（一）商业书信格式
商业书信通常由信封、信文及附件三部分构成，前两部分是必不可少的，而后者则需视具体情况而定。
1.信封
国内信封格式有横式和竖式两种。用横式信封时，将收信人地址写在信封的上方：用竖式信封时，将收信人地址写在信封的右侧。如果位置颠倒了，就会导致投递错误，发信人寄出的信又会被投递回来。信封的内容主要包括收信人地址、收信人姓名、寄信人地址及姓名和邮票。用横式信封时，收信人地址居上书写；用竖式信封时居右书写。这部分内容包括：邮政编码，省、市（县）、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称。收信人的地址要写得详细具体、准确工整。注意不要只写单位名称而不写详细地址，也不要简化单位名称，以免误投。收信人姓名一般写在中间位置，字稍大。姓名后接写称呼等，如“同志收”、“先生启”。初次联系工作时，如不知对方姓名，或有时为避免因对方业务人员调动工作（或出差）而延误书信的处理，也可把具体业务部门作为收信人，如某厂“销售科收”。寄信人地址及姓名，用横式信封时居下书写；用竖式信封时居左书写。根据邮政部门的规定，邮票一般贴在横式信封的右上角或贴在竖式信封的左上角。
为了便于投递，涉外商务信函应按国外的习惯格式书写，国外信封的书写格式与国内不同。而寄往使用英语的国家和地区的商业信函，其信封书写格式又分美式和英式两种。美式信封书写格式，一般是在信封左上角写寄信人的姓名与地址，姓名在上，地址在下。收信人的姓名和地址写在信封的居中偏右位置，包括：收信人的称谓（先生、女士、经理等）和收信人的名、姓、门牌号码和路名、市名、州名、邮政编码和国名；邮票一般贴在信封右上角，航空标志或贴或写在邮票下方。英式信封书写格式，一般是将寄信人的姓名和地址写在信封的左下角，航空标志或贴或印在信封的左上角；收信人的姓名与地址写在信封的居中位置，邮票也贴在信封的右上角。注意在写信封上的姓名、地址时，美国习惯一般都采用齐头式，就是每一行左面都取齐。英式写法则多采用缩进式，即每行逐次向右缩进。无论是美式信封还是英式信封，为投递方便，信封上（可在信封左上角或右下角）一般都标注有相关的投递事项，常见的有以下几种：
★ 航空（ByAir-Mail）；
★ 挂号（Registered，或Reg；Regd.）；
★ 快递邮件（Express）；
★ 包裹邮件（ParcelPost）；
★ 印刷品（Printed Matter）；
★ 样品（Sample）；
★ 商业文件（CommercialPapers）；
★ 密函（Confidential）；
★ 亲启，私人信（Private）；
★ 赠品（WithCompliments）；
★ 如无法投递，请退某处（1fimdelivered，pleasereturntO
★ 保护退还邮费（ReturnPostage）（Guaranteed）；
★ 留存邮局（PostRestitute／CarePostmaster）；
★ 无商品价值样品（Sample（s）OfnOcommercial Value）。
2.信文
信文又称信笺，它记载商业业务的具体事宜，是商业信函的核心部分。信文内容多种多样，其表达既灵活，又有一定的格式。在具体的商务活动中，根据面向的对象书写文字不同信文分为中式信文和英式信文。
如同一般信函，中文商业书信的信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等五个部分组成。开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：向收信人问候；写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复；该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；提出进一步联系的希望、方式和要求。结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复”。同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行（或空一、二行）的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。写信日期一般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。
在进行涉外商务往来所需要的信函，常用英文书写，英式信文主要由信头、日期、收信人姓名、地址、称谓、正文、结尾、签字和其他等内容组成。
★ 信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。
★ 日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。例如：May，1，1998（美式写法）；1，May，1998（英式写法）。
★ 收信人姓名和地址与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2～4行，也可在签字位置下2～4行。书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词 The，也不能随意改用繁写及缩写，如 Company与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。如果收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.（先生）、Mrs.（夫人）、Miss.（小姐）、Hon.（用于称呼市长、部长、大使等）、Pres.（总经理、会长、总统等）、Prof.（教授）等。
★ 收信人地址的书写格式与信封相同。在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类的礼貌性称谓，常用Dearsirs；称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies；无具体收信人姓名用DearSir称呼收信者。
★ 英式信文的正文的地位和内容与中文书信相同。在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。
★ 英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等；若收信者为个人，则常用：Yours sincerely，Sincerelyyours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。
★ 签字由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有：ChairmanOftheBoardofdirectors（董事长）、President 或 General Manager（总经理）、Director（董事）、Stand Director（常务董事）、Manager（经理）、Head O{Department（职员）、Manageress（女经理）、Head Of a Department（处长）、Section chief（科长）等。需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信中所述事宜均由企业单位负责。
涉外英文商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上 Attn.（Attention的缩写）字样，也可在字下划横线表示；写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在Subject底下划横线，以提醒对方注意；为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方；为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注；如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.（Postscript的缩写）引导。
【礼仪小贴士】
涉外商务书信结构格式例文
日期May，20，1998，收信人Mach&；amp；.Welson，地址340 Camedl2 Ave Kemlworttl，N.T，联系人Attn：Mr.JackG.JOhnson.
