在涉外商务活动中，为了融洽双边或多边关系，促进彼此之间的了解与合作，或为达成某种合作意向或协议，涉外商务人员经常需要在本单位或宾主双方约定的地点，与自己的业务伙伴及其他来访的客商进行会见和会谈。这是一种比较正式的涉外商务活动，应认真准备，妥善安排，周密组织，不失礼仪。
一、会见与会谈的涵义
在涉外交往中，会见与会谈是一种十分重要的交往形式。它既具有礼仪性，又具有实质性，并有广泛的适用范围，可以在不同的层次和各个不同方面的人员中进行。
会见，一般是指同等身份的人互相拜会。按国际惯例，凡身份高的人会见身份低的或东道主会见来访者，称作接见或召见。凡身份低的人会见身份高的人，或是来访者见东道主，称作拜会或拜见。拜见君主，又称谒见或觐见。我国不作上述区别，一律统称会见。接见或拜会后的回访，称作回拜。身份高者对身份低者也可以不回拜。会见从内容方面可分为礼节性的、政治性的和事务性的，或兼而有之。礼节性会见时间较短、话题较广泛，一般不涉及具体实质性问题，重在沟通信息、联络感情。政治性会见一般涉及双边关系、国际局势等重大问题，时间可长可短。事务性会见指一般外交交涉、业务商谈等，时间较长，也较严肃。
会谈，是双方或多方就实质性的问题，交换意见、进行讨论、阐述各自的立场，或为求得某些具体问题的解决而进行的严肃而正式的商谈。如各国贸易代表、各国企业、公司之间关于商务、经济合作等方面的会谈。会谈一般内容较为正式，专业性较强。会谈也可按不同的类型进行分类，按会谈首席代表的身份、地位，可分为最高层次会谈、专业人员会谈等；按会谈内容性质，可分为实质性会谈、技术性会谈等；按程序又可分为预备性会谈、正式会谈和善后性会谈等。
二、会见与会谈的程序
会见、会谈，一般均经双方事先约定。“不速之客”通常是没有的。会见与会谈的安排程序大体上是一致的，所不同的是会见一般是礼节性的较多，而会谈则往往要进行一些实质性的交流，两者谈话的内容与时间长短也不同。其大体程序是：
（一）要求会见
如果一方要求会见另一方，应提前将自己的姓名、职务以及要求会见什么人、会见的目的等打电话或以其他方式告知对方。接到要求的一方应尽早予以答复，无故拖延、置之不理是不妥当的。因故不能会见，应向对方婉言解释。
（二）接受要求
如果接到要求的一方同意对方的请求，可主动将会见、会谈的时间、地点和主方的参加人员通知对方。提出要求的一方亦应提供自己一方的出席人员名单。双方人员的人数和身份，应大体符合对等原则。
（三）预作准备
经过双方或多方协商确定下来的会见、会谈的时间、地点及各方出席人员名单，应及早通知有关部门和人员做好各项准备工作。不论是作为主方还是客方，与外宾外商会见、会谈，均应了解对方的背景资料、浏览对方的网站及其习俗、禁忌、礼仪特征等。参加会谈，还应在文字资料方面做好准备，如需提供外方参阅的，还要准备好外文资料。
由于会见、会谈在任何涉外活动中都是十分重要的，因此，在安排日程时，应把它放在重要位置上，使其他次要的活动服从于会见、会谈的安排。如一次会谈谈不完，有继续会谈的必要时，应做出相应的安排。
三、场所的布置与座次安排
一般公务性或商务性的会见、会谈，在国外多在主人的办公室内进行，在我国大多在会客室或会议室进行。
（一）场所的布置
在涉外商务活动中，东道主应根据来访者的身份和访谈目的，安排公关人员对场所进行精心布置，使其宽敞明亮，整洁大方。这一方面是对外宾的礼貌和尊重，同时也是向外宾展现企业的整体形象。有位美学大师曾说：“房间的陈设足以展现人们的心灵和品位。”任何一个公司和企业的会客室，不论其面积大小、档次高低，从商务礼仪的角度来看，其光线、色彩、声响、温度与湿度等四大要素应在优先考虑之列。会客室的陈设与装饰应简洁、实用、美观、整洁。此外，会客室应安排足够的座位，并事先安排好座位图，在现场放置座位卡，需用中英文对照的，上部写中文，下部写英文。如会见日本客人，日方人员姓名只写日文即可。如会客室面积较大，应准备好扩音器等音响设备和灯光设备。
