2.2.1 EDI基本概念
EDI是起源于20世纪60年代，在20世纪80年代迅速发展起来的一种电子化数据交换技术，是现代计算机技术与网络通讯技术相结合的产物。
有关EDI的定义有许多种，按照国际标准化组织（ISO）的定义，EDI是“将商业或行政事务处理按照一个公认的标准，形成结构化的事务处理或报文（Message）数据格式，从计算机到计算机的电子传输方法”。
EDI兴起的背景是为了实现无纸化贸易，即电子贸易。自20世纪70年代以来，国际贸易的竞争加剧。原有的以纸面单证为特征的贸易方式越来越不能适应现代商业和贸易的需要。例如，平均每笔国际贸易要涉及30～40份纸面单证。全球每年贸易纸面文件数以亿计，还易出差错，费时费力，效率低下。这些成为阻碍贸易发展的大难题。后来虽用计算机处理，但是贸易链上70%的数据还是要被重复输入、打印和投递，仍然易出差错，浪费资源。
EDI的出现和完善较好地解决了这一问题。通过将要传输的贸易单证设计成遵循国际标准的报文，做到了贸易链上的各个环节或行政事务的各个单位都共享一次性输入的数据，完全避免了人工的重复输入。同时，尽量减少人工操作的介入，由接收方、发送方的计算机系统自动完成业务处理。
在实际应用中，EDI不只限于商业，也包括各种行政事务处理，目前在外贸、金融、航运、海关、保险、商业等行业得到了很好的应用。
2.2.2 EDI标准构成
EDI系统的3个要素是EDI软硬件、通信网络以及EDI标准。EDI标准是整个EDI系统最关键的部分，也正是EDI成功之处。目前，国际上流行两大EDI标准体系：一是流行于欧洲和亚洲的联合国标准UN/EDIFACT，另一个是流行于北美的美国标准ANSIX。12.EDI标准体系主要包括以下几个方面：基础标准，代码标准，报文标准，单证标准，管理标准，应用标准，通信标准和安全保密标准。
UN/EDIFACT全称为《用于行政管理、商业和运输的EDI国际标准》。这是1986年联合国欧洲经济委员会（UNECE）制订的。1987年被国际标准化组织采纳为国际标准，定名为ISO9735—87.UN/EDIFACT由一系列涉及电子数据交换的指南和规则、目录和标准报文组成，到1995年开发出来的EDIFACT报文已达189个。
EDI标准的作用，有如下几个方面：
（1）EDI标准保证了计算机网络自动传送和计算机自动处理文件及数据得以实现。
（2）EDI标准也保证了网络传输全程实现审计跟踪，这样大大提高了商业文件传送的透明度和可靠性。
所谓的审计跟踪，就是报文在交换过程中，系统自动对报文的接收时间、报文大小。收件人、投递时间和收件人读取时间等均作详细的记录和存档。以便该报文发生差错或丢失时，可应要求重构和重发，在发生纠纷时提供举证服务。
（3）标准化的EDI格式转换保证了不同国家、不同地区、不同企业的各种商业文件（如单证、回执、载货清单、验收通知、出口许可证、原产地证等）得以无障碍电子化交换。促进了国际贸易的发展。
2.2.3 EDI工作原理
EDI系统由数据标准化（标准报文）、EDI软件、EDI硬件（计算机、通信线路、连网设备）和通信网络组成。
EDI软件系统的核心是格式转换软件、翻译软件和通信软件。格式转换软件用于将公司单证格式转换成平面文件；翻译软件用于把平面文件翻译成EDI标准报文；而通信软件负责将EDI标准报文传输到接收端的计算机系统。
EDI通过上述软件的组合使用，帮助各类用户实现不同格式文件的直接传送。
首先，A公司计算机系统中要传输给B公司的电子单证用转换软件“映射”，转换成平面文件，此平面文件是翻译软件能够理解的、随用户系统不同要求经过裁剪的一种报文；然后，翻译软件再将平面文件翻译成EDI标准格式文件；最后将此EDI标准格式文件经网络传送到B公司的计算机系统。
文件的接收就是以上过程的逆过程。从增值网络下载的标准格式文件先经过翻译软件转换为平面文件；对此平面文件再用转换软件转换成B公司自己格式的电子单证。
虽然收发双方在每次传送文件时都要增加一次转换处理，而且转换软件需要自行开发。但是这种方式有效地解决了千家万户的原来不同格式的文件，如何实现识别和传送的大问题。
2.2.4 EDI与电子商务
EDI与电子商务在概念和应用上密切相关，有学者将EDI作为电子商务的早期形式。但EDI与电子商务出现的背景和技术环境是不一样的。
首先，从概念上讲，电子商务是一个整体概念，它涵盖了商贸活动的全部过程。而EDI是一种实用的电子文件交换技术和手段，是实现电子商务的一种高效的工作方式。在电子商务尚未面世之前的20年间，EDI一直被作为国际贸易的一种新型工具，它的成功应用导致商业贸易走向电子化和无纸化时代。
其次，从所处平台而论，电子商务是基于Internet的，而传统的EDI则基于各种增值网络。当然，今天的EDI技术已经溶入了Internet的环境中。
再次，电子商务具有开放性好、覆盖面广、用户众多、使用成本低廉等优势，但是也造成许多安全和管理问题；而EDI依托的VAN具有封闭、可靠及安全等优点。EDI已有30多年的运作历史，积累了丰富的经验，能够为大批量的商业事务处理提供成套完整的解决方案，因而受到大型企业、跨国公司和政府部门的信任。
最后，EDI系统开发维护成本高，需要大量的人力、财力投入，市场不易扩大到中小企业。有统计表明：在使用EDI最为普及的美国，其国内前500强企业有95%在使用EDI系统，而全国所有企业中，只有5%的企业在使用EDI系统。
在Internet广泛使用之后，EDI应用有了新的发展机遇，出现了许多基于Internet的新型EDI系统。如：
（1）InternetMail方式——让用户通过Internet的E-Mail完成EDI报文交换，较之原先报文交换便宜得多；从而降低了EDI的使用成本。
（2）WebEDI方式——使传统的EDI应用系统从基于LAN/WAN的Client/server模式转换为基于Internet的Brower/Server模式。
（3）XML/EDI方式——采用可扩充标识语言XML，为EDI提供了在Internet上的解决方案。XML可用来在Web服务器和浏览器之间、贸易伙伴之间交换数据，而无需原有系统对数据结构的任何预先描述，XML保持了数据的内容和结构，而将商业规则从数据中分离出来，于是每个商业伙伴都可以采用自己的商业规则。这种灵活性是提供完整解决方案的关键，所需的费用将骤然减少，受到EDI用户的欢迎。
2.2.5 EDI应用案例
下面通过外贸服装单证管理系统，介绍EDI在国际贸易中的应用方式。
美国LIZClaiborne公司与其在中国的各定点服装加工企业通过使用外贸服装单证管理系统，管理订货商和加工企业之间的贸易过程，包括订单、装箱、发票、船运通知等贸易单证EDI信息的自动处理。实现了从接收订货商下达的订单开始，通知有关工厂安排生产，产生装箱清单组织出运，到最后汇总运输信息生成船运通知单，发送给订货商的整个过程的自动化处理。
通过EDI系统的应用，大大缩短了交易时间，计算机自动处理减少了文件处理成本和出错的可能。与贸易伙伴建立更快、更密切的联系。同时，所有数据传送基于EDI网络，安全可靠。
系统的功能包括：电子化的单证、票据交换；联机扫描、实时监控；网络化的多点装箱操作；自动化数据处理。