SCHARFMAN BROS.INC
CABLE ADDRESS Export Manufacturers TELEPHONES
信头HEMPSTS Representatives--Importers（516）292—1750
Sauco 393 FRONT STREET
TELEX：96—7725 HEMPSTED
NEW YORK 11550
称呼DearSirs.
Thankyou{Or your interestintheMEYLAN UneOf stopwatches，timing device，etc.
信文：
We are 1eased to inform you that we act aS extensive export representatives fOrMEYLAN CORP.
Please advice if you are interested in receiving our{u11 catalog and price list.
信尾谦称Very truly yours，
公司名称SCHRTFMAN BROS.1NC.
签字
写信人姓名Michael Seharfmah
写信人职务Manager
发信人及打字员MS／am
附件Encl.One
3.附件
商业信函常见的附件有报价单、产品介绍或说明书、订购合同、发货通知单·、产品质量检验书等，用以证实信文所写的各种论点，或作为商业业务往来的确认手续。
（二）商业书信写作要求
商业书信不同于文学创作。文学作品忌显宜隐，忌直宜曲，而商业书信讲究清楚明确，不隐不曲。商业书信的写作要求有以下几点。
1.主题突出，观点明确
商业书信是为开展某项商业业务而写的，具有明显的目标。信文内容应紧紧围绕这一目标展开，不要涉及无关紧要的事情，以免冲淡主题；也不能像私人一般信函那样，写入问候、寒暄一类词语。向对方提出的问题要明确，回答对方的询问也要有针对性，不能答非所问，或故意绕弯子，回避要害。鉴于商业书信往来涉及经济责任、所谈事项必须观点明确，交待清楚。例如答复对方订货要求时，必须将供应商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后纠纷。
2.面向对方，态度诚恳
为促进双方经销往来，书信应给对方一个好的印象。因此，在写信之前，要设身处地想一想：对方的需要；对方的处境、利益与困难；如何在互惠互利的前提下尽可能考虑对方的需求，还要考虑对方的地位、身份、专业知识、文化程度，接受能力等，使对方正确理解信中所谈内容。态度诚恳是指信文内容应实事求是，不要夸夸其谈，弄虚作假。即使对方提出的要求不能接受，也应用委婉的语气加以解释，以求保持良好关系，不致损害以后的来往。
3.实事求是，谦恭有礼
经商往来要求实事求是，遵守职业道德，维护企业与个人的信誉，不得蓄意欺骗对方或设下圈套诱使对方上钩以谋求不正当利益。谦恭有礼不是仅说几句客套话，而是要尊重对方，讲究文明礼貌。例如，收到对方来函，应尽快给以答复，拖延回信的做法是不礼貌的。
4.结构严谨，首尾圆合
结构严谨，要做到这一点应在动笔之前，首先把所要写的内容有条不紊地组织起来，列成提纲或起草稿，以免结构松散，首尾脱节。商业书信的特点是开门见山。可在信的开头直接进入主题而不落俗套。在信的结尾可提出各种希望等。
5.语气平和，用词准确
为了达到买卖往来的目的，注意写信的口吻与语气是很重要的。商业书信的语气要平和，要平等，不得用命令或变相威胁的语气，要做到不卑不亢。用词要准确，不要用一些晦涩的或易于引起歧义的词语。用词不当或不准确，常常会使对方引起误解，甚至被人利用而导致经济损失。例如提请对方供货时，不要用“大量”、“许多”一类词语，应具体说明数量。同样，报价不能笼统地说“合理价格”或“市场价格”，而应说明具体价格为多少，用何种货币，怎样结算，有没有各种附加收费，尽量避免使用“大约”、“左右”一类词语。答复对方的来信，最好说明那封来信的日期、内容、编号，不要笼统地说“来信收到”或“上月来信”等，因为来信可能不止一封。此外，信文用字应规范化，要正确使用标点符号。
6.清楚简洁，注意修辞
商业书信的信文内容与形式都要做到清楚简洁。做生意讲求效率与节省时间，清楚简洁的书信最受欢迎。商业书信要避免使用长句、冗词以及不必要的修饰词。商业书信以实用为宗旨，它不像文学作品那样讲究修辞，但必要的修辞也是不可少的。不通顺或逻辑混乱的语句，会影响意思的表达和信息的交流。要养成寄信前至少检查一遍的习惯。除核实内容是否完整、事实是否准确外，还要检查语句是否有毛病，以及检查信件是否能为对方理解和接受，经过检查认为满意后，再签名寄出。
五、简报
简报就是以具体的事例、简捷的文字、灵活的形式，及时、迅速地向上级反应情况、汇报工作或者对下级或平级指导工作、通报状况的一种汇报性、指导性和交流性的文书。了解简报的知识对商务人员非常重要。
