④使用手机，特别是在公共场合，应该把自己的声音尽可能地压低一下，而绝不能大声说话。
⑤手机最好放在随身携带的公文包里，也可放在上衣的内袋里。无论如何，都不要在并没使用的时候放在手里或是挂在上衣口袋外。
细节百分百15： 10种错误的打电话的方法
①变色龙。根据对方的身份转变自己的说话方式，这是一种典型的势利小人。
②攻击他人。这种人总是觉得自己是正确的，在电话里自始至终都是质问对方。如：“怎么可能有这种事情呀？”“我是绝对不会出错的”……
③用词单一。有些人在和对方打电话时用词过于单调，没有变化，这是一种不礼貌的表现。如：“是，我明白了……是，我明白，……是……”
④口头禅。有些人在打电话时反复使用口头禅，如：“那个……那个……那什么”或“是啊……还……啊……”等，这会使对方产生极大的反感。
⑤声音太小。这会让对方难以听清，这种通话方式造成的后果非常严重。
⑥冗长罗嗦。有些人打电话总是绕圈子，不得要领。
⑦嘴没把门。4米以内的声音，电话的话筒都能收到。如果与内部人说话时不用手捂住话筒，会向对方泄露了内部说话的内容。
⑧以自我为中心。不考虑对方是否方便，随时拨打电话。
⑨事不关己。一旦知道对方的电话不是找自己的，便不理会对方，生硬地将电话转给别人。
⑩不负责任。这类人在电话铃响了，却不予理睬。
8. 会议
每个人总会参加会议，一个有效的会议取决于有用的与会者。作为员工，你有责任为所参加的会议的成功尽力。作为参与者，你应该做的事包括以下几点。
（1）会议之前
①明确会议的目的，做到有的放矢，这样才能提高会议效率。一般来说，开会目的有传达公司的方针政策、部门之间的交流、寻求解决某些问题的方案、了解工作的进程等。
②浏览与议题相关的事项及资料。如果参加会议，却对发言人的谈话一点也不熟悉，那就失去了参加会议的意义。
③准备好必要的资料，要尽量简洁，必要时可以插入图表、实物照片等，给人以直观的印象。引用数据、信息时，最好能标明出处。
④事先整理好自己的意见。
⑤确认时间、场所、需要携带的道具（如笔、笔记本等）、出席者的人数及成员等
（2）会议进程中
①在开会之前进入会场。
②认真听从主持人的议事进程安排。
③不要只听他人发言，自己也要积极地参与到讨论中去，围绕会议目的进行发言。
④在开会之前就要解决好上厕所的事，不要随便中途退场。打呵欠、托腮帮子、抖腿等是没有风度的行为。
⑤尽量不要在会议过程中接电话，也不要低声讲话，而要认真听他人发言。在会议过程中不能窃窃私语，欲与他人交换意见时，写张纸条递过去。
⑥愉快地接受大家都认同的结论，不要在背后嘟嘟嚷嚷的发泄不满。
⑦不要在中途打断别人谈话。想要发言时，要举手示意，待主持人指名允许后再进行发言；发言时要注意尽量缩短自己的发言时间，不要喋喋不休地说个不停。
⑧即使他人提出相反或批判的意见，也不要一时冲动，感情用事。
⑨不能无理取闹，作出攻击性的发言。
（3）会议结束后
①整理会议记录，将重要事项按内容进行分类，分条、分项记录。
②依照会议结论，详细地考虑自己应采取什么行动。
细节百分百16： 妨碍会议进程的负面因素
会议进程中存在着许多阻碍，使得会议不能按照所期待的进程召开。作为与会成员，每一个人都必须自觉地从意识彻底祛除类似的阻碍。
①没有预先通知议题就召开会议。
②没有提前通知会议时间，结果造成未出席者很多。
③没有通知正确的与会人员，结果造成该来的没有来，不该来的却来了。
④在开会前没有确定会议进程，这样的会议大多变得虎头蛇尾。
⑤没有准备好资料，以致无法展开议题，深入讨论。
⑥没有准备必要的会议工具，如幻灯片、黑板、桌子等。
⑦没有预先检查会场，这样导致的一个后果是，如果有意外事件发生，会议将不能召开。
⑧只有主持人一个人说，其他成员没有发言机会，或者只有少量的人发言。
⑨与会人员感情用事，在声争执，讨论问题时不冷静。
⑩会议中途接听电话。
⑾奚落嘲笑持有反对意见的人。
⑿主持人未核实结论就草草结束会议。
⒀会议结束后，对结论怨声载道。
⒁会议所决定的内容，负责人没有实际地执行。
