6.4.1 网络财务系统子系统的划分
由于网络财务系统的信息来源广泛，既涉及单位外部信息的采集加工，又涉及内部各部门的信息的综合与传输，且数据层次多、综合性强。因此，为广泛采集、综合利用、充分共享财务信息，必须合理地运用计算机与网络通信技术、数据库技术、应用软件技术和人机接口技术来构造整个网络财务系统。
6.4.1.1 网络财务系统子系统的划分方法
由于各会计主体业务性质、业务内容和业务分工情况不同，网络财务系统的子系统划分也不尽相同。以高等学校为例，其网络财务系统一般可划分为凭证处理、账务处理、报表管理、固定资产核算、工资核算、学生收费、预算管理、指标控制和环境维护子系统。
我们把凭证处理、账务处理、报表处理和环境维护四个子系统称为核心子系统，而将固定资产核算、工资核算、材料核算、成本核算和销售核算等子系统称为外围子系统。之所以如此，有如下几点理由。
（1）凭证处理、账务处理、报表处理和环境维护四个子系统是任何网络财务系统所必需的，它们体现了网络财务系统的本质特征；而其他子系统是否需要，则取决于各单位业务特点。如商业企业就不需要材料核算、成本核算子系统；而作为事业单位的高等学校虽不进行成本、材料和销售的核算，但却必须加上学生收费这个独特的子系统来满足核算的需要。
（2）网络财务系统的核心子系统是企业中任何其他管理信息系统所无法替代的。而各外围子系统的功能与管理信息系统中的设备管理、劳动工资管理（或人事管理）、库存管理、生产管理、销售管理等子系统则存在着大量的重复和交叉。对于一个拥有完善的管理信息系统的企业，其网络财务系统只是其中的一个子系统，它通过提取其他管理信息系统的资料，即可完成固定资产、工资、材料、成本和销售的核算。如果网络财务系统仍包括固定资产、工资、材料、成本、销售核算等子系统，就会使网络财务系统显得过于庞大臃肿，这样不仅完全没有必要，而且会造成资料重复输入、重复加工，影响资料的一致性，徒增会计人员的工作负担。应当承认，目前各单位已开发和使用的网络财务系统之所以包括上述这些外围子系统，主要是由于企业不存在其他管理信息系统。或网络财务系统与其他管理信息系统内未实现资料共享。不难预计，随着计算机在企业管理中的不断普及，企业管理信息系统的不断完善，网络财务系统的外围子系统的功能将逐步被其他管理信息系统所取代，网络财务系统的核心子系统与外围子系统的关系，将变成网络财务系统（主要由核心子系统构成）与其他管理信息系统的关系。
（3）上述几个核心子系统不仅是所有网络财务系统所必备的，而且具有统一性高、规范性强、容易实现通用化的特点。对核心子系统的开发方法和技术细节进行研究，不仅更具有普遍意义和实用价值，而且便于导出反映网络财务系统开发一般规律性的理论方法。相反，网络财务系统的外围子系统，可谓形形色色、五花八门，其统一性和规范化程度都较差，对这些外围子系统的开发方法和技术细节进行研究，则难以抽象出具有普遍意义和实用价值的、能体现网络财务系统开发一般规律性的理论方法。
6.4.1.2 网络财务系统子系统的划分原则
对于网络财务系统子系统的划分，无论是行政事业单位会计还是企业单位会计，一般都应遵循如下原则。
（1）可拆装性原则一个好的网络财务系统应允许用户方便地挂装或卸掉某些模块，而不必作大的修改，也就是说网络财务系统应具备良好的适应性。适应性一般包括可移植性、可扩充性、可维护性等。可移植性使系统（或某些子系统）不需做大的修改就能从一个单位移植到另一个类似单位；可扩充性使系统能不断加挂新的功能，不断由小到大，由简单到复杂；可维护性使系统能适应一个单位内部的各种变动。
（2）高内聚低耦合原则就是尽量把联系密切的功能放在一个子系统（或模块）中，一个子系统内诸功能联系越密切，其内聚度越高；把联系不密切的功能放在不同的子系统中，尽量减少不同子系统之间的联系，包括程序调用关系和资料传递关系，模块之间联系越小，耦合度越低。子系统之间高内聚低耦合的关系，使各子系统之间的接口关系简单明了，对提高系统的适应性有重要作用。
（3）通用性原则子系统及模块划分要有助于提高系统的通用性，也就是说要尽量把通用的子系统和功能模块独立出来。不能通用的子系统和功能模块也应尽量独立出来，并采用外挂方式与其他子系统联系起来。