（一）简报的分类
根据使用情况，简报一般可分为工作简报、专题简报和会议简报三种类型。工作简报是为了推动日常工作而写的简报，也是简报中最常见的一种形式。工作简报的任务是及时反应工作进展状况，交流工作中取得的经验或指出工作中存在的问题，为上级领导和下级工作人员及时了解、掌握工作情况服务。编写工作简报，要注意迅速、及时，并围绕工作中心，突出重点，抓好典型。专题简报是针对某项工作、任务、活动而写的专项简报。专题简报与工作简报的差别是前者面向全局，有较强的广泛性；而后者则目标单一，有较强的针对性。专题简报的编写是伴随着某项工作、任务、活动的开展而进行的，工作、任务、活动宣告结束，简报的编写也就停止。因而，专题简报比工作简报更看重时效性。会议简报是在会议期间为了反应会议情况而写的简报，它可以是一次性的，也可以是连续性的。会议简报的内容主要包括：主要的报告、讲话、会议决议、讨论发言、会议动态及其重要状况。会议简报是专为会议服务的，会议结束了，简报也就停办。因此，会议简报是阶段性的简报。
（二）简报的格式
简报一般由报头、报核和报尾三个部分组成。
1.报头
简报的报头类似公文的“红头”，一般也是套红印刷，但又有一些不同之处。首页间隔横线以上称为报头，由简报名称、期数、编发机关、日期、保密提示等项目组成。简报除用“XX简报”、“XX动态”、6（J隋况反映”等常用四字名称之外，还可加上单位名称、专项工作等内容。如《XX工程项目建设进度简报》。简报名称用大号字套红印刷。期数位于简报名称下方正中，加括号。如果是综合工作简报，一般以年度为单位，统编顺排；如果是专题简报，按本专题统编顺排。如果是增刊，就标明增刊字样。编发机关一般是“XX办公室”或“XX秘书处”，位于期数下面、间隔横线上方左侧。日期位于编发机关右侧。如果需要保密，在首页报头左上角标明密级或“内部刊物”字样。确有必要，还可在首页报头右上角印上份号。间隔横线一般为红色。
2.报核
报头以下、报尾以上的部分都是报核。报核包括目录、编者按和报道三方面的内容。由于简报内容单纯，容易查找，目录一般不需标序码和页码，只需将编者按、各篇标题排列出来即可，为避免混淆，可以每项前加一个五星标志。集束式的简报可编排目录。简报的操作过程中如果有必要可加编者按，编者按的主要内容是说明工作任务来源、本期重点稿件的意义和价值、征稿通知、征求意见等。编者按不可过长，短者三五行，长者半页即可。一期简报可以只有一篇报道，也可以有多篇报道。如果是多篇报道依次排列即可。
3.报尾
报尾在简报末页，用间隔横线和报核分开关、送什么机关、发什么单位即可。
（三）简报的写法
报尾内容比较简单，只需写明报什么机简报的写作内容主要由标题和正文两部分组成
1.标题
简报的标题跟新闻的标题有些类似，可分为单标题和双标题两种基本类型。单标题是将报道的核心事实或其主要意义概括为一句话作为标题，如：《后勤工作今年重点抓好五件事》、《我校通过“211工程”专家审查验收》、《查摆突出问题，研究“三讲”教育方案》。标题中间可以用空格的方式表示间隔，也可以加用标点符号。双标题有两种情况：一是正标题后面加副标题，如：《再展宏图创全国一流市场——XX农贸市场荣获市信誉市场称号》，前一个标题是正题，概括事实的性质，后一个标题是副题，补充叙述基本事实；二是正题前面加引题，如：《尽责社会完善自身华东师大团委开展“把知识献给人民”的活动》，前一个标题是引题，指出作用和意义，后一个标题是正题，概括主要报道内容。
2.正文
简报的正文包括导语、主体和结尾三部分。导语就是简报的开头语，要用简短的文字，准确地概括报道的内容，说明报道的宗旨，引导读者阅读全文。导语写作总的要求是“开门见山”，一开始就切入基本事实或核心问题，给人一个明确的印象。导语的具体写法可根据主题需要，分别采用叙述式、描写式、提问式、结论式等几种形式。用概括叙述的方法介绍简报的主要内容，叫做叙述式；把简报里的主要事实或某个有意义的侧面加以形象的描写。以引起读者的阅读兴趣，叫做描写式；把简报反映的主要问题用设问的形式提出来，以引起读者的思考，叫做提问式；先将结论用一两句话在开头点出来，然后在主体部分再作必要的解释和说明，叫做结论式；这几种导语形式，各有所长，写作时可根据稿件特点选择运用。主体是简报的主要部分，它的任务是用足够的、典型的、富有说服力的材料把导语的内容加以具体化，用材料来说明观点。写好主体是编好简报的关键。主体的内容，或反映具体的情况，或介绍具体的做法，或叙述取得的成绩和经验，或指出存在的问题，也可几项兼而有之，要视具体情况而定，没有固定的框框。主体的层次安排有“纵式”和“横式”两种形态。纵式结构按事件发生、发展的时间顺序来安排材料；横式结构按事理分类的顺序安排材料。如果内容比较丰富，各层可加小标题，可以使主体显得富有条理性。简报要不要结尾，因内容而定。事情比较单一，篇幅比较短小的，可以不单写结尾，主体部分话说完就结束，干净利落；事情比较复杂，内容较多的，可以写个结尾，对全文作一个小结，以加深读者印象。有些带有连续性的简报，为了引起人们注意事态的发展，可用一句交代性的话语作为结束，如“对事情的发展我们将继续报告”，“处理结果我们将在下期报告”等。
