电话是用来联络、沟通的，不是用来寒暄的，你如果不能有效管理电话，将会降低自己的办公效率。据统计，一个上班族上一天班，打电话的时间大概是整个工作时间的1/3到3/5.因此，想要提高工作效率，就要提高电话处理能力，电话处理能力也是考核你的工作能力的重要指标之一。
电话的接打法
（1）电话最好放在桌子左边。
如果电话放在桌子的左边，就不必特地放下右手的笔，去拿话筒。此外，在桌子的右上方准备好备忘纸，以便在接电话时能马上记下备忘录。只要在小细节上费点心，将有助于工作的持续进行。
（2）电话号码要记在随身手册上。
必要的信息并不是都可以随身携带。无时无刻都在起伏变化的股市行情，堪称特别的代表。这时候，电话服务就可以发挥很大的功用，所以你最好在随身手册上，都记下服务电话的号码。
（3）请对方在指定时间内打来电话。
如果，你一开始就请对方决定打电话的时间，他就不好意思食言，一定会按时打来，你当然也不必心急，更必为了等对方的电话，而呆在家里不敢出门。通过约定可以避免你在需要安静工作的时候被不断打扰、或是占线、或是接不到电话，更主要是避免电话中需要某些资料却无法提供，从而造成时间的浪费。
为了提高工效率，不妨活用这种“指定时间”。
（4）控制通话时间。
在你打电话的时候，要注意做好适当的记录，以免挂下电话后忘记某些信息，又不得不重新联系一次。另一个需要注意的就是：控制好打电话的时间并保持通话的主题。有许多人喜欢拿起电话就开始喋喋不休，而且经常是缺乏主题。在这种情况下，你不妨直言：“你现在需要我们解决的问题是什么呢？”、“你的重点是什么？”、“你看我们今天的沟通/讨论是不是这到这里呢？”
（5）电话答录机当“备忘录”用。
电话答录机的最大功能在于在自己外出时，也能知道留言的内容。如果换另一种使用方法，也可以当做自己的“备忘录”。例如，你在家里看报时，从广告上发现一本好书，就可以打电话到办公室，在电话答录机上留话：“请顺便帮我买一本书，书名是……。”这样，你的秘书就会帮你买回来。此外，一旦突然想到什么好点子，也可以先录在电话答录机上，事后再加以审核。
（6）先计划好打电话的时间。
在出差以前，一定要说好每天往回打电话的时间，以及指定接电话的人。这样，遇到你从出差地往回打电话时，就能够完整地指示部属，同时，部属也会完整地告诉你，在你不在的时间里，有谁打电话来，发生了什么事。
（7）过滤电话。
你一定经常遇到一些不想接的电话，这个时候你就需要“过滤电话”了。首先解释你现在不能接电话的原因，如马上要出门了、要去开会了、正在与主管或其它同事商宜工作了等等，但是在拒绝的时候一定要注意有礼貌，并约定回电或是对方再次来电的时间，在保证自己时间的前提下，同时不要给对象留下不良印象。
（8）利用电话监听功能及无线电话。
办公室专门安装具有监听功能的电话。经过这样的安排，一直到对方的声音在扩音机里响起来为止，可以放下受话机，从事别的工作。既然不知道对方何时会“开腔”，你大可不必呆呆地等待下去。使用装置了监听功能电话机的时候，即使电话铃声响了起来，也不必去管它，一直到扩音机传出来对方的声音，再去接也不迟，非常方便。
还有，使用无线电话也非常方便。你可以一面利用电话跟对方交谈，一面在屋子里自由地走动，到书橱找资料，甚至一面记录对方所说的要点。
（9）使用附有收费显示的电话。
办公室一旦使用“附有通话时间与费用显示”的电话机，通话时间与费用就会同时被显示出来，就算你不愿意，也会意识到通话的时间，以及不断上升的费用，这样自然就会很有效率地使用电话了。
（10）电话接通后要先报上自己姓名。
拨错电话号码，会令人感到莫名其妙，要是双方都没发觉，等彼此说上好半天才知道打错了电话，不仅造成时间的浪费，而且会弄得双方心情烦躁不安。如果打错了电话，对方马上就会察觉到。此外，尽早主动提起对方的姓名、事情内容，即使对方先前没注意到，也会知道打错了电话，可以减少时间上的浪费。懂得打电话的要领，可大大地提高电话使用的效率。
（11）保持简短而明确的开场白。
平时你在打电话为了联络感情的需要，在开场白中经常会有一些寒喧，除了拜访客户、问候长辈等情况，比如“你最近很忙啊，在哪里发财啊”、“您身体还好吧、吃饭还行吧？”等，然而在办公室场合就应该少有寒喧，尽量从工作角度出发，使用简短而明确的开场白。
假如你正在将电话打给某人，不妨开门见山：“你好，我是XXX，我给你打电话是因为……”或“你好，我是XXX，有这样一件事需要……”等等；如果是某人打电话给你，你可以说“接到你的电话真高兴，有什么事需要帮忙吗？”等等。
（12）如果接电话者不在，你最好也把目的说出来。
就算接电话的人不在，也应把目的告诉接电话的人，因为等着跟对方亲自交谈的做法，实在是浪费时间的一件事情。就算旁人替你接电话，对他说“请再打电话来……”，如果他打来电话的时候，碰巧你又不在，那岂不是又浪费很多的时间？如果对接电话者说出要点，他就会把“话”带给对方。甚至接电话者就能直接解决你的问题。对你来说，除非必要保密的范围，否则，不一定要等到某人来接电话时才说出目的。为了减少不必要的麻烦以及节省时间，你一定要把“目的”告诉接电话的人。
接打电话的沟通原则：
（1）都要一次处理完毕。
接电话或打电话时，你必须用千方百计、无孔不入的原则，一次完成。留话请对方回电，询问对方的手机、传真、E-mail等，都是可以采取的方法。
（2）请别人在某一时段打来电话。
例如，上午要用心思考，最好少接电话，主动告知别人你下午才接电话，久而久之，别人就不会随时打来电话了。
（3）优先处理打电话。
打电话是自己主动的，比较重要；接电话是别人找你，你是被动的。打电话时，你可以控制时间，一般时间较短；接电话时，是满足他人的要求，可能时间较长。所以，打电话要，接（回）电话次要处理。也就是说，如果你要打5个电话，又要回5个电话，你应该先打电话，后回电话。
（4）选择下班前通电话。
因为这个时候大家准备收拾书包，没人愿意与你说废话。公事与私事并不一样，用不着闲扯，避免题外话，可以节省时间。
（5）要先排好顺序。
例如要找三个人，第一个经常不在，第二个偶尔在，第三个一定在。
那你就先打那个经常不在的，再打那个偶尔在的，最后才打那个一定在的。因为，凡事先从最困难处着手，其余的就会迎刃而解。
（6）重要的数字及地点都要重复说明。
电话的内容不外乎是人、事、时、地、物，例如几月几号、门牌号码、电话号码、几点几分等，必须重复一次，以免记错。
（7）一次做完打电话及回电话的事，不要分批处理。
你如果要通知10个人下午来开会，就一次把这10个人的电话打完，而不要先打一两个，等有空再打一两个，直到全部通知完为止。这是因为分别处理要比统一处理花费的时间要长，所以你尽可能一次做完。回电话也一样，等手边的事告一段落再一次性回复，要比一会儿打一个节省时间。