（4）与会计人员的岗位分工和工作组织相协调各子系统和功能模块的划分要以财务管理工作本身的职能分工为基础，体现财务管理工作的业务流程和岗位分工习惯，以便于实现会计电算化后的人员分工和工作组织。
（5）以凭证、账簿、报表处理子系统为核心任何单位的会计核算过程无不以“凭证→账簿→报表”为主线，凭证、账务、报表处理是任何网络财务系统软件必备的功能，否则就不能称其为网络财务系统。其他各子系统则通过与核心子系统的直接或间接联系，而成为网络财务系统的外围子系统，它们一般是采用外挂方式而成为网络财务系统的组成部分。
6.4.2 网络财务系统各子系统之间的关系
研究网络财务系统各子系统之间的联系，其目的是：首先，有助于合理设计整个网络财务系统的数据流向；其次，有助于划清各子系统的边界，设计合理的资料接口，实现最大限度的资料共享；再次，有助于确定网络财务系统开发的先后顺序。
6.4.2.1 账务处理系统与凭证处理系统的联系
凭证处理系统是账务处理系统的最上游系统，是账务处理系统的资料源。凭证处理系统通过凭证的过账处理，更新各科目的本月发生额、累计发生额及期末余额资料；账务处理系统在生成总账和明细账时，凭证处理系统为之提供经审核无误的记账凭证。由这些记账凭证及各科目的年初余额、各月发生额、各月累计发生额、各月余额，便构成了形成账簿所需的全部资料。
6.4.2.2 账务处理系统与工资核算系统的联系
工资核算系统根据职工考勤资料、产量记录、工资标准及各项扣款收据等计算职工应发、实发工资，计提应付福利费等，并将工资费用汇总分配转给有关车间和部门。这些核算涉及“应付职工薪酬”、“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”等科目的总分类核算和明细分类核算，因此工资核算系统必须以一定的资料传递方式把这些资料传递给账务处理系统。一种传递方式是：由工资核算系统编制机制凭证自动送入凭证处理系统，再由凭证处理系统转送账务处理系统；另一种传递方式是：由账务处理系统调用工资核算系统的资料自动生成机制凭证，再经凭证的过账处理更新各有关科目的发生额和余额资料。
6.4.2.3 账务处理系统与固定资产核算系统的联系
与工资核算系统类似，固定资产核算系统中有关固定资产买入卖出、原值调整、清理报废、盘盈盘亏、计提折旧等处理，也涉及账务处理系统中“固定资产”、“累计折旧”、“制造费用”、“管理费用”等科目的总分类核算和明细分类核算。因此固定资产核算系统也必须以一定的资料传递方式把这些资料传递给账务处理系统。其传递方式与工资核算系统向账务处理系统传递资料的方式相同。
6.4.2.4 账务处理系统与材料核算系统的联系
材料核算系统主要完成材料采购成本、库存材料材料发出及委托加工材料的核算。它根据外购材料的货款及有关费用结算凭证、收料凭证、核算外购材料的计划成本、实际成本及采购成本差异；根据发料凭证分配材料费用及材料成本差异。材料核算系统的这些核算业务，涉及账务处理系统中的“原材料”、“委托加工材料”、“低值易耗品”、“包装物”、“材料成本差异”、“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”等科目的总分类核算和明细分类核算。因此材料核算系统也需以某种资料传递方式把这些数据传递给账务处理系统。其传递方式也可参照工资核算系统向账务处理系统传递资料的方式。
6.4.2.5 成本核算系统与其他系统的联系
成本核算系统的主要任务是归集汇总各项生产费用，并按一定的程序和方法分配到各车间及其所生产的产品上。而这些费用资料大部分产生于其他各核算子系统，如工资费用资料产生于工资核算子系统，材料费、折旧费资料分别产生于材料核算及固定资产核算子系统。同时，产生于这些核算系统的费用资料都需以记账凭证形式传递到账务处理系统，以便据以登记总账及有关明细账。这样，各核算子系统的费用资料就至少有两种传递路线。