（四）简报写作要求
简报的写作要求主要有选材要准、速度要快、文字要简。
1.选材要准。简报不能有事就报，它要注意从党的中心工作和单位阶段工作的需要出发，在众多的事件中选取那些最有指引意义或必须引起重视的经验、状况和问题，予以全面的、实事求是的报道。那种捡起芝麻丢掉西瓜，或者只看表象忽视实质，误把芝麻当西瓜的做法，是必须避免的。
2.速度要快。简报也是一种“报”，它有新闻性、时效性。这就要求简报的编写应该求快，对于工作中、会议中出现的新动向、新经验、新问题，编写者要及时地予以捕捉，并用最快的速度予以报导。否则，失去了新闻性、时效性，简报就会降低指导意义，乃至完全失去应有的作用。
3.文字要简。简报的一个“简”字，说明了简报的基本特性。为了体现这一特征，作者在编写简报时，首先注意选材精当，不求面面俱到；其次，文字要简洁，对事物作概括的反映。一篇简报最好是千把字，至多不超过两千字。篇幅过长，文字过繁的做法，是不适于简报的编写的。
【精彩案例7-10】
简报例文
简报例文中国XX函授大学全国教学工作会议简报
第1期
会议秘书组 X年X月X日
XX函大全国教学工作会议在京召开
经过一段时间的积极筹备，中国XX函授大学全国教学工作会议于X年X月X日在北京正式召开。
参加今天会议的有中国XX研究会的部分理事、各地辅导站代表、学员代表和校部教职员共70余人。
今天上午和下午都召开了全体会议。
上午，校务委员会主任XX同志在开幕词中讲了这次会议的宗旨。他说：我们召开这次会议，是要交流、总结各地辅导站的工作经验，研究如何提高教学质量，明确今后的办学方向，讨论执行、考试问题。希望大家畅所欲言，为XX函大开创新局面献计献策。
紧接着，各地代表分组进行了讨论。讨论会上，XX同志对如何开好这次大会，还提出了许多宝贵意见。
在下午的会上，教务长XXX同志结合一些辅导站的情况，进一步强调：要办好面授辅导站，必须争取当地丈教部门领导的支持，必须要有一个坚强的领导班子和高水平的教师队伍，以切实保证教学质量的稳定，以质量取信于社会，同时还必须严格财务管理制度，坚持勤俭办学的原则。
XX函大顾问、XX大学教授XXX先生，虽已年逾80，但仍不顾气候炎热，到大会看望大家并讲了话。他指出，函授教育是一种很好的形式，这种形式有很多好处：一是节约人力，学员可以边工作边学习；再是花钱不多，却能为国家培养出大量人才；此外，面授辅导要搞好，就得搞资料交流，资料要有针对性，要解决学员提出的实际问题。X老的讲话给了与会者以巨大的鼓舞，受到大家的热烈欢迎。
六、会议记录
在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录。“记”有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论；详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种，对会议记录而言，音录、影像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、影像录，以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证。
（一）会议记录内容
会议记录要准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。有录音机的，可先录音，会后再整理出全文；没有录音条件，应由速记人员担任记录；没有速记人员，可以多配几个记得快的人担任记录，以便会后互相校对补充。记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。
（二）会议记录要点
记录必须真实准确，符合发言者的原意，决不能任意增减或改变，特别是关键词语不能走样；要记得快，发言要点要记得完全，不能漏记、少记；要善于边听发言边分析，判断哪些该记，哪些不该记，该详则详，该简则简；摘要的记录，一般是要在开会时认真记，过后不必整理。详细的汜录，不仅在开会时认真记，会后还要加以整理。必要时还应经会议主持人审阅。要有专用的记录簿或选用同规格的记录纸，以便于装汀存档。
会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档，如需发表，应征得发言者的审阅同意。
【精彩案例7-11】
会议记录例文
建设公司项目会议记录
时间：2005年8月10日
地点：公司小白楼会议室
出席人：公司各部门主任