此外，还应备有一定的茶具、茶水和饮料。场所周围应备有完好的通讯、传真、复印设备及必要的文具，以备临时急需。
（二）座次的安排
按照惯例，会见、会谈时宾主座次均由主方负责安排，并符合礼节。
1.会见座次的安排
按照商务礼仪，涉外商务会见、会谈座次的排列方法共有五种：
①宾主分列式。即宾主各坐一边（有时也交错排列），坐位呈八字形或弧形安放，主人在左，主宾在右，译员与记录员坐在主人和主宾的后面。其他客人按礼宾次序在主宾一侧就坐，主方陪见人依次在主人一侧就坐。双方的座位如不够，还可以在后排加座。
②宾主并列式。即宾主并排而坐，客人居右，主人居左，这种方式适合于小规模的双边会见。
③宾主相对式。即宾主分别坐在一张长桌或一张椭圆形桌子的两侧，主宾与主人各自居中而坐，双方参与会见的其他人员则各自按照“右高左低”的原则，分别坐在主宾或主人的左右两侧。
④主人居中式。即主人坐在中间，客人分别依照一定的顺序坐在主人的左右两侧。
⑤圆桌式，亦称自由择座式。即不讲座次的尊卑，而由宾主自由地择座，甚至相互穿插地坐在一起。这后两种排列方法适用于多边会晤。
2.会谈座次的安排
正式会谈特别是谈判气氛比较严肃、郑重，对等性强，座次的安排更讲究双方或各方的平衡。最常见的是长方形桌横向摆放，宾主相对而坐，以正门为准，主人在背门一侧，客人面向正门（即“迎门为上”）。主谈人居中，译员安排在主谈右侧或身后，其他按礼宾顺序左右排列。如会谈长桌一端朝向正门（纵向摆放）则以入门方向为准，右为客方，左为主方。多边会谈，座位摆成圆形或方形、多边形为宜。
四、会见与会谈中的服务礼仪
主人应提前到达会见或会谈场所，以迎候外商到来。为此公关人员应准确掌握会见时间、出席人员等事项，随时了解变化情况，与各方面保持密切联系。
外商抵达时，应组织迎宾线热情迎接，主人在正门口迎候，与客人握手、致意，由迎宾员开门，主人在主宾左侧，陪伴客人步入会见厅。
领导人之间的会见、会谈，除双方陪见人员和译员、记录员之外，其他工作人员在安排就绪后应主动退出。记者也只在会谈前采访几分钟后离场，根据双方协议，会谈后可共同或单独会见记者。在会谈过程中，旁人不得随意进出。交谈时，主方应认真聆听，积极回应。
为保证会谈顺利进行，会谈时，场所附近应有公关人员守候，以应付临时需要。更重要的是时间的掌握，较长时间的会谈，应安排中间休息，因为参加会谈的人员精力是有限度的，并按一定规律变化的。英国人比尔·斯科特认为，在会谈中，随着时间的推移，人的精力的变化规律是：开始阶段精力充沛，中间阶段波动下滑，最后时刻再度集中。根据这一规律来掌握会谈时间，并安排适当休息，会收到理想的效果。
在会见、会谈中，应为宾主准备茶水、咖啡和矿泉水，夏天还可上一些冷饮。服务人员上饮料时，应手脚轻捷，尽量不出声响。
如需合影，事先应安排好合影图。合影时，主人居中，以右为上，主客双方间隔排列。如人数较多，可排成数排，主要身份者站在前排，其余按顺序排后。事先应准备好后排站人的梯架。摄影师要注意使所有人都摄入镜头。一般来说，不宜让客人站在两端，最好由主方人员把边。
会见、会谈结束，主人应送外宾至车前或门口握别，目送客人离去。如会谈时间较长，结束后，可安排至休息厅稍作休息，并略备点心小吃，然后送别。