工资、固定资产、材料核算系统与成本核算系统不直接发生资料交换关系。工资费用、折旧费及材料费资料通过凭证处理系统传递给账务处理系统，再由账务处理系统按成本核算系统的要求进行归集汇总。成本核算系统则从账务处理系统中取得成本核算所需的资料。采用这种资料传递方式要有一个前提，就是账务处理系统中的成本费用科目的设置要同时满足账务处理和成本核算两方面的需要。从成本核算的要求看，各核算子系统所产生的费用资料，若属于成本计算对象的直接费用（如生产某产品领用的原材料等）则必须明确该笔费用的发生地点（车间）、成本对象（产品品种、批号）和成本项目。相应地，在账务处理系统中，会计科目的编码也必须按“生产成本—车间—成本对象—成本项目”来设置。各核算子系统所产生的费用资料，若属于成本计算对象的间接费用（如折旧费和车间管理人员的工资等），则必须明确该笔费用的发生地点（车间）。相应地，在账务处理系统中，会计科目的编码也必须按“制造费用—车间—费用要素”来设置。接车间分类汇总的间接费用，根据成本核算系统所提供的分配标准分配于各种成本对象上，并由成本核算系统自动编制间接费用分配凭证送回凭证处理系统。
工资、固定资产、材料核算系统分别向凭证处理系统和成本核算系统进行双向资料传递，向凭证处理系统传递的凭证需满足账务处理的需要；向成本核算系统传递的费用资料需满足成本核算的需要。这种资料传递方式可大大简化账务处理系统的科目体系，但工资、固定资产、材料核算系统与成本核算系统要发生直接的资料关系，使整个网络财务系统的资料传递关系复杂化，与“高内聚、低耦合”原则相背离。
不论采用哪一种资料传递方式，在成本的汇总分配和结转过程中，成本核算系统也产生大量的内部转账凭证，诸如辅助生成费用、制造费用分配、产成品成本结转等凭证。因此，成本核算系统还面向生成相应的凭证提供给凭证处理系统，以便登记总账及有关明细账。
6.4.2.6 销售核算系统与成本核算、账务处理系统的联系
销售核算系统主要完成产品入库、出库、结存以及产品销售收入、销售成本、销售费用、销售税金、利润形成与分配的核算。该系统为进行产成品和销售成本的核算需从成本核算系统中取得产品成本资料；同时，在销售核算过程中要涉及“产成品”、“产品销售收入”、“产品销售成本”、“产品销售费用”、“产品销售税金”、“其他业务收入”、“其他业务支出”、“本年利润”、“利润分配”等科目的总分类核算和明细分类核算。因此销售核算系统必须以一定的资料传递方式把这些资料传递给账务处理系统。一种传递方式是由销售核算系统编制机制凭证自动送入凭证处理系统，再由凭证处理系统转送账务处理系统；另一种传送方式是由账务处理系统调用销售核算系统的资料自动生成机制凭证，再经凭证的过账处理进入账务处理系统。
6.4.2.7 报表处理系统与相关系统的联系
会计报表按其所反映的经济内容的不同可分为资金类报表（如资产负债表、财务状况变动表或现金流量表）、损益类报表（如利润表、主营业务收支明细表、利润分配表）、成本费用类报表（如产品成本表、制造费用明细表、管理费用明细表等）。其中成本费用报表主要用于企业内部管理，一般不用对外报送。这些报表大部分来自于其他各核算子系统。资产负债表、利润表、利润分配表、制造费用、管理费用明细表主要根据账务处理系统中的科目发生额及余额库填列；主营业务收支明细表资料主要取自销售核算系统；产品成本表可由成本核算系统来编制；至于财务状况变动表或现金流量表的填列比较复杂，其中一部分资料取自账务处理系统的科目发生额及余额库，有些资料需根据记账凭证分析填列，甚至要手工处理后再输入计算机。
6.4.3 核心子系统的数据处理流程
6.4.3.1 手工核算方式下的数据处理流程
手工核算方式下的数据处理流程，因企业采用的会计核算形式的不同而不同。而会计核算形式的选择又要视企业的业务性质、规模大小、业务繁简程度等具体情况而定。目前在我国会计核算工作中常用的会计核算形式主要有：①记账凭证核算形式；②科目汇总表核算形式；③汇总记账凭证核算形式；④多栏式日记账核算形式；⑤日记总账核算形式。以下简略介绍各种核算形式下的财务数据处理流程。