主持人：张三（公司副总经理）
记录：李四（办公室主任）
一、主持人讲话：今天主要讨论一下《中国办公室》软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题。
二、发言：
技术部朱总：类似的办公软件已经有不少，如微软公司的Word，金山公司的WPS系列，以及众多的财务、税务、管理方面的软件。我认为首要的问题是确定选题方向，如果没有特点，千万不能动手。
资料部王主任：应该看到的是，办公软件虽然很多，但从专业角度而言，大都不很规范。我指的是编辑方面的问题，如Word中对于行政公文这一块就干脆忽略掉，而书信这一部分也大多是英文习惯，中国人使用起来很不方便。WPS是中国人开发的软件，在技术上很有特点，但中国运用文字方面的编辑十分简陋，离专业水准很远，我认为我们定位在这一方面是很有市场的。
市场部唐主任：这是在众多航空母舰中间寻求突破，我认为有成功的希望，关键的问题就是必须小巧，并且速度极快。因为我们建造的不是航空母舰，这就必须考虑到兼容问题。
各部门都同意立项，初步的技术方案将在十天内完成，资料部预计需要三个月完成资料编辑工作，系统集成约需要二十天，该软件预定于元旦投放市场。
三、散会。
主持人：（签名）记录人：（签名）
七、电子邮件
电子邮件，又称电子函件或电子信函，它是利用电子计算机所组成的互联网络，向交往对象所发出的一种电子信件。使用电子邮件进行对外联络，不仅安全保密、节省时间、不受篇幅的限制，而且还可以大大地降低通讯费用。
商务人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守的礼仪规范主要包括以下方面。
（一）认真撰写电子邮件
向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。若是随想随写，是既不尊重对方，也不尊重自己。在撰写电子邮件时，以下三点尤其必须注意：
1.主题要明确。一个电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。
2.语言要流畅。电子邮件要便于阅读，语言就必须流畅。在邮件中尽量别写生僻字、异体字；引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。
3.内容要简洁。网上的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，愈短愈好。 （二）避免滥用电子邮件
在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。对商务人土来讲，这一点就显得更加重要了。有人说：“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。”鉴寸：此，若；无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件。尤其是不要以之与他人谈天说地，或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出，更不宜随意以这种方式在网上“征友”。目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的垃圾电子邮件，让人烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事。不过一般而言，收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方，往往还是必不可少的，以表示对对方的尊重。
（三）慎选电子邮件功能
现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择。这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能商务人士是必须慎用的。这主要是因为：一方面，对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感；另外一方面，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。这样一来，他所收到的那个电子邮件就很有可能会大大地背离了发件人的初衷，因而使其前功尽弃。
八、计划
计划是为完成一定时期的任务而事前对目标、措施和步骤作出简要部署的事务文书。
（一）计划的特点
计划具有预见性、可行性、指导性和可变性等特点。
制订计划要对未来一段时间或一个时期作出科学的预见，如基础条件如何、前景如何、目标高低、措施怎样等等，对各种可能出现的情况，必须有一个清醒的认识、正确的估量。没有科学的预测，也就没有计划。制订计划，就是为了执行。对未来的预测，应建立在客观实际的基础上，切忌盲目地、无根据地制订计划。只有这样才能使计划有可行性。
