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第12章 赞美、恭维要恰如其分

职工读书会礼仪为基层群众性文化活动之一。多为自发组成。作为工会组织应给予支持和积极扶持与引导,职工读书会首先要有时间保证,最好一周活动一次。活动时应事先由召集人(或组长)预先通知所读书之内容及讨论的主题,对成绩突出者,应给予表彰和奖励。

掌握拒绝艺术,委婉说“不”

一般而言,公开上市的公司一年一度要召开一次股东年会,向股东汇报一年来组织的经营情况、重大决策、人事任免等。股东年会上必须注意的公关礼仪有:

年会时间和地点

年会应该一年一次,一般在春季的会计年度会议之后举行。

年会可在任何地方举行,包括总公司或所属工厂、酒店的大会议厅或滑冰场。不论在什么地方开会,都要注意公司形象,展现出经营良好、有效率的状况。

事先通知

当股东年会的准备工作就绪后,召开之前3~4周,应向股东发出通知或邀请,让股东作好准备前来出席。

一般说来,同通知书一起寄出的还有年度报告,它是股东了解公司经营状况的主要资料。年度报告是公开的,公司执行层应悉心准备。

股东的礼节

为保证年会顺利进行,避免年会秩序混乱,应事先确定股东在会议上的行为守则。行为守则可以参照下述条款:

否参会人必须经得年会主持人同意才可以发言,并事先准备专门供发言时用的座位,而且应该有麦克风。

发言时间一般不超过5分钟,发言机会一般是一次,如果时间允许,可以有第二次发言。

尊重他人的权利,与会人员都是平等的。

8.聊天也是一种学问

参加大、中型会议应穿着整洁,提前一点到达会场,服从会议组织人员的安排,讲究礼节。

坐在主席台上的人应按要求就座,姿态端正,不要交头接耳,不要擅自离席。当听众鼓掌时也要微笑鼓掌。

会议上有发言任务的人,仪态要落落大方,掌握好语速、音量。注意观众反应,当会场中人声渐大时,则标志着你该压缩内容,尽快结束了。发言完毕应向全体与会者表示感谢。

与会者即使对发言人的意见不满,也不可吹口哨、鼓倒掌、喧哗起哄,因为这些行为极其失礼。

讲究语言技巧,谦称、敬称挂嘴边

各种会议的主持人,一般由具有一定职位的人来担任,其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。

(1)主持人应衣着整洁、精神饱满、大方庄重,切忌不修边幅、邋里邋遢。而且,一般也要提前入会。如果需要走上主席台,应步伐稳健有力、挺胸收腹、眼观前方,切忌东张西望,显得不自信,行走的速度根据座位到主席台的距离而定。在会议进行中,主持人对会场上的熟人不能打招呼,更不能寒暄闲谈,会议开始前,或会议休息时间可点头、微笑致意。在会议开始,要首先介绍主要参会人员。

(2)主持人言谈应该口齿清楚、思维敏捷、简明扼要,可以说一些承上启下的话,但不要太长,以免显得喧宾夺主。如果需要,每个人发言结束,主持人可以进得简短总结。同时,主持人要时刻把握会议时间,必要时要提醒发言人注意时间与发言内容。

(3)入席后,如果是站立主持,应双腿并拢,腰背挺直。持稿时,右手持稿的底中部,左手五指并拢自然下垂。双手持稿时,应与胸齐高。坐姿主持时,应身体挺直,双臂前伸。两手轻按于桌沿,主持过程中,切忌出现搔头、揉眼、抖腿等不雅动作。

(4)主持人言谈应口齿清楚,思维敏捷,简明扼要。

(5)主持人应根据会议性质调节会议气氛,或庄重,或幽默,或沉稳,或活泼。如果遇到老板不满意某位同事的报告或观点,或会议进行一半时同事因意见不同而造成尴尬的气氛,主持人应该想法打圆场以打破僵局,继续进行会议。此外,主持人也可以先跳开这个争议的话题,选择有趣的议题或争议性较低的议题来讨论。

微笑聆听,不贸然打断对方的谈话

着装,服饰搭配应该大方得体。会议着装并非一定要是名牌,但须端庄清洁,并熨烫平整,特别注意衣裤和裙表面不能有过分明显的内衣切割痕迹。如须佩戴公司标志,要佩戴在显要位置,并把私人饰物拿走,两者不能并列。与主体衣服相配的鞋袜手套也要多加考究,例如袜子以透明近似肤色或与服装颜色协调为好,带有大花纹的袜子不能登大雅之堂。正式、庄重的场合不宜穿凉鞋、靴子或系带的鞋。这样的着装不仅表现出尊重他人,更传达出专业、敬业的信息。

妆容,干净整洁的妆容给人留下好印象。头发保持干净整洁,不要使用太多发胶;发型大方、干练,有刘海儿的要注意不要让前发遮住眼睛和脸。在这种会议场合,还应化点淡妆了。同样,手也是别人目光自然的焦点,所以平时要精心呵护出白皙的手指,并修理指甲,指甲不能太长,造型不能太怪,指甲油可以用白色、粉色、肉色或其他不浓艳的颜色。

懂得幽默,为魅力增光添彩

参加会议应勇于坐前排。座位的远近在心理学上反映了自信心的大小和地位权力的微妙差距。

开会时小动作不宜太多。开会时坐姿端庄,身体挺直,表现出精神饱满的状态,切忌挠头、抖腿等不雅举止。聆听时要专心致志,与发言人保持目光接触,仔细听清对方所说的话。不要私下小声说话或交头接耳,不要三心二意、东张西望,这些都会影响听讲的效果,也会影响发言人的心情。聆听的过程更是一个积极思考的过程,要边听边想,敏锐把握发言人话语里的深层含意。而只有准确地把握了他人的真实想法后,才能使自己做正确的判断。发言人发言结束时,应鼓掌致意,中途退场应轻手轻脚,不影响他人。

(1)会议参加者通常应该准时入场是路人皆知的。对于这种隆重场合,如果能比预定时间提前5分钟到达,更能体现效率原则。

(2)在大型会议场合,多数女性会表现出非常认真严肃,缺乏幽默感。若过于严肃,可能会在某些时刻影响发言人营造气氛,让人尴尬。因此女性在听到笑话时,应尽量及时展现你的笑容,表示你享受幽默的乐趣和接受较幽默的表达方式。有时,即使你已听过同样的笑话,仍然可以展开笑容,营造幽默的气氛,表示赞同与鼓励。

(3)在会议中,最好把手机关掉,起码也要调到震动状态。这样既表现出对他人的尊重,也不会打断发言者的思路。

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