在与下属相处的过程中，上司说“不”，即表示否定的态度时，一定要左思右想，慎之又慎。因为，不该说“不”时说“不”，最容易挫伤下属的积极性，造成上下级之间的隔阂。
（1）当下属向你提意见或建议时要慎说“不”
面对下属的意见和建议，上司首先应持欢迎的态度。尤其对批评意见，你应真心诚意地虚心听取，切不可给下属“当头一棒”，泼一盆冷水，马上把意见和建议顶回去。作为上司，不能以为下属提意见或建议是“多管闲事”，是“目中无人”，是“给上司难堪”，而应该看作是对事业、对工作负责任的表现，是对上司的爱护。尽管有时下属的意见和建议可能不完全正确，但作为上司应从总体上表示欢迎，不要轻易说“不”。
其次，上司要理解下属的心情。下属在向上司提意见和建议时，可以说是绞尽脑汁，对“说什么”、“怎么说”，包括怎样措辞，以什么口气说，都是考虑来考虑去、酝酿来酝酿去，生怕上司听了不高兴、不采纳。但是作为上司应该鼓励下属说真话，说心里话，说错了也不要紧，造成一种知无不言，言无不尽；有则改之，无则加勉的良好氛围。尤其对下属刺耳的话，与自己意见相反的话，更应耐心听下去，不要不让下属讲话或以权压人。
（2）当下属要求解决具体问题时要慎说“不”
下属要求上司给予解决的具体困难是多方面的，比如，工作上遇到困难，要求上司给予具体指导和帮助；同事间发生了矛盾，要求上司出面调解；家庭生活上诸如房子、爱人就业、小孩上学等问题，有赖于上司出面协调解决等等。当下属遇到具体困难向上司求援时，你要设身处地地替下属着想，千万不能不当回事，凉了下属的心。诸如住房、爱人就业、小孩上学等关系下属切身利益的实际困难，当上司的应千方百计予以协调解决。在这方面，领导要换位考虑，要尽到责任，不能说“我也没有办法”、“我已无能为力”之类的话。因为这样说，在下属看来，无异于关上了解决问题的大门，从而失去信心和希望。因此，遇到诸如此类的问题，一定要慎重对待，哪怕工作再忙，也要挤出时间来为下属办实事，而且要有不解决问题不罢休的精神，使下属真正感受到上司的关心。我想，只要上司真的尽到责任了，就是问题一时不能圆满解决，下属也是能够理解的，也会对上司怀有感激之情的。
（3）对自己一时不了解或不熟悉的东西要慎说“不”
领导在实施管理的过程中，不可能样样精通，某一方面或某几方面不如下属是很正常的。因此，领导要努力克服“全能感”，虚心地向下属和周围同事学习。尤其对自己一时不了解或不熟悉的东西，不要简单地予以否定，闹出不懂装懂的笑话来。
（4）在讲评和评价下属工作时要慎说“不”
作为上司，表扬也好，批评也好，都要实事求是，出以公心，不能感情用事。尤其是批评或对下属某一方面的工作提出否定的意见，更要慎重考虑，要做到言之有理。
比如，在讲评工作时有几种情况是应加以注意的：一种是对下属打破常规的创造性的工作，不要轻易给予否定，应以鼓励为主，善意地帮助其改进工作，以达到预期的目的。另一种是当下属工作遇到挫折时，上司不要一味指责，把下属说得一无是处，好像什么成绩也没有了，这种“趁火打劫”的工作方法，只能激起下属的反感。还有一种情况是，当下属做错了事但还没有认识到时，上司不要急于给下属“下马威”，不要急于要求下属承认错误，做出某种改进工作的表态。因为在思想不通、认识不到位的情况下，对于上司任何善意的批评和劝告，下属不可能视之为“良药”。