制订任何一项计划，必须有明确的目的，即在一定的时间内完成什么任务，获得什么效益。这也就成了工作的方向和依据，并具有很强的指导性、规范性和约束性。社会在不断发展，情况在不断变化，这对事先制订的计划来说，很难准确无误地进行预测。因此，计划能不能完成，要从主客观两个方面去考虑。如果在计划执行过程中，客观情况发生了变化，就要适时地予以修订。所以计划既有指导性，也有可变性。
（二）计划的种类
计划的种类很多，“计划”只是个总称，名称叫法也不一。如“安排”、“意见”、“打算”、“方案”、“设想”、“规划”、“要点”等也是计划。预定在短期内要做的一些具体事情，一般用“安排”；预计在远期内要做的事情，但对其中的指标或实施等项内容考虑得还不很周全的，一般用“打算”；“规划”所跨越的年代较长，内容范围较广，是一个地区、一个系统或一项工作全局性的战略部署，它是展示发展远景与长远目标粗线条的计划；“要点”、“方案”、“意见”也属粗略线条的计划，但偏重于政策性、原则性的指导；“设想”则是初步的、尚未成熟的计划，其特点是可变性较大。从性质上说，有工作计划、生产计划、学习计划等；从范围上说，有国家计划、部门计划、单位计划、个人计划；从内容上说，有综合性计划、专业计划等；从时间上说，有跨年度的多年计划、年度计划、季度计划、月份计划，等等。
（三）计划的写法
计划一般包括标题、正文和落款。
1.标题
计划的标题一般有完整式标题、省略时限式标题和公文式标题三种类型。完整式标题，一般包含单位名称、时限、内容和文种。如《昆明市工商局1997年财务计划要点》。省略时限的标题一般不对时间做具体要求，如《建设公司实行经营责任制计划》。公文式标题则是以公文的形式来体现的，如《XXX行政学院1995年下半年公务员培训计划》。所拟计划如还需要讨论定稿或经上级批准，就应在标题的后面或下方用括号加注“草案”、“初稿”、“讨论稿”等字样。
2.正文
计划的正文一般包括前言、主体和结尾三个部分。前言主要是对计划基本情况的分析，或对计划的概括说明，依据什么方针、政策以及上级的什么指示精神，完成任务的主客观条件怎么样，制订这个计划要达到什么目的，完成计划指标有什么意义。主体即计划的三要素：目标（做什么）、措施（怎么做）和步骤（分几步做完）。计划三要素繁简可以不同，但缺一不可。主体的表述方式常用的有综述式、条文式、表格式、交错式等几种类型。结尾可以展望计划实现的情景给人以鼓舞，也可以提出总的希望或者号召。
3.落款
计划的落款由计划制订者署名和签写日期两部分组成。
九、会议总结
会议总结是组织单位对自身某一阶段或某一项工作进行总的回顾，找出内在规律，以指导未来实践而使用的公文。会议总结的目的，是通过对自身工作中的优点与缺点的回顾分析，吸取经验教训，并把感性认识上升到理论认识的高度，以便做好今后的工作。个人对自己的工作、思想、学习和生活进行回顾而写成的会议总结，则不属于公文的范畴，这些属于一般应用文。
（一）会议总结的特点
会议总结和计划相反，是在事后进行的。会议总结的材料必须是真实的，是自身经历过的，包括典型材料和数据，这样才有实践意义。经验过的事情，在写作上往往更多地采用叙述方式。会议总结还应据实议事，运用画龙点睛式的议论，提出主题，写明层义。摆事实，讲道理；事实是主要的，议论是必要的。在写法上，以叙述、说明为主。叙述不是详叙，是概叙；说明要平实、准确，不能旁征博引。所以，会议总结有经验性的特点。
会议总结不是把发生过的事实罗列在一起，它必须对搜集来的事实、数据等进行认真的整理、分析和研究；找出某种带有普遍性的规律。会议总结要产生评价议论，即主题和层义以及众多小观点（包括了经验和规律的思想认识）。而议论不是逻辑论证式，而是论断式，因为自身情况就是事实论据。会议总结是否具有理论性、规律性，是衡量一篇会议总结好坏的重要标志。所以，规律性也是会议总结的一个特点。
会议总结对以后的工作具有借鉴作用。因此，会议总结还有借鉴性的特点。
（二）会议总结的内容
会议总结一般包括标题、正文和落款三个部分。
1.标题
总结的标题有几种写法。综合性总结的标题一般采用“总结单位+总结时限+文种”，如《XX 大学一九九八年度工作总结》；专题性总结的标题则较为灵活，它可以是观点的揭示或者内容的概括，比如毛泽东起草的总结的题目《关于打退第二次反共高潮的总结》。这样的标题不仅省略了单位名称、时间限度，甚至连文种也省略了，只有总结的内容。
还有的总结为了使重点更突出，常采用双标题的写法，即采用正副标题的形式。正标题往往用来揭示总结的主题，而副标题则指明总结的内容、单位、时间等。例如，《适应市场竞争提高公司经济效益一—XX公司一九九七年度的机构改革的总结》。
2.正文