（1）记账凭证核算形式下的数据处理流程记账凭证核算形式是指对一切经济业务都根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证，并根据记账凭证逐笔登记总账的一种会计核算形式。根据记账凭证逐笔登记总账是这种核算形式的基本特征。这种核算形式是其他各种核算形式的基础。在我国各单位中应用最为广泛。其数据处理流程如下。
（2）科目汇总表核算形式下的数据处理流程科目汇总表核算形式是根据记账凭证编制科目汇总表，然后根据科目汇总表登记总账。编制科目汇总表，并根据科目汇总表登记总账是这种核算形式区别于其他核算形式的主要特征。
在一些大、中型企业和单位，记账凭证很多，如果根据记账凭证逐笔登记总账，过账工作量很大。因此，有必要将记账凭证加以汇总，然后过账，以简化手续。
科目汇总表核算形式下的数据处理流程如下。
1）根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证；
2）根据收款凭证、付款凭证登记现金、银行存款日记账；
3）根据记账凭证和原始凭证（或原始凭证汇总表）登记各种明细账；
4）根据记账凭证定期编制科目汇总表；
5）根据科目汇总表登记总账；
6）在总账、明细账、日记账核对相符的基础上，根据总账、明细账和其他有关资料编制会计报表。
（3）汇总记账凭证核算形式下的数据处理流程汇总记账凭证核算形式是定期根据记账凭证编制汇总记账凭证，月末根据汇总记账凭证累计数登记总账的一种核算形式。定期编制汇总记账凭证，并根据汇总记账凭证登记总账，是汇总记账凭证核算形式区别于其他各种核算形式的主要特征。
1）根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证；
2）根据收款凭证、付款凭证登记现金日记账和银行存款日记账；
3）根据原始凭证和原始凭证汇总表及记账凭证登记各种明细账；
4）根据收款凭证、付款凭证和转账凭证，定期编制汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证；
5）根据汇总记账凭证登记总账；
6）在总账、明细账、日记账核对相符的基础上，根据总账、明细账和其他有关资料编制会计报表。
（4）多栏式日记账核算形式下的数据处理流程多栏式日记账核算形式是指设置现金日记账、多栏式银行存款日记账，记录现金、存款收付业务，并根据这些多栏式日记账专栏合计数过入总账的一种会计核算形式。设置多栏式现金、银行存款日记账，收、付款业务直接根据多栏式日记账过入总账是这种核算形式的主要特点。
1）根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证；
2）根据收、付款凭证登记多栏式现金日记账和银行存款日记账；
3）根据转账凭证定期编制汇总转账凭证或转账凭证科目汇总表；
4）根据原始凭证或原始凭证汇总表和各种记账凭证登记各种明细分类账；
5）月终，根据多栏式日记账和转账凭证或汇总转账凭证或转账凭证科目汇总表登记总账；
6）在总账、明细账核对相符的基础上，根据总账和明细账编制会计报表。
（5）日记总账核算形式下的数据处理流程日记总账核算形式是指对于一切经济业务均在日记总账中同时进行序时登记和总分类登记的一种会计核算形式。它是在记账凭证核算形式的基础上，通过改进账簿组织而形成的。设置日记总账，在日记总账中对一切经济业务既进行序时记录又同时进行总分类记录，这是日记总账核算形式区别于其他核算形式的主要特征。
日常最典型的日记总账核算形式下的数据处理程序有两种情况：分别是设置多栏式现金和银行存款日记账和不设置现金和银行存款日记账。以设置多栏式现金和银行存款日记账的情况为例，其数据处理流程如下。
1）根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证；
2）根据记账凭证和原始凭证及原始凭证汇总表登记各种明细账；
3）根据收、付款凭证登记多栏式现金和银行存款日记账；
4）根据转账凭证登记日记总账；
5）月终，根据多栏式现金和银行存款日记账登记日记总账；
6）在日记总账与有关明细账核对相符的基础上，根据总账、明细账和其他有关资料编制会计报表。