9. 接待与拜访
接待工作并不只是前台接待员工的任务，公司里的每个人都有可能接触到客人，而此时能否给客人留下较好的印象，将会直接决定其对公司的评价。作为公司的职员，有必要掌握接待客人的礼仪，用谦和诚恳的态度对待来客。
（1）迎接。
迎接是给客人留下第一印象的最重要工作。给对方留下了好的印象，就为下一步深入接触打下了基础。接待来访客人与电话联系有很大的不同，电话联系主要靠语言，而接待来访客人则不然，员工必须须掌握基本接待方法的基础上，用谦和诚恳的态度迎接客人。迎接客人要注意以下事项：
①对每一个来访的客人，都真诚大方地迎接，这一点对公司来说很重要。如果是约好的客人来访，不要让客人久等。如果情况特殊，需要客人等待的话，一定要提前说明情况，请客人谅解。
②由于你不是代表个人，而是代表公司，因此你必须对自己说过的话负责，你的一言一行都代表公司的态度，要谨慎行事，承诺的事一定要兑现。
③对客户一视同仁，不要笑容满面地会见后来的大客户，却草率粗鲁地对待小公司的人员，这种待客之道肯定会让对方产生极大的反感。
④对前来访问、洽谈业务、参加会议的外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。
⑤主人到车站、机场去迎接客人，应提前到达，绝不能迟到让客人久等。若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信誉的印象。接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这个美丽的城市”、“欢迎您来到我们公司”等等。然后向对方做自我介绍，如果有名片，可送予对方。提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。
⑥对一些重要的客人，应提前为客人准备好住宿，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给客人，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。将客人送到住地后，主人不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈。谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。
⑦抱着理解的态度，真诚地接待每一位来访的客户，并且一定要把这种真诚传递给对方。
（2）拜访。
约好去拜访对方，要从以下礼仪上多多注意。
①事先约好时间，并且比约定时间提前5到10分钟到达目的地。如果有紧急情况或是遇到交通阻塞，应告知对方。
②做好准备工作，了解拜访对象的个人及公司资料，需要用到的资料，检查各项携带物是否齐备，如名片、笔、笔记本等。
③到达对方公司时，应微笑着向对方接待人员说明身份、拜访目的及拜访对象等。当对方员工带领你走向接待室时，应向对方表示感谢，然后坐到来访客户应该坐的位置上。
④如果需要等待，在等待中要安静，不要通过谈话来消磨时间，也不要总是看手表。即使你对接待的人十分不满，也一定要对接待人员有礼貌。最好不要在对方公司中吸烟。
⑤见到拜访对象时，行礼、交换名片、寒喧等是必要的，客户请人奉上茶或咖啡时，不要忘了轻声道谢。
⑥开门见山向对方说明此行的目的，将需要商谈的项目进行要点概括，简洁明了地告诉对方。尽快进行正题，过于冗长的介绍可能会招致对方的反感。
⑦在谈话中应确认对方对自己所陈述的内容的反应与理解程度，必要时可以直接向对方询问。因为你此行的目的是要得到对方的明确答复，所以，一定要确认对方的态度。
⑧如果正事已经谈完，应主动告别，最好不要多做停留，因为对方的时间也很宝贵。你可以说：“感谢您百忙之中抽空见我，那么，我们就此告辞了。”起身离开时，再次向对方表示衷心的感谢。
⑦会见结束，离开对方公司经过前台接待处时，不要忘记向前台工作人员表示感谢。