总结的正文一般包括前言、主体和结尾三个部分。前言用最精练的文字，概括交代总结的基本内容，如总结的主要内容、时间、地点、背景、事件经过等。前言也可以将总结出来的规律性的认识、主要的经验或教训、主要的成绩或存在的问题用简短概括的文字写出来。这样，读者在读这篇总结之前就会对总结的全貌有一个大致的了解，也能够统领全篇，激发阅读的兴趣。主体部分是总结的重点，一般要阐明两方面内容：成绩缺点与经验教训，即对过去工作实践中所获得的物质成果或者精神成果、取得的优异成绩及其成功的原因与条件的分析归纳。要善于从工作中归纳总结经验性的东西。总结一般是先把成绩归纳出来，再分析出经验来，也有的总结是把经验寓于做法之中，把经验和成绩糅合起来写。基本的写法有以下两种：第一种是并列式，即把总结的成绩经验按若干方面来介绍；第二种是递进式，即将工作成绩和经验按时间先后的顺序来安排。这种结构一般是把工作过程分成几个阶段，分别对各个阶段的工作进行总结分析。采用这种结构形式的总结，适用于那些有明显阶段性的工作或在工作与思想认识上有逐步深入、层层推进的工作实际。因此，这些阶段性很强的活动总结最适合于递进式的写法。计划的结尾要简明扼要、短小精悍。总结的结尾有两种写法：一是总结式，对总结正文的内容用几句概括性的话来作结；二是展望式，用简短的语言对未来的工作作一个展望，展示美好的前景。有的总结没有结语。
3.落款
总结的落款要写明总结的单位名称以及成文年月日，如果在标题中已标明了总结的单位名称，落款中这一部分便可以省略。
（三）会议总结的写作要求
事实为据，准确可靠；分析事实，找出规律；点面结合，重点突出是会议总结的写作要求。
1.事实为据，准确可靠。以往事件是会议总结的唯一依据。会议总结必须把过去一段时间之内所做工作的材料全面搜集起来，包括面上的材料与点上的材料、正面的材料与反面的材料、事件材料与数字材料以及背景资料等。事件材料必须真实可信；数字要准确可靠；背景材料要有辅助性，能与事实形成鲜明的对比或者烘托。写会议总结切忌：闭门造车，随意编造事实或数据，欺上瞒下或者走过场。
2.分析事实，找出规律。经验与教训是一篇会议总结的重点。写会议总结时要从自己掌握的事实与材料中提炼出规律性的理论认识，这样的会议总结才有意义。
3.点面结合，重点突出。写会议总结容易犯大而全的错误。应当认清会议总结工作特点，抓精华，找典型，这样的会议总结才不会千篇一律，才具有指导意义。
【精彩案例7-12】
会议总结例文
安全生产会议总结
历时3天的中国冶勘总局安全生产工作会议就要结束了，经过与会同志的共同努力，会议达到了预期效果。在与大家临别之际，我就会议的基本情况及贯彻落实会议精神的要求讲几点意见。
一、会议的基本情况
为贯彻落实全国安全生产工作会议精神和《国务院关于进一步加强安全生产的决定》，以及国务院关于加强安全生产工作的紧急通知，为总局经济实现跨越式发展和保持队伍稳定保驾护航，总局在工作会议和党建会议之后，召开了这次安全生产工作会议。总局领导对这次会议十分重视，闫局长亲自到会并做了重要讲话，卢副局长代表总局做了工作报告。会上，总局表彰奖励了安全生产先进单位和先进工作者。总局领导与各局（院）及重点企业的领导签订了安全生产责任书。二局等单位做了经验交流和工作介绍；与会代表还就闫局长的讲话和卢副局长的报告以及如何进一步做好安全生产管理工作进行了深入的讨论，大家认为闫局长的讲话对安全生产中的问题看的很深、很准，对今后各单位开展安全生产管理工作具有很好的指导意义。卢副局长对2003年安全生产工作的总结是实事求是的，对存在问题的分析是客观实际的，对2004年的工作部署是切实可行的。会议安排紧凑，内容充实，主题鲜明，将会对全系统安全生产工作的加强产生很好的促进作用。
二、需要进一步强调的几个问题
闫局长讲话，卢副局长的工作报告就如何做好安全生产工作做了全面安排。就几项具体工作再次强调一下：
1.确保安全技术措施和临时用电方案实施到位。生产施工单位必须在施工组织设计中编制安全技术措施和施工现场临时用电方案，对达到一定规模的危险性较大的分部分项工程（例如：基坑支护与降水工程；土方开挖工程；模板工程；起重吊装工程；脚手架工程；拆除及爆破工程等）编制专项施工方案，并附具安全验算.结果，经施工单位技术负责人、总监理工程师签字后实施，由现场安全生产管理人员进行现场监督。对于涉及深基坑、地下暗挖工程、高大模板工程的专项施工方案，各施工单位必须组织专家进行论证、审查，确保工程施工的质量安全。生产施工现场的临时用电问题是当前安全的重要隐患，在编制安全技术措施的同时，各单位要重视施工现场的临时用电方案的编制和实施，使之进行严格的规范化、标准化管理，杜绝用电事故的发生。