6.4.3.2 手工核算方式下数据处理流程的缺陷
手工核算方式下存在的多种数据流程，都是围绕如何减少或分散工作量，如何便于人员分工，或为了提供更丰富的信息而产生的。由于受会计人员所能完成的工作量的限制，对于某一特定单位来说，选择了一种核算形式，就不能同时使用其他核算形式。而网络财务系统完全可以突破会计核算形式的界限，一个网络财务系统完全可以提供手工核算方式下所有会计核算形式所能提供的全部信息。如科目汇总完全可以做到既提供科目汇总表，又提供汇总记账凭证；既可以提供定期汇总登记的总账，又可以提供逐笔登记的总账或日记总账。
手工核算方式下，不论采用哪种会计核算形式，为了满足在会计期末及时编制会计报表的需要，必须将大部分工作量分散到日常工作中完成，因此需要将从凭证到报表的数据处理过程，分解为若干工作步骤，每一步骤都产生一些中间资料（如科目汇总表、汇总记账凭证、日记账、明细账、总账等）。为保证各步骤的连续性，逐步积累编制会计报表所需要的资料，必须将每一步所形成的中间结果存储起来。这样，“逐步加工，步步存储”就成为手工核算的重要特征。但如果我们分析一下各步骤存储的内容就不难发现，各步骤所形成并存储的，都是由记账凭证派生出来的中间结果，或由凭证分类汇总而形成（如科目汇总表、汇总记账凭证、总账等），或由凭证分类排序而形成（如日记账、明细账、逐笔登记的总账等）。由此可见，从信息量来看，记账凭证是账簿、报表的资料源，所有凭证的信息量几乎等于各种明细账、总账、报表所含信息量的总和，各步骤存储的会计信息只不过是对记账凭证的重复存储而已。这种逐步转抄、重复存储，不仅浪费资源，而且极易导致资料的不一致性。可以说，手工核算中经常出现的账证不符、账表不符的现象与这种同一信息的重复再现有密切关系，因而也就产生了账证核对、账表核对的需要。
由于手工工作方式本身固有的缺陷，使得会计核算不仅劳动强度大、重复数据多，而且及时性、准确性很差。
6.4.3.3 网络财务系统的数据处理流程
为了设计与网络财务系统特点相适应的会计核算形式，必须在设计思想上有一个质的飞跃，彻底摆脱手工会计核算形式的束缚。其主要指导思想如下。
（1）利用计算机快速处理资料的特点，将大部分数据存储改为数据流，即以快速的资料加工取代中间资料的大量存储；
（2）变分散处理为实时处理，即利用计算机的快速处理能力，将手工核算长时间、分步骤的核算过程视为可瞬间完成的计算机程序运行的过程；
（3）变分工协作为集中处理，即不需考虑采用分工协作方式来分散工作量的问题。
基于上述指导思想所设计的一种典型的计算机会计数据处理流程如下。
（1）由操作员通过键盘输入记账凭证，或直接上机编制记账凭证，或由计算机自动转账生成记账凭证，所输入的记账凭证暂时存储在记账凭证临时库中；
（2）对凭证临时库中记账凭证进行审核和修改，确保记账凭证准确无误；
（3）随时对审核无误的记账凭证进行过账处理，更新科目发生额和余额库（包括往来科目及外币发生额及余额库），并将已过账的凭证转存到记账凭证总库；
（4）根据科目发生额与余额库及记账凭证总库随时生成并输出日记账及各种明细账；
（5）根据科目发生额与余额库随时生成并输出总账；
（6）根据科目发生额与余额库随时生成并输出会计报表。
将手工处理过程和网络财务系统的处理过程进行比较，两者的主要差别在于：在手工方式下，日记账、明细账、总账及报表等主要表现为会计资料的存储，每编制一张记账凭证，就要将其资料转抄到相应的日记账和明细账上；每隔一定时间，就要对积累起来的记账凭证进行汇总，以便及时登记总账；明细账和总账的登记，又是积累会计报表信息的必要步骤；要完成从凭证到报表的数据流程需要历经较长的时间。在网络财务系统的处理方式下，日记账、明细账、总账和报表等并不需要形成资料存储，而主要表现为账表生成程序的输出数据流。也就是说，在网络财务系统中并没有账簿和报表，但在需要某种账簿和报表时可以临时快速生成之。这不仅可以避免账、证、表不符的现象，而且可以大大减少存储空间。之所以可以采用这样的处理方式，其根本原因还在于网络财务系统具有手工会计核算系统无法比拟的快速处理能力。
