凡成功人士都懂得如何优化处理工作，都懂得如何节省工作时间。优化处理工作，节省工作时间，就能在最短的时间内，把事情做对做好。这就是在提高工作效率。
如果一个人经常关注提高效率的方法，就一定知道计划的重要性，同样，也肯定知道计划中总是遇到各种偶然的、突发的、紧急的事情。对于这些偶然的突发事件和计划主线，究竟哪个优先呢？只有做到优化处理临时工作，才能提高工作效率。
对于临时工作而言，什么是优化处理呢？其实它的内容很简单，主要包括两个方面：
1.计划赶早不赶晚
那些被称为“偶然、突发、紧急”的事情，在临近午饭或者临近下班的时候出现是最麻烦的。所以，把计划里的最重要的工作留给自己一天中精力最旺盛、思路最清晰的时间段去做，这样不但可以提高工作效率，而且还会让你节省珍贵的时间。
2.两分钟法则
事情不等人，就算我们按照第一条做了，也一定会有麻烦事在计划执行中冒出来，这时候就参考一下两分钟法则。
所谓“两分钟法则”，就是首先衡量临时工作所需的时间，如果预计能够在两分钟之内完成，就中断计划去完成它，反之，把它推迟到计划执行完毕之后再去做。
那么，怎样才能够做到节省时间，有效地提高效率呢？
★制定时间管理计划，计划每月、每周、每日的行程表。设定每项活动的完成期限或跟进日期；制定应急措施，帮助应付意外情况。
★养成快速的节奏感，这不仅可以提高效率、节约时间，也能给人以良好的作风印象。
★学会授权。把一些工作分给他人去做，等于节约自己的时间。
★养成整洁、有条理的习惯。据统计，一般公司职员每年要把6周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。保持桌面整洁，桌面上只放当天要用的文件和物品，其他所有文件，物品按固定位置存放，要用时才拿出来。建立良好的文书档案系统，方便存档及查阅。
★专心致志，有始有终，不要让突然而来的想法、主意，影响手头上的工作，应把它记录下来，在方便的时候再考虑。尽量完成一项工作再开始另一项工作，切忌有头无尾。
★简化工作流程。例如，消除不必要的任务或步骤，合并某些任务或步骤，同步进行两项或更多的任务或步骤，将任务或步骤进一步细分，重新安排工作流程使用更有效的工作方法。
★所有文件、资料只经手一次便处理好，切记阅读后不做处理，留待下次再阅读、再处理的重复工作。保证工作的质量，避免返工带来的浪费。
★克服拖延的坏习惯，现在就做。
★制定每日的工作时间表，每天都将目标、结果日清日新。
★把零散的时间运用起来。滴水成河，用“分钟”来计算时间的人，比用“小时”来计算的时间的人时间多59倍。零散的时间可用来从事零碎的工作。例如，坐车、等人时，就可以学习、思考、阅读、更新工作日程、简短地计划下一个行动等。没有利用不了的时间，只有自己不利用的时间。
★正确利用节省时间的工具，电话、电子邮件、传真、语音系统、电脑等。使用电话时应开门见山，长话短说；打电话前应先列出讲话要点，以免遗漏。需要向一个以上的人传递信息时，应采用电子邮件，以避免重复浪费时间。提高使用日常电脑软件的技巧。
★养成高效的阅读习惯，例如，要有目的地阅读；快速略读和重点详读相结合；归纳要点，在书上标记或记笔记；切忌逐字阅读；简化办公室的传阅资料。
★要有高质高效的睡眠，例如，培养随时随地入睡的能力；注重睡眠质量，不要只注重时间长短；利用白天瞬间睡眠，保持旺盛精力；进行心理训练，可以进行自我暗示。
★通过学习提高自身的技能是提高效率的捷径，可以长期自学，定期参加各种研讨会；多方面搜集与专业有关的信息，更新自己的知识结构；养成终生学习的习惯。