2.切实加强对工程分包施工队伍的安全管理。目前，各局、院、重点企业在生产施工过程中，由于技术、设备、人员的不足，将工程中的一部分甚至全部承包给其他分包施工队伍进行施工的情况越来越多。从各单位的施工情况看，’工程分包施工过程中安全管理工作非常薄弱，现场安全文明生产状况不好，安全隐患问题比较突出，一些重大事故时有发生，必须引起我们各级领导的足够重视。各单位在工程施工过程中，要对施工现场的安全生产负起总体责任，严格审查分包单位的相应资质和安全生产条件，认真签订安全生产合同，做到对分包单位安全生产工作的统一协调、管理，实施有效的监督检查。对施工过程中安全检查发生的安全隐患，责令分包单位必须立即排除，重大安全事故隐患排除前或排除过程中无法保证安全的，必须及时停止作业或终止合同。在分包工程合同中，各单位要按照合同额的1%～3%预留安全技术措施经费，用于分包单位在施工过程中安全作业环境及安全施工措施所需经费，用于安全生产条件的改善和安全隐患问题的整改，保证工程分包施工过程中安全生产无事故。
3.为取得安全生产许可证做好准备。今年国务院颁布了《安全生产许可证条例》，要求从事高危产业的企业取得相关部门颁发的《安全生产许可证》，否则将被清除出市场。我们的施工企业被包括在其中。对此，各单位要引起高度重视，要迅速与相关部门联系，了解《许可证》的发放条件，积极准备，争取尽快取得市场的？准入证？。
4.积极参加社会工伤劳动保险。新颁布的《国务院关于进一步加强安全生产工作的决定》中规定，国家要提高工伤赔偿标准，加大对发生工伤单位的惩治和威慑力度。对此各单位要引起高度重视，一定要增强法制观念，切不可因小失大，占小便宜吃大亏。各生产企业要积极参加工伤劳动保险，以规避企业风险。施工单位要按照《建设工程安全生产管理条例》的规定，为现场作业的人员在施工期间办理意外伤害保险。
5.规范和统一项目经理部安全生产管理体系和制度。今年即将颁布执行的由总局制定的《安全生产管理标准》中对施工项目经理部的安全生产管理体系的建立提出一些具体的标准，我想再次强调一下，今后，在安全检查中，施工项目经理部必须做到：
（1）完善项目经理部的安全生产管理体系，明确项目经理是项目安全生产的主要负责人，建立以项目经理为首的安全生产领导机构，制定每个人、每个部门的安全生产责任制，并定期进行检查考核和经济效益挂钩。
（2）完善项目经理部的安全生产管理制度，当前应制定：
①项目安全管理制度；
②项目安全检查制度；
③项目安全奖罚制度；
④项目安全生产教育制度；
⑤项目机械设备安全管理制度；
⑥项目临时用电管理制度；
⑦项目特种作业人员管理制度；
⑧项目重要劳动防护用品管理制度；
⑨项目工伤事故报告、调查、处理管理制度；
⑩班组安全生产活动纪录。
6.吸取2.15吉林、浙江重大火灾事故教训：1，各单位务必加强对各基地、物业及公共场所的火灾及爆炸等安全隐患的治理，制定并严格实施重、特大安全事故应急救援预案，确保财产和职工生命安全。
三、关于认真贯彻落实会议精神的问题
在这次会议上，闫局长和卢副局长都对今后的安全生产管理工作提出了更新更高的要求，请大家回去后结合本单位的实际情况，认真抓好贯彻落实。在此提几点要求：
1.传达、宣传好会议精神，各单位要以闫局长的重要讲话和卢副局长的工作报告为重点，通过各种形式将本次会议精神和会议内容尽快传达到班子成员、中层干部和广大职工群众中去。要充分利用各种宣传方式营造氛围，进一步增强干部职工的安全意识，调动他们主动做好安全生产管理工作的自觉性和积极性。
2.全力抓好会议制定的安全生产工作目标、任务的分解落实工作。各单位要在认真消化会议精神的基础上，不搞花架子，不走空形式，要结合本单位的实际情况，认真查找本单位在安全生产管理工作上存在的主要问题和薄弱环节，研究解决的措施和方式，要学习研究和创新本单位的安全生产管理体制、机制，推进企业安全生产文化的建设，推进规范化、标准化、科学化的安全生产管理，从根本上加强和改进本单位的安全生产管理工作。各单位要把贯彻本次会议精神的情况和下一步工作思路（特别是如何在安全生产管理中推陈出新、谋划新的工作思路）在三月底前反馈总局规划发展处。
3.要把本次会议的目标、任务、措施传达落实到各车间班组和施工现场，要动员广大职工积极主动地参与到安全生产管理工作中来。《安全生产法》明确指出：生产经营单位是安全生产的责任主体，从业人员是安全生产的主人。强化企业的安全责任主体，是安全生产工作的出发点和落脚点，因为企业是生产经营活动的主体，也是安全生产的实践主体，任何安全事故都是发生在生产经营活动过程中。因此，我们的安全生产管理重心必须下潜，下潜到企业，下潜到生产第一线，甚至潜移到整个生产之前。
同志们，我们正处在改革与发展的关键时期，总局的安全生产管理工作同经济工作一样，所面临的任务繁重而艰巨，但我们相信，在？三个代表？重要思想指引下，在国资委的正确领导下，通过各级领导和全体安全管理干部及全体职工的共同努力，我们统一认识、坚定信心、踏实工作，就一定能够改进和加强我们的安全生产管理工作，保证安全管理目标的实现，开创中国冶勘系统安全生产管理工作的新局面。
