有关于工作职责描述的句子应该经过逻辑整理，具有一定的顺序与关联性。
工作职责描述常常用动词开头，经过多年的研究，形成了一套规范化的动词。下面是美国工作分析常用动词库。
④工作输出。
工作职责的定义中常常包括这些职责所对应的结果和完成程度的定义，也就是主要的工作输出，如用来衡量工作输出的量化与非量化的绩效标准。基本职责业绩指标也常常被包括到工作输出中来，我们以客户服务部经理及网络信息部经理为例来作具体说明。
⑤权限与相互关系。
权限与相互关系表示的是在一个组织中，每项工作内容完成时各岗位相互之间的权责分配情况及各部门之间的相互合作与通知关系。
一项工作内容的完成在不同的岗位间存在承办、审核、复核、批准等不同权限，并且往往需要部门之间进行协作。权限与相互关系的界定有助于组织内部责权分明，能够找到具体工作的责任人。
权限主要有：提案、承办、协办、审核、复核、批准、呈报等。
相互关系主要有：协作、通知、备案等。
⑥工作环境。
工作环境是指工作的物理环境和心理环境。在一般情况下，我们所讨论的工作环境主要指工作的物理环境。
工作物理环境是指对工作所处环境的测定结果，通过工作环境测定而确定。工作环境测定又称劳动环境测定，通常情况下我们重点关注的是对劳动环境中各种有害因素和不良环境条件的测定。这些有害因素和不良环境条件的测定对于我们分析工作对人体造成的危害与不舒适的研究具有决定性作用，也是劳动安全保障的重要依据。
工作的物理环境所包含的工作对人体有毒有害物质或其他因素包括：温度、湿度、噪音、粉尘、异味、污秽、放射、腐蚀等有害物质和高空、野外、水下等特殊工作环境。
劳动环境中有害因素的危害程度，主要取决于劳动者在劳动过程中接触有害因素的时间和有害因素的强度（浓度）。因此，对劳动环境中有害因素的测定的基本方法是：测定劳动者接触有害因素的时间和有害因素的强度（浓度），根据有害因素的种类，按照相应的国家标准、部颁标准和岗位劳动评价标准定量分级，作出评价。
2.任职资格分析
（1）任职资格概述。
任职资格又被称为工作者说明书，常常与工作描述文件合并在一起。纯粹的工作描述文件是对工作自身的结构化的叙述，很多人认为不应该涉及工作人员的个性或与工作相关的工作人员的名字或个人的工作内容。而任职资格常常被认为应该从工作描述文件中提取出来，单独成为工作任职资格说明书，或者与工作描述文件合并成为职位说明书和工作说明书。
任职资格是对于任职者或者应聘者应该具有的个人特质要求，其中包括特定的技能（如焊接技术等）、能力（如逻辑思维能力、书面表达能力、口头表达能力等）、知识（如货币银行相关知识等）要求；身体素质要求（嗅觉、身体灵活性等）；教育背景（如本科等）、工作经验（如从事儿童教育工作一年以上等）、个人品格与行为态度（如工作积极性、责任感、忍耐力、成就动机等）要求，等等。任职资格与工作描述其他方面内容有很大不同，它独立性较强，它关注的是完成工作内容所需的人的特质。因此，它对于人员招聘、甄选、调动与安置和对员工进行绩效管理都具有重大作用。
霍兰德的职业人格性向量表，包括160个职业项目，让回答者回答自己是否喜欢这些职业，以这些数据为基础，建构人格剖面图。研究结果有力支持了霍兰德的六边模型，即，人格剖面图越是接近六边模型项目，越是说明其适合该类工作。
任职资格常常需要分两个层级，第一个层级是较为概括的分类（如技能、经验等），需要用二级项目进行细化。例如，工作努力程度可以分为体力付出与脑力付出两个子类。
研究者还发现，员工的绩效除了与履行工作职责的知识、经验、技能和人格相关以外，人的兴趣、价值观和由此所产生的工作态度对组织绩效的影响也是不容忽略的，这即是任职资格分析的第二个层级。
兴趣是对特别行为的偏好，例如：
1.我宁8修钟表也不愿意写书信
2.我喜欢指导他人工作
3.我喜欢集邮
4.我喜欢户外工作多过办公室
价值观是与“生活目标”和“生活方式”相关的偏好，例如：
1.我认为让别人尊重我比让别人喜爱我更重要
2.一个人的家庭责任重于社会责任
3.我认为贫富悬殊是不应该的
4.对我来说，为他人服务是我的个人目标
态度是对关于客观事物、人和事件的评价性陈述，反映了一个人对某些事物的感受，例如：
1.我喜欢我的工作
2.我不喜欢刘，因为他歧视少数民族
3.我觉得弹性工作制并不是像人们说的那样好
任职资格应涵盖工作要求的各个方面，并提取出更多的有关工作行为的要求。
工作职责关注的是工作实际上在做什么，而任职资格是从另外一个角度对工作进行定义。
任职资格包含着大量重要的报酬要素，如学历或教育程度、经验的多样性、知识的深度和广度等，以此为薪酬要素的提取提供支持，从而使薪酬制定具有客观并且可衡量的依据。
